برای آن‌که به خودتان کمک کنید و میزان بهره‌وری‌تان را افزایش دهید، یادگیری و کاربرد قاعده ساده‌ای به نام قانون پارکینسون از اهمیت بالایی برخوردار است. در این مقاله، به تشریح ۷ تکنیک پارکینسون برای مدیریت زمان و بهره وری بیشتر می‌پردازیم، و دلایل قدرت این مفهوم را برای‌تان بازگو می‌کنیم، و سپس چند استراتژی را درباره‌ی کاربرد این قانون در زندگی به تفصیل شرح خواهیم داد. اگر می‌خواهید میزان بهره‌وری‌تان را افزایش دهید و به یک کارمند برجسته تبدیل شوید، این مفهوم به اندازه‌ی قابل ملاحظه‌ای کمک‌تان خواهد کرد.
قانون پارکینسون چیست؟
در ۱۹۵۵، تاریخدان، نظریه پرداز مدیریت، و نویسنده‌ی مشهور بریتانیایی به نام سیرال نورث‌کوت پارکینسون، ادعا کرد “تکمیل هر کار به اندازه‌ای طول خواهد کشید که زمان معین برای تکمیل آن به سر بیاید.”
این ادعا نشان می‌دهد اگر به صورت فعالانه برای خودتان محدودیت زمانی تعیین کنید، قادر خواهید بود در مدت زمان کم‌تر، کار بیش‌تری انجام بدهید. برای مثال، اگر برای کاری که باید طی سه ساعت انجام شود، یک هفته به خودتان وقت بدهید، آن‌گاه (از لحاظ روانشناختی) پیچیدگی این کار بیشتر می‌شود و انجام آن سخت‌تر به نظر می‌آید، و تکمیل آن یک هفته‌ی کامل طول خواهد کشید.
با این حال کل ممکن است این زمان صرف انجام کار نشود، و میزان استرس و تنش‌تان درباره‌ی تکمیل این کار در کل هفته افزایش خواهد یافت.
به همین خاطر نیز دانشجویان تا آخرین لحظات قبل از شروع آزمون درس می‌خوانند، یا آدم‌ها معمولا پروژه‌ها را در دقیقه‌ی نود کامل می‌کنند. ولی اگر بتوانید میزان زمان مناسبی را برای هر کار اختصاص دهید، می‌توانید زمان بیش‌تری را به دست بیاورید، و کارها آن‌چنان پیچیده به نظر نخواهند رسید.
کتاب “کار هفتگی چهار ساعته” اثر تیم فریس را در نظر بگیرید. در این کتاب، تیم فریس درباره‌ی تاثیر روانی ددلاین یا همان ضرب‌الاجل یا مهلت انجام کار بر آدم‌ها بحث می‌کند.
اگر برای تکمیل یک پروژه فقط یک روز به شما وقت بدهند، به دلیل این فشار زمانی مجبور خواهید شد روی انجام این پروژه تمرکز کنید؛ در این شرایط، صرفا بر تکمیل موارد ضروری این پروژه تمرکز خواهید کرد. علاوه بر این‌ها، به خاطر داشته باشید ۸۰ درصد از موفقیت‌تان در نتیجه‌ی ۲۰ درصد از تلاش‌تان به دست می‌آیند.
با توجه این مسئله، فریس دو پرسش مطرح می‌کند. آیا آدم‌ها باید کارهای‌شان را محدود کنند، و به منظور کاهش مدت زمان سپری شده برای انجام کار، فقط بر مهمترین جنبه‌های کار تمرکز کنند؟ یا از این جهت که مجبور هستند کارهای‌شان را فقط به انجام موارد ضروری محدود کنند، باید زمان کاری‌شان را کوتاه کنند؟
به اعتقاد وی، بهتر است هر دو کار را انجام دهید. فقط مهمترین کارها را انتخاب کنید، و سپس ضرب‌الاجل (مهلت) کوتاه و مشخصی برای آن اختصاص دهید.
مطلب مرتبط: قانون کائنات: ۱۲ قانون معنوی دنیا برای کسب موفقیت و ثروت
قانون پارکینسون در خصوص مدیریت زمان و بهره‌وری
همان‌طور که مشاهده خواهید کرد، هر چه زمان بیش‌تری برای تکمیل یک کار برای خود در نظر بگیرید، انجام آن را برای مدت بیش‌تری به تاخیر می‌اندازید. به منظور مدیریت زمان به موثرترین شکل ممکن، باید مدت زمانی را که می‌خواهید برای تکمیل یک کار برای خود در نظر بگیرید، کوتاه‌تر کنید. اگر برای تکمیل یک کار به یک سال زمان نیاز دارید، انجام آن کار یک سال طول خواهد کشید. اگر مجبور باشید کاری را ظرف یک ماه انجام دهید، آن‌گاه این کار طی یک ماه انجام خواهد شد.
ممکن است برخی‌ها بگویند اگر قانون پارکینسون بر پایه‌ی مشاهدات دقیق استوار باشد، آن‌گاه می‌توان برای انجام یک کار محدوده‌ی زمانی دو دقیقه‌ای اختصاص داد، و این کار آن‌چنان ساده شود که بتوان ظرف دو دقیقه آن را به انجام رساند.
ولی قانون پارکینسون بر پایه‌ی مشاهده است، نه بر پایه‌ی جادو یا معجزه. قانون پارکینسون بر اساس همین مشاهده ادعا می‌کند، آدم‌ها معمولا تمایل دارند زمان بیش‌تری را نسبت به مدت زمان واقعی مورد نیاز برای تکمیل یک کار، اختصاص دهند.
دلیل این مسئله معمولا این است که آدم‌ها برای خود یک فرجه در نظر می‌گیرند؛ ولی علاوه بر آن، آدم‌ها معمولا درباره‌ی مدت زمان مورد نیاز برای تکمیل یک کار به طور ناخودآگاه غلو می‌کنند. آدم‌ها تا وقتی این مشاهده را مورد آزمون قرار نداده باشند، نمی‌توانند درک کنند برخی از کارها تا چه حد سریع‌تر از آن‌چه فکر می‌کنند انجام می‌شوند.
هنگامی که قابلیت‌های خود یا قابلیت‌های فردی را که قصد دارید وظیفه‌ای را بر عهده‌اش بگذارید، ارزیابی می‌کنید، باید واقعگرایانه عمل کنید و فقط به حقایق بنگرید. باید را خود بپرسید نقاط ضعف و قوت‌تان چه هستند، و احتمال به اشتباه رفتن مسیر این پروژه چه‌قدر است؟
این مسئله کمک‌تان خواهد کرد مدت زمان مناسب و مورد نیاز را برای انجام یک کار یا تکمیل یک پروژه تعیین کنید.
هم‌چنین برخی از آدم‌ها می‌خواهند کم‌تر از حد توان‌شان قول بدهند و بالاتر از آن‌چه قول داده‌اند، عمل بکنند. آدم‌ها معمولا قول می‌دهند و قول‌های‌شان را عملی می‌کنند تا پایه و اساس مورد نیاز را برای حفظ روابط‌شان استوارتر کنند. قول‌های بزرگ به معنی تعهدات زیاد و انتظارات بالا هستند. اگر این انتظارات برآورده نشوند، آدم‌ها معمولا ناامید و سرخورده می‌شوند.
قول‌ها به شما کمک می‌کنند به دیگران نشان دهید چه‌قدر قابل اعتماد هستید. مغز انسان به دنبال ثبات و توافق است؛ از این رو، هنگامی که یک فرد به شما قول می‌دهد، مغزتان تمایل دارد باور کند قول وی محقق خواهد شد.
ولی وقتی قول محقق نشود، ثبات مورد انتظار مغز از بین می‌رود. این مسئله به ناامیدی منجر می‌شود، و نگرش دیگران نسبت فرد بدقول تغییر می‌کند.
برای آن‌که بتوانید کم‌تر از حد توان‌تان قول بدهید و بالاتر از آن‌چه قول داده‌اید، عمل بکنید، در کارتان محدودیت‌های ساختگی اعمال کنید. وقتی روی یک پروژه کار می‌کنید، یک ضرب‌الاجل شخصی برای خودتان تعیین کنید، و ضرب‌الاجل طولانی‌تری را به فرد مقابل اعلام کنید. به این ترتیب، پیش از زمان مورد انتظار فرد مقابل، کارتان انجام خواهد شد.
جاش کافمن با استفاده از توانایی‌اش جهت تصحیح اصول اساسی کسب و کار و آموزش سریع و مختصر آن به هر متقاضی در دنیا، کسب و کار موفقی ایجاد کرده است.
کافمن در کتاب‌اش تحت عنوان “مدیریت ارشد کسب و کار شخصی”، توصیه می‌کند از قانون پارکینسون به عنوان یک پرسش شبیه‌سازی خلاف واقع (پرسشی در قالب “چه می‌شود اگر”) استفاده کنید، و از خود بپرسید چه می‌شود اگر بتوانید کاری را در مدت زمان بسیار کوتاه انجام دهید.
اگر بتوانید نتیجه‌ی نهایی و مراحلی را که باید برای رسیدن به آن طی کنید در ذهن‌تان تصور کنید، قادر خواهید بود این کار را انجام دهید. از لحاظ روانی هر مرحله‌ی اضافی را که ضروری به نظر نمی‌رسد، حذف کنید.
مطلب مرتبط: ۱۰ روش جذب ثروت و پولدار شدن با قانون جذب
در ادامه، به هفت تکنیک سریع برای به کار بردن قانون پارکینسون در روزهای پرمشغله‌ی زندگی‌تان اشاره می‌کنیم:
۱. استفاده از تکنیک پومودورو
ایده‌ی اصلی تکنیک پومودورو عبارت است از تقسیم مدت زمان رسیدگی به هر یک از کارها به دوره‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای. در ازای هر ۲۵ دقیقه، پنج دقیقه استراحت کنید. بعد از ۴ دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ای، یک دوره‌ی استراحت ۱۵ الی ۳۰ دقیقه‌ای داشته باشید.
این استراتژی می‌تواند موثر باشد، زیرا در هر دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ای به طور کامل و بدون حواس‌پرتی یا انجام هم‌زمان چند کار می‌توانید روی یک کار تمرکز داشته باشید.
در طول هر دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ای، باید ایمیل‌های ورودی، پیام‌های متنی، یا هر فعالیت دیگری را نظیر چک کردن شبکه‌های اجتماعی که باعث پرت شدن حواس‌تان می‌شود، نادیده بگیرید. در طول این ۲۵ دقیقه، باید کاملا بر کارتان متمرکز باشید.
۲. پیگیری نحوه‌ی سپری کردن زمان
به منظور افزایش بهره‌وری، باید دقیقا بدانید هر ساعت و هر دقیقه از روزتان را چگونه سپری می‌کنید.
شاید مدام فکر می‌کنید باید کارهای بیش‌تری انجام دهید، یا فکر می‌کنید هرگز برای انجام کارها به اندازه‌ی کافی زمان ندارید، ولی اگر سعی کنید واقعا نحوه‌ی سپری کردن زمان‌تان را در طول روز پیگیری کنید، احتمالا متوجه خواهید شد زمان زیادی را در طول روز صرف انجام کارهای غیر ضروری کرده‌اید. این کارها را می‌توانید از برنامه‌ی کاری‌تان حذف کنید.
مطلب مرتبط: قانون جذب : ۵ راز قانون جذب که کسی به شما نمی گوید
۳. استراحت مرتب
احتمالا اگر بدانید برای افزایش بهره‌وری به چند مرتبه و چه مدت استراحت نیاز دارید، شگفت‌زده خواهید شد.
در حقیقت، ۱۰ درصد از آدم‌هایی که دارای بالاترین بهره‌وری هستند، بعد از هر ۵۲ دقیقه کار متمرکز، ۱۷ دقیقه استراحت می‌کنند.
به نظر می‌رسد با این روش زمان زیادی هدر می‌رود – به خصوص اگر ساعت کاری‌تان ۹ صبح الی ۵ بعد از ظهر باشد. ولی از طریق انجام آزمایشی با استفاده از اپلیکیشن پیگیری زمان DeskTime، ثابت شده است این نسبت زمانی (۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت) می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد.
۴. بهره‌مندی از یک همراه قابل اعتماد
داشتن یک همراه یا همکار قابل اعتماد روشی موثر است که می‌تواند کمک‌تان کند در مسیر تحقق اهداف‌تان بمانید و به نتایجی برسید که برای‌تان بیش‌ترین اهمیت را دارند.
یک همراه قابل اعتماد می‌تواند از خیلی جهات کمک‌تان کند؛ از جمله مقابله با چالش‌ها و موانع غیر منتظره، ایجاد تغییرات مثبت و ماندگار، اجرای برنامه‌های کاری، و بهبود اثرگذاری شخصی.
مطلب مرتبط: کشف قدرت واقعی قانون جذب
۵. استفاده از قاعده‌ی محدودیت زمانی
برای خود قاعده‌ای تعریف کنید که قبل از یک ساعت مشخص کارها باید تمام شوند.
برای مثال، کاری وجود دارد که باید هر روز آن را انجام دهید، و بدون انجام آن کار واقعا نمی‌توانید به بهره‌وری لازم برسید.
این کار می‌تواند چک کردن پیام‌های صوتی در گوشی همراه‌تان یا بررسی برخی برگه‌های مربوط به شرکت باشد. فرقی نمی‌کند دقیقا چه کاری، باید برای خودتان قاعده‌ای تعریف کنید که این کار ظرف ۳۰ دقیقه بعد از حاضر شدن در محیط کار باید به انجام برسد.
هم‌چنین، می‌توانید قاعده‌ی دیگری نیز برای خود تعریف کنید؛ کارهای‌تان باید تا قبل از ساعت ۵:۳۰ تمام شده باشند. به این ترتیب، مرز مشخصی میان پایان زندگی حرفه‌ای‌تان در طول روز و آغاز زندگی شخصی‌تان ایجاد می‌کنید.
۶. محدود کردن زمان رسیدگی به برخی کارها به روزی ۳۰ دقیقه
به کارهایی در زندگی‌تان فکر کنید که فقط زمان‌تان را هدر می‌دهند. چک کردن شبکه‌های اجتماعی، چک کردن ایمیل‌ها، و نوشتن برخی چیزها نمونه‌هایی از این کارها به شمار می‌روند.
زمان رسیدگی به این کارها را در طول روز به ۳۰ دقیقه محدود کنید تا زمان کافی برای انجام سایر کارهای مهم را پیدا کنید، و زمان بیش‌تری را برای سپری کردن با خانواده به دست بیاورید.
۷. عدم رسیدگی به کارها تا دیروقت
تا دیروقت به کار ادامه ندهید. با استفاده از قانون پارکینسون می‌توانید محدوده‌های زمانی و ضرب‌الاجل‌هایی ایجاد کنید که از نشستن‌ها و فکر کردن‌ها، و در نتیجه، از هدر رفتن زمان در طول روز پیشگیری می‌کنند.
به این ترتیب، فقط به همان اندازه زمان برای‌تان باقی می‌ماند که بتوانید به انجام کارهای‌تان برسید. این مسئله می‌تواند استرس را در زندگی‌تان کاهش، و بهره‌وری را افزایش دهد.
مطلب مرتبط:الهام گرفتن از قانون جذب برای راه اندازی کسب و کار
استفاده از قانون پارکینسون برای پیشگیری از هدر رفتن زمان
استفاده از قانون پارکینسون از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا از هدر رفتن زمان یا پیچیده‌تر کردن بی‌مورد کارها پیشگیری می‌کند.
بخش‌های غیر ضروری مسئولیت‌های‌تان را تا آن‌جا که می‌توانید حذف کنید، و بخش‌های باقیمانده را با نهایت دقت و تلاش به انجام برسانید. این روش باعث می‌شود کارتان را با بالاترین کیفیت انجام دهید و وقت بیش‌تری برای انجام سایر پروژه‌ها یا پرداختن به فعالیت‌های شخصی در اختیار داشته باشید.
برای رسیدن به اهداف‌تان محدودیت‌های زمانی کوتاه مدت تعیین کنید؛ با این کار بهره‌وری‌تان افزایش خواهد یافت و کیفیت کارتان نیز به اندازه‌ی قابل ملاحظه‌ای تغییر خواهد کرد.
وقتی با استفاده از قانون پارکینسون به نتایج مطلوب دست یافتید، به این مقاله بازگردید و در بخش ”دیدگاه” نظرتان را درباره‌ی نحوه‌ی استفاده از قانون پارکینسون در زندگی، نحوه‌ی کاربرد محدودیت‌های زمانی و طرق خاصی که این استراتژی باعث افزایش بهره‌وری و کاهش استرس‌تان شده است، ارسال کنید.
با ارسال دیدگاه‌های‌تان قادر خواهید بود به سایر خوانندگان نیز کمک کنید تا بتوانند برای یافتن روش‌هایی برای افزایش بهره‌وری خود از شما الهام بگیرند.