سفارش خرید یا PO که مخفف (Purchase Order) است، سندی رسمی است که توسط یک خریدار که متعهد شده است به فروشنده بابت فروش کالاها یا خدمات مشخصی که در آینده قرار است تحویل داده شود پول پرداخت کند، صادر می‌شود.
مزیت برای خریدار توانایی ثبت یک سفارش است بدون پرداخت آنی. از نقطه‌نظر فروشنده، PO روشی است برای پیشنهاد اعتبار به خریداران بدون ریسک، چراکه خریدار مکلف است زمانی پرداخت را انجام دهد که کالاها یا خدمات تحویل داده شده باشند.
هر PO یک شماره‌ی خاصِ مرتبط با آن دارد که به خریدار و فروشنده کمک می‌کند تحویل و پرداخت را پی‌گیری کنند. یک PO کامل تعهدی است برای خرید کالاها یا خدمات بر مبنایی پیوسته، تا زمانی که به یک بیشینه‌ی مشخص برسیم.
در سفارش خرید چه چیزی هست؟
علاوه بر چیزهای دیگر، یک PO موارد زیر را مشخص می‌کند:
- کمیت خریداری شده
- کالا یا خدمت خریداری شده
- نام برند‌های خاص، واحدهای نگهداری سهام(SKU)، یا اعداد نمونه
- قیمت به ازای هر واحد
- تاریخ تحویل
- مکان تحویل
- نشانی قبض
- قیود پرداخت، مانند زمان تحویل یا ظرف 30 روز
یک سفارش خرید چگونه استفاده می‌شود؟
یک PO فرایند خرید را ساده می‌کند، که نوعا مانند زیر به نظر می‌رسد:
- خریدار تصمیم می‌گیرد یک محصول یا خدمت را برای کسب و کارش خریداری کند
- شرکت یک PO برای فروشنده صادر می‌کند، اغلب به صورت الکترونیکی با استفاده از یک الگوی سفارش خرید
- فروشنده یک PO را دریافت می‌کند و تایید می‌کند که شرکت می‌تواند سفارش شما را انجام دهد
- در غیر این صورت، فروشنده به خریدار می‌گوید که سفارش را نمی‌تواند به انجام برساند و PO لغو می‌شود
- اگر بتوان سفارش را انجام داد، فروشنده شروع به آماده کردن سفارش از طریق استفاده‌ی موجودی‌ها یا تنظیم وقتِ پرسنل لازم
- سفارش فرستاده، یا خدمت تهیه می‌شود، با درج شماره‌ی PO در فهرست بسته‌بندی تا این‌که خریدار بداند کدام سفارش رسیده است
- فروشنده، با استفاده از شماره‌ی PO فاکتور سفارش را می‌نویسد تا این‌که بتواند به راحتی با اطلاعات تحویل هماهنگ شود
- خریدار فاکتور را مطابق قیودِ مقرر شده در PO پرداخت می‌کند
مزایا و معایب سفارش خرید
برای استفاده از POها دلایل بسیاری وجود دارد، که مهمترین آن‌ها به قرار زیر است:
- بهبود دقت، هم در موجودی و هم در مدیریت مالی
- تامین وجوه بهتر، چراکه لازم است بودجه‌ها قبل از صدور PO در دسترس باشند
- تحویل سریع‌تر، چراکه POها وقتی خریدار به آن نیاز دارد کمک می‌کنند که تحویل را زمانبندی کنند
تا جایی که به معایب مربوط می‌شود، تعدادشان کم است:
- کاغذبازی‌های غیرضروری بیشتر برای خریدهای کوچکتر
- کارت‌های اعتباری از نقطه‌نظر مالی می‌توانند یک مقصود را برآورده کنند