وقتی برای اولین بار از خانه‌ی مادر و پدرم خارج شدم و به شکل مستقل زندگی‌ام را ادامه دادم، هزینه‌ها و مخارج زندگی از کنترل‌ام خارج شده بودند. مرتبا غذا سفارش می‌دادم، لباس‌های جدید می‌خریدم، و پول‌ام را صرف وسایل سرگرمی و غیر ضروری می‌کردم. با وجود این، به سرعت متوجه شدم پول زیادی برای وسایل و چیزهای غیر ضروری به هدر می‌دهم. بعد از آن‌که مقداری بدهی بالا آوردم، فهمیدم لازم است هزینه‌های‌ام را کاهش دهم. من به عنوان یک صاحب کسب و کار ممکن است به راحتی در وضعیتی قرار بگیرم که بار دیگر دچار ولخرجی بشوم. هنگامی که در دام ولخرجی گرفتار شوید، باید وضعیت اخیر کسب و کاری و هم‌چنین زندگی‌تان را بررسی کنید و به راهکارهایی برای کاهش هزینه های کسب و کار خود دست پیدا کنید.
در این مقاله، به برخی از بهترین روش‌ها اشاره می‌کنیم که با استفاده از آن‌ها میتوانید به کاهش هزینه های کسب و کار خود کمک کنید
راهکار کاهش هزینه های کسب و کار
۱. میزان کارایی کسب و کارتان را تحلیل و ردیابی کنید
۲. با کاسب‌های طرف حساب‌تان مذاکره کنید
۳. تا آن‌جا که میتوانید کارها را داخل شرکت‌تان انجام دهید
۴. محصولاتی را که فروش خوبی ندارند، حذف کنید
۵. آدم‌های درست استخدام کنید
۶. در صورت نیاز، جمع سپاری کنید
۷. سطح فناوری‌تان را ارزیابی کنید
۸. در صورت امکان، تمام کارها را به صورت دورکاری انجام دهید
۹. به صورت عمده خرید کنید
۱۰. در برنامه‌های وفاداری تامین کنندگان کالاهای مورد نیازتان شرکت کنید
۱۱. دوستدار محیط زیست باشید
۱۲. با کارمندان به خوبی رفتار کنید
۱۳. خدمات را به صورت بسته‌ای دریافت کنید
۱۴. کارها را به صورت خودکار انجام دهید
۱۵. صرفه‌جویی را به کارمندان‌تان آموزش دهید
۱. میزان کارایی کسب و کارتان را تحلیل و ردیابی کنید
پیش از آن‌که بتوانید هزینه‌های کسب و کارتان را کاهش دهید، لازم است یک مرحله به قبل بازگردید و به تحلیل و ردیابی عواملی بپردازید که هم‌اکنون مجبور هستید برای‌شان پول پرداخت کنید.
به ترازنامه و هم‌چنین بودجه‌ی شرکت‌تان نگاهی بیندازید. به علاوه، به هزینه‌های تولید نیز نگاهی بیندازید و فرایندهای جاری کسب و کارتان را به دقت تحلیل کنید.
سوال‌هایی از این قبیل را از خود بپرسید، “چه کارهایی را با کارایی بالا انجام می‌دهم؟” و “آیا در جایی پول غیر ضروری خرج کرده‌ام؟”
هنگامی که تمام مخارج و هزینه‌های کسب و کارتان را به دقت بررسی کردید، به شکل راحت‌تر و دقیق‌تری میتوانید هزینه‌های غیر ضروری‌تان را شناسایی کنید.
۲. با کاسب‌های طرف حساب‌تان مذاکره کنید
یکی از روش‌های عالی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار این است که با کاسب‌ها و فروشنده‌های طرف حساب‌تان مذاکره کنید. شما باید از تمام فروشنده‌های طرف حساب خود تقریبا در هر بخش از کسب و کارتان قیمت بگیرید و این قیمت‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید.
برای مثال، اگر تصمیم دارید یک شرکت بیمه‌گر پیدا کنید یا به دنبال تعیین هزینه‌های عرضه‌ی محصول هستید، باید با نمایندگی‌های فروش شرکت‌هایی که تمایل به همکاری با آن‌ها دارید، مذاکره کنید.
با این کار به آن‌ها نشان می‌دهید از انصراف از همکاری با آن‌ها ترس ندارید و بر اساس تحقیقات‌تان همیشه آماده هستید در خصوص قیمت با آن‌ها مذاکره کنید.
۳. تا آن‌جا که میتوانید کارها را داخل شرکت‌تان انجام دهید
اگر برای انجام کارهای‌تان به کارمندان تمام وقت داخل شرکت نیاز نداشته باشید، برون سپاری گزینه‌ی منطقی و مناسبی است. با وجود این، اگر پروژه‌های متعددی را برون سپاری می‌کنید که میتوانید انجام آن‌ها را به کارمندان خودتان محول کنید، تجدید نظر در تصمیمات گذشته و انجام این پروژه‌ها داخل شرکت‌تان می‌تواند در صرفه‌جویی پول به شما کمک کند.
برای تصمیم‌گیری در این خصوص – که آیا لازم است برخی کارهای‌تان را داخل شرکت انجام دهید یا خیر – نگاهی با بودجه‌ی برون سپاری جاری خود بیندازید، و آن را با هزینه‌های استخدام یک کارمند نیمه وقت یا تمام وقت مقایسه کنید.
۴. محصولاتی را که فروش خوبی ندارند، حذف کنید
پیشرفت و توسعه‌ی محصولات نیازمند صرف وقت و پول است. به جای فروش تعداد زیادی محصول که ممکن است فروش خوبی نداشته باشند، بر فروش آن دسته از محصولات یا خدماتی تمرکز کنید که پول بیش‌تری برای‌تان به همراه دارند.
با تمرکز بر محصولاتی که فروش بهتری دارند، میتوانید محصولات با کیفیت‌تری به مشتری ارائه دهید. به علاوه، به این ترتیب، دیگر لازم نیست برای خدماتی که بازگشت سرمایه‌ی مناسبی ندارند، پول اضافه خرج کنید.
۵. آدم‌های درست استخدام کنید
استخدام آدم‌های درست به دلایل متعددی از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر کارمندانی را انتخاب کنید که دارای مهارت‌های تخصصی و در زمینه‌ی حرفه‌ای خود متخصص هستند، گروه کارآمدی برای جمع‌آوری می‌کنید.
وقتی کارمندان‌تان دقیقا ندانند چگونه باید وظایف خود را انجام بدهند، وقت و هزینه‌ی شما را صرف پژوهش و یادگیری خواهند کرد. این وضعیت ممکن است وقت و پول شما را هدر بدهد.
اگر بر استخدام آدم‌های درست تمرکز کنید، دیگر لازم نیست نگران آن باشید که آیا کارکنان‌تان دقیقا می‌دانند چگونه از پس کارها بر بیایند یا خیر.
به علاوه، باید کارمندانی را استخدام کنید که به فرهنگ سازمانی و ارزش‌های اساسی شرکت‌تان احترام بگذارند؛ جا به جایی مکرر کارمندان (استخدام و اخراج یا استعفا) باعث از بین رفتن پول و وقت شما می‌شود.
۶. برای کاهش هزینه های کسب و کار، جمع سپاری کنید
علی‌رغم توصیه‌ی قبلی‌مان در خصوص این‌که اگر پول زیادی صرف برون سپاری پروژه‌های‌تان می‌کنید، بهتر است حتی‌الامکان این پروژه‌ها را داخل شرکت انجام دهید، اگر انجام برخی از وظایف نیازمند استخدام یک کارمندان تمام وقت نباشد، آن‌ها را میتوانید به فریلنسرها (افراد مستقل دورکار) محول کنید.
هزینه‌های مربوط به دستمزد فریلنسرها معمولا کم‌تر است، زیرا شما فقط باید بابت پروژه‌ی که آن‌ها تحویل‌تان می‌دهند، پول پرداخت کنید؛ یعنی نیاز نیست بابت پاداش یا آموزش آن‌ها پول خرج کنید.
اگر برای تکمیل پروژه‌های‌تان به کارمند تمام وقت و حاضر در محل کار نیاز ندارید، توصیه می‌کنیم از فریلنسرها استفاده کنید.
۷. سطح فناوری‌تان را ارزیابی کنید
یکی از عواملی که باعث هدر رفتن پول کسب و کارها می‌شوند، حق اشتراک برای استفاده از نرم‌افزارها یا سایر خدمات رایانه‌ای است که دیگر نیازی به آن‌ها ندارید یا موقتا از آن‌ها استفاده نمی‌کنید.
ارزیابی مرتب سطح فناوری کسب و کارتان و اطمینان از به‌روز بودن نرم‌افزارها نیز برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها بسیار مهم است.
برای تقویت دستگاه‌های رایانه‌ای و نرم‌افزارهای‌تان میتوانید یک متخصص IT استخدام کنید تا دیگر مجبور نباشید برای این مسائل پول اضافه خرج کنید.
۸. در صورت امکان، تمام کارها را به صورت دورکاری انجام دهید
وقتی هنوز دانشجو بودم، به همراه یک گروه ۱۰ نفره به صورت دورکار و تمام وقت مشغول به کار شدم. اگر شما کسب و کار کوچکی راه انداخته‌اید که نیازی به فضای کار واقعی و دفتر کار ندارد، سعی کنید گروهی را استخدام کنید و همگی به صورت دورکار با یکدیگر همکاری کنید.
دفتر کار یکی از پر هزینه‌ترین بخش‌های راه‌اندازی یک کسب و کار است که بسیاری از شرکت‌ها مجبور هستند پول زیادی بابت اجاره، انرژی، تمیزکاری و غیره بپردازند؛ ولی شاید شما نیازی به دفتر کار نداشته باشید.
در حقیقت، همه‌ی شرکت‌ها به دفتر کار و فضای فیزیکی نیاز ندارند. حتی برخی از کارها اساسا به صورت دورکاری بهتر انجام می‌شوند. این کار می‌تواند ماهانه باعث صرفه‌جویی مبلغ بسیار زیادی از هزینههایتان شود.
۹. به صورت عمده خرید کنید
مسلما یکی از بهترین روش‌ها برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها خرید عمده است. با وجود این، اگر این کار را انجام می‌دهید، حتما باید پول‌تان را پس‌انداز کنید.
همه‌ی اقلام را نباید یا نمی‌شود به صورت عمده خریداری کرد. برای مثال، اگر اعضای گروه‌تان آن‌چنان طرفدار قهوه نیستند، نیازی نیست آن را به صورت عمده خریداری کنید. با وجود این، اعضای گروه‌تان می‌توانند مقدار زیادی قهوه را در مدت زمان کوتاه مصرف کنند، خرید عمده‌ی قهوه می‌تواند در هزینههایتان صرفه‌جویی کند. این تصمیم به میزان نیازتان بستگی دارد.
برای صرفه‌جویی و پس‌انداز، باید به خوبی بررسی کنید کدام اقلام را میتوانید به صورت عمده خریداری کنید، و کدام اقلام را باید به میزان کم‌تر بخرید.
۱۰. در برنامه‌های وفاداری تامین کنندگان کالاهای مورد نیازتان شرکت کنید
برای مثال، یکی از کالاهایی که ممکن است شرکت شما هر ماه مجبور به خریداری‌اش باشد، کاغذ است. این قبیل اقلام را باید دائما برای شرکت خود تامین کنید و احتمال تا سال‌های بعد نیز باید به طور مرتب آن‌ها را برای کسب و کارتان خریداری کنید.
هنگام خرید این قبیل کالاها، باید کمی تحقیق کنید تا تامین کننده‌هایی را پیدا کنید که برای مشتریان‌شان برنامه‌های وفاداری ترتیب می‌دهند.
هم‌چنین، میتوانید از فروشگاه‌هایی که دائما از آن‌ها کالاهای مورد نیاز را برای کسب و کارتان خریداری می‌کنید، تخفیف بگیرید و در هزینههایتان صرفه‌جویی کنید.
به علاوه، میتوانید یک سیستم معامله‌ای متقابل با سایر شرکت‌ها ایجاد کنید. بنابراین، بدون نگرانی سعی کنید درباره‌ی راه‌اندازی این سیستم معامله‌ای با سایر صاحبان کسب و کار صحبت کنید تا ببینید آیا میتوانید در این زمینه با آن‌ها همکاری کنید یا خیر.
۱۱. دوستدار محیط زیست باشید
وسایل و دستگاه‌های سازگار با محیط زیست نه تنها برای کره‌ی زمین و موجودات داخل آن مفید هستند، بلکه برای جیب شما نیز فواید به همراه دارند. به همین خاطر نیز شما باید وسایلی را خریداری کنید که سازگار با محیط زیست باشند.
برای مثال، تا آن‌جا که میتوانید از انرژی خورشیدی استفاده کنید، یخچال‌های سازگار با محیط زیست بخرید، و غیره. وسایل مختلف و متعددی وجود دارند که هم‌زمان با کمک به شما در محافظت از محیط زیست، میزان هزینه‌های شما را نیز کم می‌کنند.
۱۲. با کارمندان به خوبی رفتار کنید
وقتی کارمندان از بودن در شرکت شما شاد و راضی باشند، به یکی از طرفداران‌تان تبدیل می‌شوند و می‌خواهند همیشه در شرکت شما بمانند. این یعنی لازم نیست پول زیادی صرف استخدام و آموزش کارمندان جدید کنید.
وقتی شرکت‌ها به جای تمرکز بر کارمندان‌شان بر نتایج کارها آن‌ها تمرکز می‌کنند، میزان جا به جایی کارمندان (استخدام، اخراج یا استعفا) بیشتر می‌شود.
تجربه ثابت کرده است، افزایش میزان جا به جایی کارمندان (خروج کارمندان قدیمی و ورود کارمندان جدید) در مقایسه با تثبیت جایگاه کارمندان در شرکت (معمولا بر اثر رفتار خوب کارفرما) هزینه‌های بیش‌تری به همراه دارد.
۱۳. خدمات را به صورت بسته‌ای دریافت کنید
این توصیه شاید کمی ساده‌انگارانه به نظر برسد، ولی بسیاری از خدمات را میتوانید به صورت بسته‌ای و ارزان‌تر خریداری کنید. این گزینه‌ای است که برخی شرکت‌های خدماتی به شما ارائه می‌دهند.
برای مثال، خط تلفن و اینترنت معمولا به صورت بسته‌ای به مشتری ارائه می‌شوند. خرید خدمات به صورت بسته‌ای معمولا باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.
۱۴. کارها را به صورت خودکار انجام دهید
اگر میتوانید برخی پروژه‌ها و وظایف مربوط به کسب و کارتان را به صورت خودکار (اتوماسیون) انجام دهید، حتما این کار را بکنید. از این طریق، پول کم‌تری صرف نیروی کار می‌کنید و هم‌چنین، کارها نیز به صورت آسان و خودکار انجام خواهند شد.
برای مثال، اگر از نرم‌افزار خودکار بازاریابی استفاده کنید، اعضای گروه بازاریابی‌تان مجبور نخواهند بود هر روز صبح، مطالب یا ایمیل‌ها را به صورت دستی در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارند. در عوض، این نرم‌افزار به صورت خودکار این کار را انجام می دهد؛ به این ترتیب، نه تنها در وقت اعضای گروه‌تان، بلکه در هزینه‌های شما نیز صرفه‌جویی می‌شود.
۱۵. صرفه‌جویی را به کارمندان‌تان آموزش دهید
به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما مجبور هستید پول زیادی خرج کنید. به همین خاطر، شما باید هزینههایتان را به شکل منطقی مدیریت کنید و در جهت کاهش هزینه های کسب و کار خود کوشا باشید.
در این شرایط، کارمندان نیز باید شما را همراهی کنند. ولی نکته‌ی مهم این است که شما باید از آن‌ها بخواهید و شما باید آن‌ها را راهنمایی کنید که همه‌ی منابع شرکت را به شکل بهینه مصرف کنند. این مسئله حتی می‌تواند میزان تعامل میان کارفرما و کارمند را افزایش دهد.
وقتی صحبت از کاهش هزینه‌ها در کسب و کار به میان می‌آید، منظور این نیست که باید امکانات را کم کنید یا از کارمندان بیشتر از ظرفیت‌شان استفاده کنید. کاهش هزینه‌ها یعنی تلاش برای تسهیل فرایندها به گونه‌ای که با پول کم‌تر، دست‌کم نتیجه‌ای مشابه به دست بدهند.