حسابداری نقدی Cash Basis Accounting یا حسابداری بر مبنای نقدی روشی از حسابداری است که در آن درآمدها و هزینه ها هنگام دریافت یا پرداخت وجه نقد ثبت می شود. این بدان معناست که درآمد هنگام دریافت وجه شناسایی می شود و هزینه ها هنگام پرداخت شناسایی می شود. این روش اغلب توسط مشاغل کوچک و افراد استفاده می شود زیرا ساده و قابل درک است. با این حال، ممکن است تصویر دقیقی از سلامت مالی یک کسب و کار ارائه نکند، زیرا حساب های دریافتنی یا حساب های پرداختنی را در نظر نمی گیرد.
حسابداری نقدی بازشناسی نقد است فقط وقتی که دریافت می‌شود و نه وقتی که کسب می‌شود. درآمد حاصل از حساب‌های اعتباری تا در حساب کسب و کارها گنجانده نشود در حسابداری نقدی شامل نمی‌شود. حسابداری برای مخارج پرداخت شده وقتی است که کسب و کار آن‌ها را پرداخت می‌کند، نه وقتی تقبل می‌شوند.
در کسب و کار چه کسی از حسابداری نقدی استفاده می‌کند؟
حسابداری نقدی معمولا فقط توسط افراد، شرکت‌های بسیار کوچک یا موسسات کسب و کاری که تقریبا منحصرا به نقد می‌پردازد انجام می‌شود. اگر یک موسسه‌ی کسب و کاری یا فرد، با جریان نقد بالا و مثبت، از نقد غنی باشد آنگاه مدیریت حسابداری نقدی آسان و یک شیوه‌ی حسابداری مناسب برای استفاده است.
حسابداری نقدی برای کسب و کار چگونه کار می‌کند؟
در رابطه با حسابداری بر مبنای نقدی فروش‌های شامل فقط نقد، همان‌هایی هستند که در کتابچه‌ی موسسه‌ی تجاری ظاهر می‌شوند، همان گونه که مخارج پرداخت شده در آن دوره‌ی حسابداری در آن موجود هستند. به عنوان مثال، اگر یک فروشگاه کفش‌های کتانی از حسابداری‌نقدی استفاده کند، مالک فروشگاه ممکن است فقط برای فروش هنگام دریافت نقد برای هر جفت کفش فروخته شده پاسخگو باشد. فروشنده فروش‌های صورت گرفته از طریق کارت اعتباری یا از یک حساب اعتباری را فقط زمانی به حساب نمی‌آورد که پرداخت هنوز به حساب واریز نشده باشد. مخارج هم از زمانی که فروشگاه آن‌ها را می‌پردازد وجود دارند. در پایان دوره‌ی حسابداری، مالک فروشگاه جریان نقد حاصل از داخل حساب و از همه‌ی مخارج پرداخت شده در طول این دوره‌ی زمانی را محاسبه می‌کند.
اشکالات حسابداری نقدی
یک شرکت یا شخص که از حسابداری بر مبنای نقدی استفاده می‌کند در خطرِ داشتن یک حساب گمراه کننده قرار دارد. اگر مالک مخارجی مانند قبوض و دستمزدها را در حالی که تمام فروش‌ها را شامل نشده است پرداخت کند، مانده‌ی حساب ممکن است در دفترچه‌ی حساب ناچیز به نظر برسد. ممکن است به نظر برسد که یک کسب و کار یک جریان نقد ضعیف یا منفی دارد، که ممکن است به مشکلاتی در زمینه‌ی تسهیلات اعتباری منجر شود. از طرف دیگر، فروشگاه ممکن است به لحاظ نقد غنی به نظر برسد اگر در دوره‌ی حسابداری مخارج کمی وجود داشته باشد. این بخصوص وقتی خطرناک است که مخارج پیش بیایند، مانند موجودی خریداری شده از طریق اعتبار، اما به حساب گرفته نشده در حساب‌های فروشگاه. مالک فروشگاه ممکن است جای دیگری سرمایه‌گذاری کند یا حقوق بالاتری بگیرد، هرچند در واقع کسب و کار در آن زمان استطاعت آن را ندارد.
به دلیل نادرستی‌های موجود در حسابداری‌نقدی یک کسب و کار ممکن است برای سرمایه‌گذاران مطلوب به نظر نرسد چون جریان نقد ضعیف است یا مخارج بسیاری پرداخت نشده باقی مانده‌اند. از آن‌جایی‌که این مشکلات می‌توانند به مسائل دیگری منجر شوند، از جمله مسائل تامین مالی و بانکی، اکثر شرکت‌ها ترجیح می‌دهند از حسابداری نقدی استفاده نکنند، در عوض به دنبال شیوه‌های حسابداری متعهدانه‌ی دقیق‌تر برای حفظ حساب‌های کسب و کار باشند.