کار کردن از راه دور با گروهی که هر یک از اعضای آن در مکانی متفاوت قرار دارد، برای بسیاری از آدم‌ها چالش‌برانگیز است. روش‌های سنتی برای پیگیری اهداف و همکاری اعضای گروه با یکدیگر در حال حاضر آن‌چنان کارآمد نیستند. ولی در این مقاله، به راه‌هایی برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری اشاره می‌کنیم که از طریق آن‌ها می‌توانید در مسیر درست قدم بگذارید و اعضای گروه‌تان را، فارغ از این‌که در چه مکانی به سر می‌برند، به یکدیگر متصل کنید.
روش های افزایش بهره وری در زمان دورکاری
۱. خود و گروه‌تان را برای موفقیت سازمان‌دهی کنید
برای رسیدن به اهداف بلند مدت، ابتدا لازم است به اهداف کوچک‌تر دست پیدا کنید. از آن‌جا که وقتی اهداف‌مان را در جایی مثلا روی کاغذ ثبت می‌کنیم، تا ۴۲ درصد امکان تحقق آن‌ها افزایش می‌یابد، از همین الان شروع کنید و هر یک از اهداف ماهانه‌تان را روی یک کاغذ بنویسید و روی دیوار کنار محل کارتان بچسبانید یا با استفاده از برخی نرم‌افزارها، این اهداف را روی صفحه دسکتاپ کامپیوترتان قرار دهید. هر هفته اهداف کوچک‌تری را که به تحقق اهداف ماهانه‌تان کمک می‌کنند، روی این کاغذ، تخته، یا صفحه کامپیوترتان بنویسید. پس از آن‌که این اهداف را پشت سر گذاشتید، آن‌ها را در جایی ثبت کنید تا بتوانید مسیر پیشرفت‌تان را ردیابی کنید. آیا برای رسیدن به این اهداف یا انجام پروژه‌ها با دیگران همکاری می‌کنید؟ وظایف تکمیل شده و کارهای آینده‌تان را با استفاده از نرم‌افزارها یا شبکه‌های اجتماعی با سایر اعضای گروه به اشتراک بگذارید. نسخه‌ای از این اهداف و پروژه‌ها را به صورت پاورپوینت، اکسل، یا پی‌دی‌اف تهیه کنید. حتی برای سر و سامان دادن به این اسناد و حفظ انگیزه‌تان، آن‌ها را در دراپ‌باکس قرار دهید.
۲. تمام اعضای گروه را از مراحل تکمیل پروژه‌ها آگاه کنید
ژاپنی‌ها برای ارائه‌ی تصویری و آماری مراحل تکمیل پروژه‌های‌شان از یک روش و سیستم به نام کانبان استفاده می‌کنند؛ استفاده از کانبان به عنوان یک تابلوی اعلانات روش بسیار موثری برای خرد کردن پروژه‌ها و پیگیری تمام وظایف در مراحل مختلف تکمیل یک پروژه است؛ هم‌زمان همه‌ی اعضای گروه نیز می‌توانند از هر حرکت کوچک در مسیر پروژه آگاه شوند. برای استفاده از روش کانبان نرم‌افزارهایی نیز تهیه شده است که فقط کافی است با استفاده از آن‌ها، نام اعضای گروه، وظایف مختلف برای انجام پروژه، و سایر چیزهایی را که در بخش بالا بیان کردیم، به صورت کامل با اعضای گروه به اشتراک بگذارید.
۳. راه جدیدی را برای هم‌فکری مجازی پیدا کنید
یک مشکل بر سر راه قرار می‌گیرد و نیاز است به سریع‌ترین شکل ممکن حل شود. مشکلی نیست. اجازه دهید پروژه به مسیر خود ادامه دهد و همه‌ی اعضای گروه را خبردار کنید که باید در یک جلسه‌ی مجازی شرکت کنند. با استفاده از شبکه‌های اجتماعی و نرم‌افزارهای مخصوص وب کنفرانس جلسات مجازی ترتیب دهید یا از اعضا گروه‌تان بخواهید پیشنهادهای خود را بر حل مشکل، با فرمت مورد نظر مدیر مجموعه (پاورپوینت، اکسل، یا پی‌دی‌اف) بنویسند و ارائه دهید؛ به این ترتیب، شما به عنوان مدیر این مجموعه می‌توانید این هم‌فکری را سازمان‌دهی و دسته‌بندی کنید و بهترین راه‌حل را از آن استخراج کنید.
۴. همه چیز را به دیگران به اشتراک بگذارید
اکنون فاصله‌تان از سایر افراد گروه زیاد شده است، اجازه ندهید ایده‌های‌تان فقط در ذهن خودتان بمانند و فراموش شوند. ایده‌های‌تان را به محض آن‌که به ذهن‌تان خطور می‌کنند در یک نرم‌افزار یادداشت ثبت کنید و در صورت تمایل، با استفاده از شبکه‌های اجتماعی و سایر روش‌های مجازی، آن‌ها را با سایر افراد گروه به اشتراک بگذرید.
۵. جلسات مجازی رو در رو برگزار کنید
با این‌که هیچ چیز نمی‌تواند جای برگزاری جلسات حضوری را در یک اتاق بگیرد – زیرا هنگام برگزاری جلسات حضوری، افراد می‌توانند واکنش‌های واقعی و بازخوردهای لحظه‌ای یکدیگر را دریافت کنند، شما می‌توانید با استفاده از فناوری‌های موجود برای حفظ ارتباط اعضا و هم‌زمان، حفظ نزدیکی و دوستی میان آن‌ها که شاید به دلیل دورکاری کمی کم‌رنگ شده باشد، از ویدئو کنفرانس و نرم‌افزارهای مخصوص این کار استفاده کنید. ویدئو کنفرانس به اعضای گروه کمک می‌کند درگیر پروژه بمانند و با سایر اعضا هماهنگ شوند؛ هم‌چنین، با استفاده از این قبیل نرم‌افزارها می‌توانید بازخوردهای لحظه‌ای اعضا را با دیگران به اشتراک بگذارید و انگیزه‌ی آن‌ها را برای حرکت به سوی خط پایان حفظ کنید.