فرایند به کارگیری کارمندان جدید همیشه نیازمند اصلاح است؛ ولی این مسئله، به ویژه، در شرایط همه‌گیری بیماری کرونا که کارها به صورت دورکاری انجام می‌شوند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. در این نوشتار با ما همراه باشید تا ۵ راه برای استخدام کارکنان جدید در شرایط دورکاری ناشی از کرونا را بدانید.
در دهه‌ی ۱۹۶۰، یک پژوهشگر در زمینه‌ی پویایی گروه، به نام بروس تاکر، روندی را شناسایی کرد که از دیدگاه وی همان مراحل ضروری برای هر تیم یا گروه کاری است: شکل گرفتن، به هم ریختن، سامان یافتن، و به کار افتادن. هر زمان یک فرد جدید به گروه اضافه می‌شود، این روند از نو آغاز می‌شود. از دیدگاه کسب و کاری، این مسئله به این معنی است که با استخدام هر نیروی جدید، سرپرستان احتمالا موج‌های تازه‌ای را بر سطح برکه‌ی آرام سازمان خود مشاهده خواهند کرد، و باید این برکه‌ی متلاطم را مجددا به یک اکوسیستم متعادل بازگردانند.
در همین شرایط است که فرایند تسهیل به کارگیری نیروهای جدید می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد. وقتی برای آموزش و رشد کارمندان جدید از پروتکل‌هایی استفاده میکنید که پیش‌تر امتحان‌شان را به خوبی پس داده‌اند، به همه‌ی آدم‌های شاغل در محیط کار یا دپارتمان‌تان کمک میکنید به سرعت به بالاترین سطح کارایی خود بازگردند. به علاوه، نیروی کار جدید از همان ابتدای کار احساس می‌کند مورد استقبال و پشتیبانی قرار گرفته است؛ به این ترتیب، احتمال ماندگاری و افزایش اشتیاق کاری وی بیشتر می‌شود.
البته، حرف زدن در این مورد بسیار آسان‌تر از عمل کردن است. طبق نتایج پژوهش‌های صورت گرفته توسط موسسه‌ی گالوپ از ماه مارس ۲۰۲۰، کسب و کار‌های سراسر ایالات متحده در فرایند استخدام و به کارگیری نیروهای جدید با مشکل مواجه هستند. وقتی از اعضای گروه هر سازمان درباره‌ی میزان رضایت‌شان از اقدامات کارفرمایان در خصوص استخدام و به کارگیری نیروهای جدید سوال پرسیده شد، فقط ۱۲ درصد از آن‌ها از این اقدامات رضایت داشتند.
ولی امروز، فرایند به کارگیری نیروهای جدید حتی نسبت به زمان انجام مطالعه‌ی بالا نیز چالش برانگیزتر شده است. با شروع گسترش همه‌گیری کرونا در سراسر ایالات متحده (و هم‌چنین در جهان) بی‌شمار کسب و کار به طور ناگهانی مجبور شدند فعالیت‌های حضوری خود را متوقف کنند و آن‌ها را به صورت دورکاری ادامه دهند. در این روند جدید، رهبران هر سازمان که مجبور به مصاحبه و استخدام نیروی کار جدید هستند، باید دقیقا چه کار کنند؟
چالش‌های پیش رو در به کارگیری نیروهای جدید در طول دوره‌ی همه‌گیری کرونا
پیش از ماه مارس، شرکت ما تلاش می‌کرد نیروهای جدیدی را برای دو پست خالی پیدا کند. در پایان ماه مارس، آگهی‌های استخدامی منتشر کردیم که با استقبال زیاده رو به رو شدند. با وجود این، متوجه شدیم فرایند به کارگیری نیروهای جدید را در سازمان باید به شکل اساسی تغییر دهیم. گذشته از آن، در این روزها تمام اعضای گروه به صورت دورکاری با سازمان همکاری می‌کنند.
در بهترین وضعیت‌ها نیز فرایند به کارگیری نیروهای جدید به خودی خود پیچیده و دارای موانع مختلفی است. برای مثال، شاید در ابتدای کار، پیش خودتان فکر کنید به راحتی می‌توانید تمام اطلاعات مهم و لازم به شروع کار را در اختیار کارمندان جدیدتان بگذارید، ولی سپس متوجه می‌شوید یک نکته‌ی کلیدی را فراموش کرده‌اید؛ یا احتمالا در توضیح دستگاه‌های مختلف به فردی به تازگی از وارد سازمان شده است، آن‌چنان صریح نبوده‌اید. به علاوه، کارکنان جدید شاید ندانند باید چه سوال‌هایی را از شما بپرسند. به عبارت دیگر، آن‌ها نمی‌دانند چه چیزهای را نمی‌دانند، و همین مسئله می‌تواند به بروز بسیاری از مشکلات کوتاه و مدت بلند منجر شود.
وقتی مجبور هستید از راه دور کار کنید، این موانع در برابر ایجاد اشتیاق کاری زودهنگام و به کارگیری مناسب نیروهای جدید تشدید می‌شوند. در این شرایط، نه تنها توضیح هر آن‌چه کارکنان جدید در شرایط دورکاری باید انجام دهند، برای‌تان دشوار خواهد بود، بلکه در ارزیابی نحوه‌ی عملکرد آن‌ها از داخل خانه‌شان نیز ممکن است دچار مشکل شوید. برای پی بردن به سازگاری وضعیت کارمندان جدید با فرهنگ سازمانی‌تان نمی‌توانید فقط به سازوکارهای رایج شرکت در روزهای عادی اتکا کنید؛ و این خود یک مشکل و مانع بزرگ است.
وقتی شما در کنار سایر اعضا و هم‌چنین نیروهای جدید کار میکنید، به آسانی می‌توانید هر گونه گسستگی را میان کارمندان‌تان شناسایی کنید. در این شرایط، می‌توانید عدم اشتیاق کاری یا وجود هر نوع مشکل را از جانب اعضای جدید گروه در مورد پروژه‌ها یا پروتکل‌های خاص تشخیص دهید. هم‌چنین، اگر کارکنان‌تان بتوانند وظیفه‌ای را که به آن‌ها محول کرده‌اید، به خوبی انجام بدهند و منتظر اعلام وظایف جدید باشند، می‌توانید به سرعت این کار را انجام دهید. گذشته از این‌ها، شما می‌توانید رو در رو در یک اتاق با آن‌ها تعامل داشته باشید.
چرا فرایند به کارگیری نیروهای جدید برای افزایش اشتیاق کاری آن‌ها بسیار ضروری است
هموار کردن مسیر به کارگیری نیروهای جدید بسیاری ضروری است؛ به خصوص، در این بازار نامطمئن. یک‌پنجم از تمام جا به جایی‌های کارمندان (استعفا، اخراج، و استخدام) ظرف ۴۵ روز نخست پس از شروع کار اتفاق می‌افتند؛ این آمار را در کنار هزینه‌های بالایی استخدام یک کارمند جدید بگذارید – هزینه‌های آگهی و مصاحبه، آموزش، دستمزد، مزایا، هماهنگی در محیط کار، و تحقیق درباره‌ی پیشینه‌ی آن‌ها. بنابراین، از دست دادن آن‌ها در چارچوب زمانی کوتاه به هیچ عنوان برای سازمان مناسب نیست.
با این حال، به سادگی می‌توان مشاهده کرد که کارمندان جدید و دورکار در طول فرایند به کارگیری‌شان ممکن است دچار بی‌علاقگی و انحراف از هدف اصلی شوند. این کارمندان با همکاران‌شان برخورد و تعامل شخصی و رو در رو ندارند، بنابراین، به سختی ممکن است در آن‌ها تعلق خاطر ایجاد شود. هر گونه رابطه‌ای باید به صورت هدفمند ایجاد شود، نه مثل شرایط عادی (فعالیت در محیط کار) که به صورت طبیعی به عنوان بخشی از جریان کار. در این شرایط، بسیاری از آدم‌ها ممکن است دچار فرسودگی شوند و به تدریج کار را رها کنند. با وجود این، سرپرستان ممکن است خیلی دیر به فرسودگی کارمندان پی ببرند – آن‌قدر دیر که ممکن است نتوانند آن‌ها را از ارائه‌ی برگه‌ی استعفای‌شان منصرف کنند.
آیا این بدترین اتفاقی است که ممکن است پیش بیاید؟ شاید. با وجود این، باید همیشه، در هر حال، این قبیل مشکلات را مد نظر قرار دهید، به خصوص هنگامی که در حال به کارگیری اعضای جدید گروهی هستند که همه یا بخشی از آن قرار است به صورت دورکار با شما همکاری داشته باشند – درست مانند شرکت ما.
نحوه‌ی به کارگیری کارکنان جدید در شرایط دورکاری
استراتژی‌های زیر برای شرکت ما کارساز بوده‌اند، و به شما توصیه می‌کنیم آن‌ها را در شرکت خودتان به گونه‌ای پیاده‌سازی کنید که با ساختار و ریتم سازمانی‌تان سازگار باشند:
۱. برای تقویت روابط، حداکثر بهره را از فناوری ببرید
ما نیز درست مانند همه‌ی کسب و کار‌های مدرن و در حال پیشرفت، همیشه شدیدا بر فناوری تکیه کرده‌ایم. هنگامی که قرار به دورکاری شد، استفاده‌مان را از فناوری – از ایمیل و پیامک گرفته تا کنفرانس‌های ویدئویی و غیره – چهار برابر کردیم. با این حال، هدف‌مان فقط این نبود که کارایی گروه را بالاتر ببریم، بلکه قصد داشتیم اعضای گروه را هموار به یکدیگر متصل کنیم و فرهنگ سازمانی‌تان را ارتقا دهیم.
هر شرکت حال‌و‌هوا و عادات مخصوص به خودش را دارد. و قرار نیست فقط به این دلیل که اعضای گروه از هم جدا هستند، این فرهنگ کم‌رنگ شود. ما هر کاری را که ممکن بود انجام داده‌ایم تا حس رفاقت و شوخ‌طبعی‌مان را همواره حفظ کنیم؛ حتی اگر فقط از طریق پیام کوتاه یا پیام‌هایی در فضای مجازی باشد. ما نیروی کار جدید را ترغیب می‌کنیم در پیام‌رسان‌های مورد استفاده‌ی شرکت و هم‌چنین، ویدئو کنفرانس‌های شرکت حضور داشته باشند تا بتوانند از تمام زیر و بم‌های داخل شرکت مطلع شوند؛ و هم‌چنین، با همکاران‌شان ملاقات داشته باشند و از آموزش‌های آن‌ها بهره‌مند شوند.
۲. کتابچه‌ها، دستورالعمل‌ها، و رویه‌ی سازمان را با نیروهای جدید مرور کنید
در شرایط عادی، یعنی زمانی که همه‌ی کارمندان در محیط کار در کنار یکدیگر مشغول به کار هستند، احتمالا زمان چندانی را جهت بیان سیاست‌ها و رویه‌ی کاری سازمان برای کارمندان جدید صرف نمی‌کنید. با وجود این، در شرایط دورکاری نمی‌توانید به این روند ادامه دهید. زمانی را برای ملاقات با نیروی کار جدید اختصاص دهید تا آن‌ها را به طور کامل از انتظارات خود آگاه کنید.
برای مثال، شرح وظایف آن‌ها را مرور کنید و برای‌شان توضیح دهید که در طول هر روز چه انتظاراتی از آن‌ها دارید. نحوه‌ی همکاری آن‌ها را با سرپرست مربوطه مشخص کنید و به آن‌ها بگویید در صورت بروز هر مشکل و ایجاد هر نوع سوال، می‌توانند به چه فردی مراجعه کنند. درباره‌ی نحوه‌ی برگزاری جلسات و هم‌چنین، انتظاراتی که از یک کارمند ایده‌آل دارید، برای آن‌ها به طور شفاف توضیح دهید و این مسائل را به حدس و گمان آن‌ها واگذار نکنید. جمع کردن همه‌ی کارمندان در یک نرم‌افزار مشترک مدیریت پروژه و یک تقویم کاری می‌تواند به همه‌ی اعضای گروه کمک کند دقیقا بدانند هر کسی باید چه کاری انجام دهد؛ این کار باعث کاهش اصطکاک ناشی از سوء برداشت‌هایی می‌شود که همگی قابل اجتناب هستند.
۳. یک برنامه‌ی آموزشی ترتیب دهید
بیشتر کارمندانی که وارد یک کسب و کار می‌شوند باید از وجود یک مربی آموزشی که تجربه‌ی مناسبی از فضای شرکت دارد، بهره‌مند باشند. اهمیت این مسئله در شرایط دورکاری دوچندان می‌شوند؛ زیرا فرصتی را برای ایجاد ارتباط میان کارمندان جدید با کل مجموعه فراهم می‌کند. برای این کار می‌توانید از یک مربی به صورت رسمی یا غیر رسمی استفاده کنید؛ این مسئله دارای یک اثر دوگانه است.
نخست این‌که، این کار فرد قابل اعتمادی را به کارمندان جدید معرفی می‌کند که می‌توانند به وی کمی تعلق خاطر پیدا کنند؛ هم‌چنین، باعث می‌شود حس تازه‌وارد و خارجی بودن را (که تقریبا در همه‌ی محیط‌های کاری برای تازه‌واردان وجود دارد) کم‌تر کند. دوم این‌که، این برنامه‌ی آموزشی سازمان‌دهی شده به مربیان (که همان کارمندان قدیمی شرکت هستند) کمک می‌کند مهارت‌های مهم رهبری و ارتباطی را به خوبی بیاموزند. تبدیل شدن یک کارمند باتجربه به مربی، وی را مجبور می‌کند تا به روش‌های خلاقانه‌ای فکر کند، و هم‌چنین، هوش هیجانی خود را تقویت کند. فقط باید از این مسئله مطمئن شوید که مربیان برگزیده‌تان افرادی قابل اعتماد، مهربان، مطلع، و یاری‌رسان باشند.
۴. از سیاست درهای باز به شکل مجازی پیروی کنید
من شخصا معتقدم یک مدیر باید عملا یک مدیر باشد، نه این‌که صرفا نام مدیر را یدک بکشد. برای‌ام مهم نیست اعضای گروه‌ام چه‌قدر زیاد باشند: می‌خواهم آن‌ها مطمئن باشند که پشتیبانی‌شان می‌کنم و حقیقتا به نیازهای آن‌ها و هم‌زمان، به موفقیت سازمان بسیار اهمیت می‌دهم. با این‌که در شرایط دورکاری، نشان دادن این مسئله به نیروی کار جدید که شما مدیری هستید که از سیاست درهای باز پیروی می‌کند، کم کاری دشواری است، ولی غیر ممکن نیست (سیاست درهای باز به این معنی است که مدیر همیشه در اتاق خود را به روی کارمندان باز نگه می‌دارد تا آن‌ها بتوانند مشکلات و نیازهای‌شان را به وی انتقال دهند).
یکی از راه‌هایی که می‌توانید از طریق آن، حضور و توجه خود را به کارمندان نشان دهید، ایجاد ارتباط به صورت مکرر و با اشکال مختلف است. به طور مرتب و در زمان‌های مشخص پیام‌های متنی و ایمیل بفرستید و هر از گاهی نیز با کارمندان جدید و مدیران‌شان جلسات مجازی ترتیب دهید. حتی می‌توانید در طول روز، با آن‌ها تماس تلفنی داشته باشید. نگران نباشید، در این شرایط دچار زیاده‌روی در برقراری ارتباط نخواهید شد؛ هر چه بیشتر به صورت آنلاین در دسترس باشید، نیروی کار جدید حس آرامش بیشتری پیدا خواهد کرد.
۵. در فرایند به کارگیری نیروهای جدید، صبر زیادی از خود نشان دهید
سرعت فرایند به کارگیری نیروهای جدید در دوره‌ی همه‌گیری کرونا بسیار کم‌تر از زمان معمول است. احتمالا مدت زمان بیشتری طول خواهد کشید تا اعضای جدید گروه بتوانند به خوبی فرهنگ و ارزش‌های شرکت را درک کنند و بپذیرند. بنابراین، چنین مسائلی را از پیش مد نظر قرار دهید و روش‌های خاصی را برای تسهیل فرایند به کارگیری نیروهای جدید پیاده‌سازی کنید.
هم‌چنین، می‌توانید دست‌کم بخشی از این فرایند را با برگزاری جلسات مجازی یا سایر فعالیت‌های سرگرم کننده و امن، به صورت رویدادهای اجتماعی از راه دور، به گونه‌ای که افراد بتوانند در فضایی شاد و راحت به شکل مجازی دور هم جمع شوند، سرعت ببخشید. به خاطر داشته باشید: هدف کلی شما این است که کارمندان جدیدتان بتوانند به سرعت، و نه در طولانی مدت، افراد گروه را مانند خانواده‌ی خود ببینند.
این یک حقیقت کسب و کاری است که هر گاه یک کارمند جدید وارد سازمان‌تان می‌شود، پویایی گروه‌تان تحت تاثیر قرار می‌گیرد – به خصوص، در شرایط حاضر که بیشتر کارمندان از راه دور با گروه همکاری می‌کنند. این مطالب به این معنی نیست که در مراحل اولیه‌ی تشکیل گروه – طبق آن‌چه تاکر گفته است – دچار مشکل خواهید شد. اگر اولویت شما به کارگیری کارمندان جدید از راه دور باشد، حتی ممکن است دو مرحله‌ی نخست را یک جا پشت سر بگذارید. به خاطر داشته باشید، اگر اعضای جدید گروه هر چه زودتر بتوانند سایر افراد گروه را مانند اعضای خانواده‌ی خود ببینند، زودتر و بهتر به موفقیت خواهید رسید.