11 استراتژی برای برگزاری رویداد موفق مراسم افتتاحیه

هنگام انجام تلاش‌های لازم برای راه‌اندازی یک کسب و کار جدید، برنامه‌ریزی برای برگزاری رویداد موفق مراسم افتتاحیه می‌تواند تاثیر قابل ملاحظه‌ای بر موفقیت اولیه‌ی شرکت داشته باشد. آماده شدن از قبل و ایجاد یک برنامه‌ی استراتژیک برای برگزاری این مراسم می‌تواند شانس‌تان را برای میزبانی از رویدادی افزایش دهد که قرار است همه‌ی امور آن به خوبی پیش بروند و نتایج بسیار خوبی برای‌تان به همراه داشته باشد. با بررسی نکات مربوط به برنامه‌ریزی برگزاری عالی مراسم افتتاحیه، می‌توانید از این مسئله مطمئن باشید که به چشم‌اندازهای شرکت‌تان دست خواهید یافت و کسب و کار‌تان را با یک تجربه‌ی مثبت آغاز خواهید کرد. در این مقاله، درباره‌ی برخی از فواید برگزاری یک مراسم افتتاحیه توضیح خواهیم داد و توصیه‌هایی نیز جهت انجام هماهنگی‌های لازم برای برگزاری یک رویداد سازمان‌دهی شده ارائه می‌دهیم.

فواید میزبانی از مراسم افتتاحیه

برگزاری مراسم افتتاحیه روش بسیار خوبی برای دعوت از آدم‌ها جهت آزمودن کسب و کار جدیدتان و آشنایی با محصولات و خدمات شما است. برگزاری مراسم افتتاحیه فواید زیادی به همراه دارد، از جمله:

  • معرفی کسب و کارتان به جامعه: برگزاری مراسم افتتاحیه فرصتی را برای معاشرت و خوشگذرانی اعضای جامعه‌ و ارائه‌ی اطلاعاتی درباره‌ي کسب و کارتان به آن‌ها ایجاد می‌کند.
  • ایجاد پایگاه مشتریان: در حین برگزاری مراسم افتتاحیه، فرصت برقراری ارتباط با آن دسته از افراد محلی را برای‌تان ایجاد می‌کند که قرار است بر اساس تجربه‌ی مثبت‌شان از این رویداد به مشتریان ثابت‌تان تبدیل شوند.
  • جمع‌آوری بازخورد: شما می‌توانید از مراسم افتتاحیه به عنوان فرصتی برای جمع‌آوری نظرات مشتریان درباره‌ی بهترین محصولات‌تان و چگونگی بهبود عملکرد کسب و کاری‌تان استفاده کنید.

۱۱ نکته برای برگزاری رویداد موفق مراسم افتتاحیه‌

در ادامه، به چند تکنیک اشاره می‌کنیم که در طول فرایند برنامه‌ریزی برای تسهیل برگزاری مراسم افتتاحیه می‌توانید برای بهبود چشم‌اندازتان از آن‌ها استفاده کنید:

۱. برنامه‌ریزی زودهنگام

هر چه سریع‌تر سعی کنید برنامه‌ریزی‌تان را برای برگزاری مراسم افتتاحیه شروع کنید. با شروع برنامه‌ریزی زودهنگام، شما می‌توانید مشکلات را پیش از وقوع پیش‌بینی کنید، یک جدول زمانی مفصل تهیه کنید، و زمان زیادی برای ایجاد شور و هیجان در جامعه در اختیار داشته باشید. هنگام انجام سایر پروژه‌های‌تان نیز برگزاری این مراسم را در ذهن داشته باشید تا بتوانید از بروز تداخل زمانی پیشگیری کنید و مطمئن شوید اهداف کسب و کار‌تان با برنامه‌های این رویداد هم‌تراز باشند. هم‌چنین، برنامه‌ریزی زودهنگام زمان کافی را در اختیارتان خواهد گذاشت تا در صورت لزوم بتوانید تغییراتی را در فرایند برگزاری این مراسم اعمال کنید.

۲. انتخاب یک تم برای مراسم

برای ایجاد و حفظ انسجام این رویداد، سعی کنید برای مراسم افتتاحیه‌تان یک تم در نظر بگیرید. وجود یک تم اصلی می‌تواند در انتخاب دکور، فعالیت‌ها، سرگرمی‌ها و سایر جنبه‌هایی که این رویداد را برای مهمانان‌ به یاد ماندنی می‌کنند، برای‌تان الهام‌بخش باشد. این کار می‌تواند در هم‌فکری برای ایجاد ایده‌هایی که این رویداد را منحصر به فرد می‌کنند، به شما کمک کند – از جمله منو با تم خاص یا نسخه‌ی محدودی از محصولات برای افراد حاضر در مراسم. تمی را انتخاب کنید که با محصولات و ماموریت کسب و کاری‌تان در ارتباط باشد تا این مراسم به یک رویداد تاثیرگذار تبدیل شود. برای مثال، یک مراسم افتتاحیه مناسب رستوران و کبابی می‌تواند تم سنتی یا محلی داشته باشد.

۳. هزینه کردن بر اساس بودجه‌ی معین

برگزاری رویدادها دارای خرده هزینه‌های فراوانی هستند که ممکن است بر تعدادشان افزوده شود؛ بنابراین، باید بودجه‌ی لازم را محاسبه و دقیقا بر اساس آن هزینه کنید. تصمیم بگیرید چه‌قدر می‌خواهید برای برگزاری مراسم افتتاحیه خرج کنید – مقداری بودجه‌ی اضافه نیز برای هر گونه خرج اتفاقی یا ضروری در روز مراسم تعیین کنید. هنگام تعیین یک محدوده‌ی کلی برای مخارج مراسم، برای هر یک از چیزهایی که جهت برگزاری این رویداد باید هزینه کنید – اعم از پذیرایی، کیسه‌های هدیه، دکوراسیون، و دستمزد کارکنان – یک بودجه‌ی مشخص تعیین کنید. مظنه قیمت‌ها را از فروشندگان محلی به دست بیاورید و درباره‌ی تخفیف خرید عمده با عرضه‌کنندگان اجناس صحبت کنید.

۴. تحقیق درباره‌ی نیازهای جامعه

برای آن‌که متوجه شوید عموم مخاطبان‌تان از یک مراسم افتتاحیه چه انتظاراتی دارند، دست به تحقیق بازار بزنید. درک این مسئله که چه نوع رویداد و فعالیتی، بیش از همه، علاقه‌ی مخاطبان را جلب می‌کند، می‌تواند در ایجاد یک برنامه‌ریزی سفارشی جهت جذب مخاطبان هدف به شما کمک کند. به انجام نظرسنجی بپردازید و یک گروه کانونی تشکیل دهید و مستقیما از آدم‌ها بخواهید ایده‌های‌ برگزاری مراسم افتتاحیه‌تان را بررسی کنید و بازخوردهای‌شان را با شما در میان بگذارند. هم‌چنین، می‌توانید از تحقیق بازارتان به عنوان فرصتی برای دعوت از افراد به حضور در این رویداد استفاده کنید تا این افراد ببینند شما چگونه ایده‌های‌شان را در کسب و کار‌تان به کار گرفته‌اید.

۵. آموزش کامل کارکنان

از آن‌جا که در مراسم افتتاحیه کسب و کار‌تان برای نخستین می‌تواند به طور کامل اجرایی و در برابر عموم راه‌اندازی شود، آموزش دقیق کارکنان در اهمیت بالایی برخوردار است. اجرای تمرینی هر نقش و تکمیل فرایند آموزش هر یک از کارکنان باعث می‌شود آن‌ها پیش از شروع خدمت‌گزاری به مشتریان واقعی، بتوانند در مسئولیت‌های خود کاملا راحت باشند. روش‌ها و بهترین اقدامات را برای مدیریت موقعیت‌های مختلف در نظر بگیرید و از این‌که هر یک از کارکنان به خوبی نقش خود را درک کرده‌ است، اطمینان حاصل کنید. میزبانی از یک مهمانی افتتاحیه‌ کوچک با مهمانان محدود روش بسیار خوبی برای تمرین کارکنان پیش از برگزاری مراسم اصلی به شمار می‌رود.

۶. استخدام نیروهای اضافه

بسته به بزرگی مراسم‌تان، می‌توانید به طور موقت نیروهای اضافه‌ای را استخدام کنید تا در برگزاری این رویداد کمک‌تان کنند. شما می‌توانید برای استقبال از مهمانان، دکوراسیون، راه‌اندازی تجهیزات صوتی و تصویری، تمیزکاری یا پخش اقلام تبلیغاتی نیروهای موقت استخدام کنید. این کار به کارکنان اصلی‌تان امکان می‌دهد بر مسئولیت‌های اصلی خود تمرکز کنند. هم‌چنین، اگر شمار مهمانان‌تان بسیار زیاد است، نیروهای موقت می‌توانند در امور معمول کسب و کار و رسیدگی به حجم بالای مشتریان در روز افتتاحیه به کارکنان اصلی کمک کنند. هنگام استخدام نیروهای موقت، با شرکت کاریابی به خوبی همکاری کنید تا افراد آموزش‌دیده‌ای را به شما معرفی کنند که شهرت حرفه‌ای‌تان را بهبود ببخشند.

۷. تمرکز بر ظاهر مراسم

از آن‌جا که در مراسم افتتاحیه قرار است کسب و کارتان به جامعه معرفی کنید، برداشت اول نکته‌ی کلیدی در موفقیت‌تان به شمار می‌رود. نحوه‌ی معرفی خود در اثرگذاری مثبت بر مخاطبان‌تان از اهمیت بالایی برخوردار است؛ بنابراین، هنگام برنامه‌ریزی برای طراحی ظاهر مراسم به این مسئله دقت کنید. رعایت مسایل بهداشتی در بالاترین اولویت قرار دارد؛ بنابراین، حتما محل را به طور کامل تمیز کنید. با دقت بر جزییات ریز، فضای مراسم را برای مهمانان جذاب‌تر کنید – نورپردازی و تهیه‌ی صندلی‌های راحت برای مهمانان بسیار اهمیت دارد.

۸. ارسال بروشور

حتی اگر برای اطلاع‌رسانی به مخاطبان‌تان برای حضور در مراسم افتتاحیه از روش‌های دیجیتالی استفاده می‌کنید، ارسال بروشور کاغذی یکی از بهترین روش‌ها برای افزایش مشارکت به شمار می‌رود. پخش دعوتنامه‌های فیزیکی می‌تواند مخاطبان گسترده‌تری را جلب کند و همواره زمان حضور در مراسم‌تان را به آن‌ها یادآور شود. حتی اگر آن‌ها به مراسم افتتاحیه نیایند، ممکن است این بروشورها را نگه دارند تا بعدها به شما سر بزنند و از کسب و کار جدیدی که در محله‌شان ایجاد شده، حمایت کنند. این بروشورها را مدت‌ها پیش از زمان برگزاری مراسم پخش کنید تا شور و هیجانی را در مخاطبان‌تان به وجود بیاورید؛ سپس، در فاصله‌ی زمانی نزدیک به مراسم، بروشور دیگری پخش کنید تا زمان برگزاری را به آن‌ها یادآور شوید.

۹. آماده‌سازی، یک روی قبل از برگزاری

در صورت امکان، فضای مورد نظرتان را برای برگزاری مراسم، از یک روز قبل، آماده کنید تا از میزان استرس و کارهای دقیقه‌ی نود در روز برگزاری مراسم افتتاحیه بکاهید. اگر قرار است از تجهیزات فنی استفاده کنید، آماده‌سازی آن‌ها از قبل به شما کمک می‌کند تا از بروز هر گونه مشکل پیشگیری و از کارکرد مناسب آن‌ها اطمینان حاصل کنید. مرور مراحل برگزاری این رویداد، از مدتی قبل، این امکان را به شما می‌دهد تا به خوبی بر اساس برنامه‌ی زمانی‌تان پیش بروید، وظایف کارکنان را تایید کنید، و در آرامش به سوالات پاسخ بدهید.

۱۰. هماهنگی با مطبوعات

برای آن‌که از برگزاری مراسم افتتاحیه‌تان بیش‌ترین بهره را ببرید، پیش از زمان برگزاری، با مطبوعات محلی تماس بگیرید و اطلاعاتی را درباره‌ی این مراسم به آن‌ها بدهید. روزنامه‌ها، مجله‌ها، و وبلاگ‌های محلی معمولا مراسم افتتاحیه‌ کسب و کارهای جدید در جامعه‌ی محلی‌شان پوشش می‌دهند؛ این مسئله می‌تواند شهرت و کسب و کار بیش‌تری را برای‌تان به ارمغان بیاورد. در این مورد از پیش برنامه‌ریزی کنید و مصاحبه‌ای را با وبلاگ‌نویسان یا خبرنگاران ترتیب دهید و درباره‌ی مراسم افتتاحیه و کسب و کارتان با آن‌ها صحبت کنید.

۱۱. ثبت این رویداد

در طول این مراسم، عکس، ویدئو، و گزارش‌هایی را تهیه کنید تا این رویداد را به ثبت برسانید. ثبت این رویداد برای پخش آن در رسانه‌های اجتماعی و استفاده از آن به عنوان مطالب خبری در آینده حائز اهمیت است. اگر مراسم‌تان را بسیار بزرگ است، بهتر است یک عکاس یا فیلمبردار حرفه‌ای استخدام کنید. با ثبت این رویداد، می‌توانید از این گزارش‌ها و عکس‌ها به عنوان روشی جهت برندسازی برای شرکت‌تان، افزایش مشارکت جامعه، و تبلیغ برای رویدادهای آینده استفاده کنید.