نحوه پذیرایی از مهمان در جلسات رسمی حائز اهمیت بسیار زیادی است. زیرا پذیرایی مناسب علاوه بر جلب رضایت مدعوین تاثیر غیر قابل انکاری در آینده شغلی شما و ارتباط موفقیت آمیز با سایر همکارانتان دارد. از طرف دیگر این موضوع نشان دهنده توجه و احترامی است که برای شرکت کنندگان در مراسم قائل هستید.
برای مثال اگر جلسه مورد نظر در رابطه با دفاع پایان نامه است، استفاده از جعبه های پذیرایی آماده به نتایج مثبتی منجر می شود. زیرا پک پذیرایی جلسه دفاع کمک می کند ذهن خود را از حواشی دور نمایید و تمرکز بیشتری بر محتوای پایان نامه داشته باشید.
اصول و قواعد پذیرایی از مهمان در جلسات رسمی
پذیرایی از مهمان در جلسات رسمی باید مطابق با یک سری اصول و قواعد خاص انجام شود تا بتوانید اعتماد مدعوین را جلب نمایید و آداب پذیرایی از مهمان را بدانید. برای این که جایگاه خود را بین شرکت های رقیب ارتقاء دهید، هنگام برگزاری مراسمات اداری به نکات زیر توجه ویژه ای داشته باشید:
نکته اول: آماده سازی محیط
پیش از برگزاری یک مهمانی رسمی نخست باید محل برگزاری مراسم را به بهترین شکل آماده کنید. توجه به مواردی مانند تمیز کردن محیط، تزئینات مناسب و آماده سازی وسایل پذیرایی به جلب رضایت شرکت کنندگان در جلسه منتهی می شود.
نکته دوم: برنامه ریزی برای نوشیدنی ها و سایر خوراکی ها
تهیه مواد غذایی و نوشیدنی های با کیفیت یکی از اصولی است که باید مدنظر قرار گیرد. با توجه به فصلی که در آن قرار دارید، نوشیدنی های سرد یا گرم را برای مهمانان آماده کنید. می توانید در فصول گرم سال از نوشیدنی هایی مانند آبمیوه، شربت و آب معدنی استفاده نمایید. برای فصل زمستان نیز نوشیدنی های گرم نظیر قهوه، چای و نسکافه پیشنهاد می شود.
جهت پذیرایی از مهمان در جلسات رسمی ضروری است سایر اقلام پذیرایی را نیز با دقت انتخاب کنید. برای مثال میوه ها را از قبل بشویید و خشک نمایید. همچنین می توانید با توجه به ساعت برگزاری مراسم انواع کیک ها، کوکی ها، ساندویچ ها و… را نیز در پک پذیرایی قرار دهید.
نکته سوم: توجه به فعالیت های تفریحی
در صورتی که شرایط مالی مناسبی دارید، بهتر است برخی فعالیت های تفریحی را نیز برای مهمانان در نظر بگیرید. توجه به امور سرگرمی منجر به ایجاد یک فضای دوستانه می شود و مهمان نوازی شما را به رخ مدعوین می کشد.
نکته چهارم: خاتمه دادن به مراسم
بسیار مهم است که در پایان جلسه از حضور مهمانان تقدیر و تشکر کرده و در نهایت احترام با آن ها خداحافظی کنید. این کار باعث می شود خاطره خوب و شیرینی در ذهن افراد باقی بماند. بنابراین در آینده می توانید ارتباطات کاری موفقی با شرکت کنندگان در ضیافت داشته باشید.
ترتیب پذیرایی از مهمانان در مراسمات اداری و رسمی
برای پذیرایی از مهمان در جلسات رسمی باید ترتیب خاصی را رعایت کنید. در این گونه مراسمات معمولا قسمت بالای سالن برای افرادی که مقام بالاتری دارند، مانند مدیران، معاونین و سرپرستان در نظر گرفته می شود. شرط ادب حکم می کند که پذیرایی را ابتدا از این بخش آغاز نمایید. کار را به این منوال ادامه دهید تا زمانی که مطمئن شوید که پذیرایی از پایین ترین مقامات نیز به نحو احسن انجام گرفته است.
نحوه چیدمان میز جلسات
استفاده از تزییناتی مانند گل و شمع در میز جلسات ضمن این که موجب ایجاد فضایی دلپذیر می شود، تاثیر مثبتی بر ذهن مهمانان دارد. توجه داشته باشید که لوازم پذیرایی نظیر قاشق، چنگال و لیوان های مخصوص جزء لاینفک مراسمات رسمی هستند. البته برای این که ثابت کنید یک جلسه استاندارد و درخور مدعوین دارید، لازم است چیدمان میز جلسات را به صورت زیر انجام دهید:
- پس از چیدن بشقاب ها روی میز لیوان ها و نوشیدنی ها را در سمت راست بشقاب بگذارید.
- جهت پذیرایی از مهمان در جلسات رسمی حتماً بشقاب را روبروی صندلی فرد مورد نظر قرار دهید.
- چیدمان قاشق، چنگال و کارد نیز باید با توجه به اصول خاص خود انجام شود. توجه داشته باشید که حتماً قاشق و کارد را در سمت راست بشقاب و چنگال را هم در طرف چپ آن قرار دهید.
- جعبه های دستمال کاغذی را به تعداد مناسب روی میز بچینید. این کار باعث می شود مهمانان برای برداشتن دستمال کاغذی مجبور به دراز کردن دست خود نباشند.