نرم افزار دبیرخانه ! این کلمه‌ای است که احتمالاً اخیراً آن را زیاد شنیده‌اید. شاید حتی تصمیم داشته باشید که یکی از آن‌ها را برای شرکت یا سازمان خود تهیه کنید.
اما نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چیست و استفاده از آن چه مزیت‌هایی را برای سازمان شما به همراه دارد؟
نرم افزار دبیرخانه چیست؟
به بیان خیلی ساده نرم‌افزار دبیرخانه یک نرم افزار است که در آن فرایندهایی مانند دریافت نامه‌های اداری و ارسال نامه‌های رسمی و غیر رسمی به صورت دیجیتالی و کاملاً مکانیزه انجام می‌شود.
در این فرآیند به جای آنکه نامه‌ها از سراسر سازمان به صورت پراکنده جمع شده و به تدریج به مقاصد مورد نظر ارسال شوند، یک مرکزیتی برای نامه‌ها وجود دارد.
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نرم افزاری است که شبیه یک گیت عمل می‌کند. یعنی هر نامه ای برای ارسال ودریافت باید از این گیت عبور کند. بنابراین نامه‌ها منظم و متمرکز وارد می‌شوند و به همین ترتیب هم به مقاصد مورد نظر ارسال می‌شوند.
یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چطور به سازمان شما ارزش می‌دهد؟
پاسخ این سوال میلیون‌ها یا شاید میلیاردها تومن برای شما ارزش دارد. این ارزش همان رقمی است که در اثر استفاده از بهترین نرم افزار دبیرخانه نصیب سازمان شما می‌شود.
- تمرکز شما و سایر اعضای سازمان روی مسائل مهم‌تر
وقتی اعضای سازمان شما درگیر دردسرها و مراتب کاغذ بازی باشند، طبیعی است که وقت زیادی برای خلاقیت یا کارهای دیگری که در نهایت به نفع سازمان است، نداشته باشند.
با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی می‌توانید به افراد سازمان خود این خیال راحت را بدهید که بخشی از وقتشان که در اثر حذف کاغذ برای ارسال و دریافت نامه هدر می‌رفته است، اکنون آزاد شده. پس می‌توانند این مسئولیت را به عهده نرم افزار دبیرخانه بگذارند و با وقت آزاد خود برای سازمان ارزش آفرینی کنند.
- پایین آوردن هزینه‌های مربوط به پست
بعد از خریدن نرم افزار دبیرخانه دیگر هزینه چندانی برای استفاده از این ابزار روی دوش سازمان شما نخواهد بود. ضمن آن که به تدریج نرم افزار دبیرخانه منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها هم خواهد شد.
فقط به خود نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نیاز دارید. سپس یک اسکنر معمولی می‌خواهید تا نامه‌هایی که نسخه اصلی آن‌ها دستی است به نامه‌های دیجیتالی تبدیل شوند. حالا می‌توانید نامه خود را به راحتی و فقط با هزینه اینترنت ارسال کنید.
از طرفی وقتی بخش اعظمی از نامه‌ها به صورت دیجیتالی ارسال می‌شوند، یعنی شما در هزینه خرید کاغذ هم صرفه‌جویی خواهید کرد.
- افزایش سطح امنیت نامه‌ها
یک نامه فیزیکی همیشه در معرض خطر دستبرد است. حتی ممکن است نامه مهمی ناگهان گم شود، به مقصد اشتباه برسد، آتش بگیرد یا هر بلای فیزیکی دیگری برایش اتفاق بیفتد. اما وقتی از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی استفاده می‌کنید اولاً هیچ کس به غیر از خود شما و کسانی که شما برای آن‌ها دسترسی تعیین کرده‌اید قادر به دیدن نامه نیستند. در ثانی این نامه از انواع و اقسام خطرهای محیطی به دور است. در ضمن می‌توانید مسیر مقصد آن را رصد کنید تا مطمئن شوید به دست فرد یا افرادی که می‌خواستید، رسیده است.
بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی را از کجا تهیه کنم؟
شرکت نرم افزاری یگانه یکی از باسابقه‌ترین مجموعه‌های نرم افزاری است که سالهاست در زمینه تولید نرم افزارهای اداری فعالیت داشته است.
یکی از تولیدات این شرکت، نرم افزار دبیرخانه است. منصفانه باید گفت نرم افزار دبیرخانه شرکت یگانه بهترین نرم افزار دبیرخانه در ایران است که بیش از 3 هزار مشتری فعال دارد.
این نرم افزار امکاناتی نظیر موارد زیر دارد:
- امکان ثبت نامه‌های اداری از جمله نامه‌های وارده، صادره و داخلی
- قدرت مدیریت فکس در ارسال و دریافت نامه‌ها
- مدیریت ایمیل‌های سازمانی در ارسال و دریافت
- ارتباط با سایر سازمان‌ها با استفاده از پروتکل ECE
- قدرت ثبت و بایگانی همه نامه‌های اداری
- امکان جستجو و تهیه گزارش‌های پیشرفته
در ضمن این نرم افزار تحت وب است. یعنی می‌توانید در هرساعتی از روز و هرجایی با یک دستگاه متصل به اینترنت به حساب کاربری خود وارد شده و کارهای مربوط به نامه‌های اداری خود را انجام دهید.