در هر محل‌کار آدم‌هایی هستند که نمی‌توانند بابت اشتباه‌شان عذرخواهی کنند- که این به‌طور جدی می‌تواند برای موقعیت حرفه‌ای‌شان زیان‌آور باشد. اما در عین حال کسانی هستند که بیش از حد عذرخواه هستند، در حالی که واقعا چیزی برای تأسف وجود ندارد و این هم خوب نیست. عذرخواهی در محیط کار هم مثل هرجای دیگر آداب خاص خودش را دارد. نه باید افراط شود و نه تفریط. در ادامه این نوشتار با ۱۳ موقعیت در محل کار آشنا می شوید که اصلا نباید بگویید متاسفم! و نباید به خاطرش عذرخواهی کنید.
چرا زیاد از حد نباید متاسف باشید؟
وقتی بیش از حد عبارت “متاسفم” را استفاده می‌کنید، یا وقتی آن را به کار می‌برید که ضرورتی ندارد، بی‌تاثیر می‌شود و اثرش را از دست می‌دهد. به علاوه، وقتی یک فرد برای همه چیز از مقدمه‌ی “متاسفم، اما…” استفاده می‌کند، خیلی آزاردهنده است.
یک سخنران بین‌المللی در حوزه‌ی کسب‌وکار و نویسنده‌ی ” مزیت شوخ‌طبعی” به نام مایکل کر، می‌گوید: “بعضی آدم‌ها از ‘متاسفم’ فقط به عنوان یک عبارت پرکننده استفاده می‌کنند، مانند ‘خوب’ یا ‘اوم’، یا شاید از آن استفاده می‌کنند چون فکر می‌کنند این‌گونه مودب‌تر به نظر می‌رسند. بعضی دیگر می‌گویند ‘متاسفم’ تا حس احترام را به مافوق‌شان منتقل کنند- و بسیاری از آدم‌ها خیلی به‌جا از ‘متاسفم’ به عنوان یک ضربه‌ی پیشگیرانه استفاده می‌کنند تا از پذیرش مسئولیت اعمال‌شان اجتناب کنند (‘واقعا متاسفم اما به هیچ وجه نمی‌توانم این گزارش را تا دوشنبه تمام کنم.’)”
او می‌گوید علت‌اش هرچه باشد، بزرگ‌ترین خطر به کار بردن بیش از حد این عبارت، “این است که ممکن است شما را خیلی منفعل یا دو دل جلوه دهد- و شاید نهایتا این حس را ایجاد کند که شما اعتماد به‌نفس ندارید.”
البته شما باید عذرخواهی کنید، وقتی هنگام کار، ناخواسته احساسات فردی را جریحه‌دار کرده‌اید، یا اشتباهی مرتکب شده‌اید که روی دیگران (شرکت‌تان، مراجعان، رییس، یا هم‌کاران) تاثیر دارد، اما لین تیلور، کارشناس محل‌کار و نویسنده‌ی “ستمگر سرکش محل کارتان را رام کنید: چگونه رفتار بچگانه‌ی مدیر را مهار کنید و در شغل‌تان موفق شوید” می‌گوید: “برای چیزهایی که به وضوح خارج از کنترل‌تان است عذرخواهی نکنید، مگر این‌که در نهایت شما مسئول اوضاع باشید، مثلا مسئول بخشی باشید که خطایی بزرگ در آن وجود دارد.”
او می‌گوید: “به علاوه، وقتی عذرخواهی می‌کنید، از فرد مقابل انتظاری نداشته‌باشید. مثلا انتظار نداشته‌باشید بگوید ‘هیچ اشکالی ندارد’ یا ‘نگران باش ایراد ندارد!’ بلکه با قصد نشان دادن تاسف‌تان این کار را انجام دهید.”
عذرخواهی در محیط کار: در این موقعیت ها هرگز نگویید متاسفم!
۱. وقتی واقعا متاسف نیستید
همه‌ی ما شاهد “عذرخواهی متظاهرانه”ی مرسوم بوده‌ایم، یعنی وقتی فردی ظاهرا گفته‌است متاسف است اما واقعا متاسف نیست.
کر توصیه می‌کند: “سگ‌ها می‌توانند بفهمند چه‌وقت خلوص نیت نداریم، بنابراین اگر استفاده‌تان از “متاسفم” کنایه‌آمیز است یا خلوص نیت ندارید، و فقط آن را می‌گویید چون فکر می‌کنید مشکل را برطرف می‌کند یا شما را از مخمصه رها می‌کند، این کار را نکنید. این عبارت را بگذارید برای وقتی که واقعا متاسف هستید و می‌خواهید این پیام را برسانید که مسئولیت موضوعی را به عهده گرفته‌اید.”
۲.وقتی یقینا دلیلی برای تاسف شما وجود ندارد
اگر شما هم یکی از کسانی هستید که از متاسفم به عنوان یک عبارت پرکننده استفاده می‌کنید یا آن را به کار می‌برید تا مودب‌تر دیده شوید، با دقت فکر کنید آیا چیزی که می‌خواهید بگویید، واقعا چیزی است که نیاز به عذرخواهی دارد یا نه.
مثلا، “متاسفم، اما من باید از سرویس بهداشتی استفاده کنم” بهترین روش استفاده از آن نیست. به جای می‌توانید بگویید “ببخشید، که کمی معطل می‌شوید، باید از سرویس بهداشتی استفاده می‌کنم.”
۳.وقتی تصمیمی می‌گیرید که مبنی بر پاینبدی به اصول یا ارزش‌های اساسی‌تان است
هرگز برای انجام دادن کار درست یا پایبندی به چیزی که آن را باور دارید، عذرخواهی نکنید.
مثلا جمله‌ی “متاسفم اما من نمی‌توانم به مشتری دروغ بگویم” نباید با عذرخواهی شروع شود.
کر می‌گوید: “هرگز به خاطر زیر پا نذاشتن باورهایتان و ایستادگی متاسف نباشید.”
۴.وقتی از آن به عنوان برگ ‘رهایی‌بخش’ استفاده می‌کنید
اگر فردی از عبارتی مثل “متاسفم اما نتوانستم به موقع تمامش کنم. کوتاهی کردم!” استفاده کند و تصور کند با گفتن “متاسفم” از بار مسئولیت شانه خالی می‌کند، ممکن است این برایش تبدیل به مسأله‌ای جدی شود.
راهنمای لباس مناسب محل کار برای خانم ها و آقایان: ۴ نوع پوشش مناسب
۵.وقتی بدون ضرورت موضوعی را در ذهن آدم‌ها ایجاد می‌کنید که قبلا وجود نداشت
یک مورد مرسوم آن، زمانی است یک ارائه‌ی کاری را با عذرخواهی شروع می‌کنید: “با این کار فقط از ابتدا خودتان را برای شکست آماده می‌کنید و بدون ضرورت مخاطب را در موضع دفاع قرار می‌دهید.”
۶.وقتی به‌طور خودکار فرض می‌کنیم گفتن متاسفم باعث فراموش شدن موضوع می‌شود
بسیاری از آدم‌ها احساس می‌کنند یک “متاسفم” به‌موقع تمام چیزی است که برای فراموش شدن ماجرا لازم است، اما این انتظاری غیرواقع‌گرایانه است.
کر می‌گوید: “گفتن متاسفم تنها یک بخش از این فرآیند است، و بسته به اوضاع، ممکن است فردی که از او عذرخواهی می‌کنید برای بخشیدن شما آماده نباشد، یا احساس کند عذرخواهی لازم بوده‌است.”
۷.وقتی در حال ترک شغل‌تان هستید
“متاسفم اما یک شغل بهتر به من پیشنهاد شده‌است.”
شاید به نظرتان برسد که با این کار فقط ادب را رعایت می‌کنید، چون ممکن است احساس کنید دارید آدم‌ها را قال می‌گذارید، اما کر توضیح می‌دهد: “در هر اوضاعی مشابه این وضعیت، واقعیت این است که شما متاسف نیستید- احتمالا به خاطر به دست آوردن یک شغل بهتر بی‌نهایت خوشحال هستید. هم‌چنین عذرخواهی در چنین اوضاعی این امکان را فراهم می‌کند که آدم‌ها شما را مقصر بدانند. ‘خوب، اگر واقعا متاسف هستی پس می‌توانی…'”
۸.وقتی علت مشکل هیچ ربطی به شما ندارد
عذرخواهی‌تان را برای زمانی ذخیره کنید که مسئولیت کاری را که انجام داده یا نداده‌اید، ۱۰۰ درصد به عهده می‌گیرید، در این صورت خیلی موثرتر و قدرتمندتر خواهدبود.
۹. وقتی از طرف فردی دیگر عذرخواهی می‌کنید
اگر هم‌کارتان، که با شما هم‌اتاق است، رو به شما کند و بگوید: “اِ، الان با دَن جلسه داری؟ به او می‌گویی من متاسفم که نمی‌توانم آن ضرب‌الاجل مهم را امروز انجام بدهم؟”… این کار را نکنید!
می‌توانید بگویید: “دَن، فکر می‌کنم شارون می‌خواست درباره‌ی چیزی با تو صحبت کند”، اما کار سخت هم‌کارتان را انجام ندهید.
البته اگر یک هم‌کار از شما خواست از طرف او عذرخواهی کنید که نمی تواند در یک رویداد شرکت کند چون در تعطیلات است، یا مواردی از این قبیل، اشکالی ندارد. اما اگر از شما می‌خواهند به خاطر اشتباهی که مرتکب شده‌اند، بگویید متاسفم؛ توضیح دهید نسبت به انجام این کار حس خوبی ندارید و فکر می‌کنید اگر عذرخواهی مستقیما از طرف خودشان باشد بامعنی‌تر است.
۸ بهترین روش جلب اعتماد در محل کار بر اساس علم عصب شناسی
۱۰.وقتی درباره‌ی ایده‌ای با یک فرد بحثی پرشور دارید و با او مخالف می‌کنید
بعضی آدم‌ها در چنین اوضاعی تمایل دارند بگویند “متاسفم” چون احساس می‌کنند این عبارت کشمکش را کم می‌کند. کر می‌گوید: “گفتن متاسفم اما با این ایده مخالفم” یک جمله‌ی پرکننده‌ی غیرضروری است و می‌تواند شما را در حالت تدافعی جلوه دهد، به جای این‌که اعتماد به‌نفس‌تان را نسبت به ارائه‌ی دیدگاهی دیگر به نمایش بگذارد.”
۱۱.وقتی واقعا از رفتار بد فردی دیگر ناراحت هستید
“متاسفم، اما شما نمی‌توانید این‌جا چنین نظرات تبعیض‌گرایانه‌ای بنویسید.”
کر توضیح می‌دهد: “فردی که باید بگوید متاسفم، کسی است که نظر تبعیض‌گرایانه را نوشته‌است، نه شما که به او تذکر داده‌اید. گفتن ‘متاسفم’ ارزش احساسات خودتان را پایین می‌آورد و این تصور را ایجاد می‌کند که شاید، فقط ممکن است، شما فردی باشید که باید احساس تاسف کند.”
۱۲.قبل از این‌که از یک فرد درخواستی بکنید
مثلا “متاسفم، می‌توانی به من کمک کنی؟” یا “خیلی ناراحتم که این را می‌خواهم، اما می‌توانی برای … کمک‌ام کنی؟” روش بسیار بدی برای درخواست است.
اگر واقعا تا این حد متاسف بودی، یا تا این حد احساس بدی داشتی، این را از من نمی‌خواستی.
فقط مستقیم سر اصل موضوع بروید، یا با یک تعریف و تمجید شروع کنید، “مثلا من می‌دانم در اکسل فوق‌العاده هستی. می‌توانی برای درست کردن صفحه‌ی جدید در اکسل کمک‌ام کنی؟”
۳ بهترین حرکت ورزشی با صندلی که در خانه و محل کار انجام دهید
۱۳.وقتی قبلا عذرخواهی کرده‌اید و همه از آن موضوع گذشته‌اند
تیلور می‌گوید اگر اشتباهی مرتکب شده‌اید که عذرخواهی بابت آن موجه است، وقتی گفتید متاسفم، و همه از آن موضوع گذشته‌اند، قطعا دلیلی ندارد بعد از این‌که موضوع خاتمه پیدا کرد، دوباره این عبارت را بگویید.