چه میزبان یک جشن بزرگ یا جمع خودمانی باشید، قطعا دلتان می خواهد که مهمانانتان اوقات خوبی داشته باشند. با آماده سازی های لازم و کمک گرفتن از یک گروه متخصص در این زمینه، می توانید از موفقیت مراسم مطمئن شوید. میزبانی موفق از یک مراسم در گرو آماده سازی قبل از مراسم است، بنابراین اگر همه چیز از قبل هماهنگ شده باشد، می توانید زمینه لذتبخش شدن مراسم برای همه میهمانان را فراهم کنید. اگر زیاد بودن کارهایتان (نظافت، برنامه ریزی، آماده کردن غذا یا شست و شوی ظروف بعد از مراسم) برایتان سخت است، می توانید از کمک نظافتچی های حرفه ای استفاده کنید.
آمادگی برای مراسم
قبل از شروع مراسم باید آماده مراسم شوید و طی گامهای زیر می تواند به این فرایند کمک کند.
مشخص کنید که میزبان چه مراسمی هستید.
داشتن اصول مشخص اجرای مراسم، تصمیم گیری ها را ساده تر می کند؛ آیا میزبان یک مراسم جشن مثل تولد، سالگرد ازدواج یا مجلس ختم و حتی یک دورهمی ساده هستید؟ قبل از شروع کار باید از خودتان درباره نوع مراسمتان سوال کنید. این به شما در تصمیم گیری برای دعوت مهمان ها، چیزهایی که باید بخرید و نحوه آماده سازی کمک می کند و از همه مهم تر در پذیرایی از مراسم جشن یا ختم شما نیز تاثیر دارد زیرا پذیرایی هر مراسمی متفاوت با دیگری است.
مهمانان را به جایی دعوت کنید که می دانید قدرت کنترلش را دارید.
در دعوت از مهمانان باید فکر کنید که همه آنها به مراسم شما می آیند، نه اینکه تعداد زیادی را دعوت کنید و امیدوار باشید که بخشی از آنها نتوانند به مهمانی بیایند. بهتر است که اول به اندازه مد نظرتان دعوت کنید و اگر کسی نتوانست بیاید، نفرات دیگری را جایگزین آنها کنید.
- حتما به امکان آوردن همراه را نیز در دعوتنامه ها ذکر کنید.
- تعداد مهمانان را با توجه به نوع مهمانی انتخاب کنید؛ اگر قرار به برگزاری یک محفل خصوصی تر بود، سعی کنید تعداد افراد را به 8 تا 12 نفر محدود کنید و در صورت بزرگتر بودن مراسم، تعداد بیشتری را دعوت کنید.
درباره مهمانی در دعوتنامه بنویسید.
حتما درباره مراسمی که برگزار می شود، برای مهمانانتان بنویسید تا بدانند که با چه فضایی روبرو می شوند. برای مثال اگر قرار است که یک مراسم سنگین و رنگین و یا یک مراسم خودمانی داشته باشید، حتما به مهمانان هم باید بگویید تا خود را متناسب با این فضا آماده کنند و در برخورد با جو مراسم، شوکه نشوند.
- اینکه در شرح مراسم بنویسید که “غروب قرار است دور هم جمع شویم و شام را کنار هم بگذرانیم” به مهمانان می گوید که لازم نیست لباس رسمی بپوشند و هر طور که راحت تر باشند، بیایند.
اگر از کمک‌های یک نظافتچی حرفه ای استفاده نمی کنید، خانه را قبل از رسیدن مهمان ها کاملا تمیز کنید.
فضایی را فراهم کنید که حس مزاحمت به مهمانانتان القا نشود؛ اگر دلتان نمی خواهد که مهمان ها وارد بعضی از اتاق ها شوند، در آن را ببندید و باقی درها را باز بگذارید. دستمال و مواد شوینده کافی را در سرویس بهداشتی و در دسترس همه قرار دهید و جای تمیزی را نیز برای قرار دادن لباس و وسایل مهمانان در نظر بگیرید. اگر قرار است که از ظروف خودتان برای مراسم استفاده کنید، از تمیز و آماده بودن آنها مطمئن شوید. اگر وقت کافی را برای نظافت منزل ندارید، حتما از کمک های یک تیم نظافتی حرفه ای استفاده کنید.
- اگر برنامه ای برای یک مجلس رقص و پایکوبی یا پیک نیک در هوای آزاد ندارید، حتما از وجود تعداد صندلی کافی برای همه مطمئن شوید.
- برای میزبانی یک مراسم موفق الزاما به تزئینات مختلف نیازی نیست، اما وجود آن می تواند به ایجاد یک فضای مناسب برای مراسم کمک کند؛ بنابراین اگر تصمیم به استفاده از تزئینات بود، حتما قبل از شروع مراسم از نصب مناسب آن در جاهای درست، مطمئن شوید.
- در برگزاری یک مراسم بزرگ سعی کنید، وسایل ظریف و شکستنی را از جلوی دست و پا دور کنید.
در صورت سرو غذا از تهیه غذای کافی مطمئن شوید.
می توانید خوراکی های لازم برای کل مراسم را به کمک چیپس و ماست، پنیر و کراکر و بشقاب سبزیجات مدیریت کنید. اگر قرار به سرو غذا باشد، می توانید از این اسنک ها برای سرگرم کردن مهمانان تا آماده شدن غذای اصلی استفاده کنید. اما لازم نیست که کل روز را در آشپزخانه سپری کنید، زیرا می توانید از غذاهای نیمه آماده یا از کترینگ های نزدیک خانه برای تهیه غذا استفاده کنید.
- همه غذاها را روی میز نیاورید؛ ابتدا چند کاسه و پس از خالی شدن آنها باقی غذا را سرو کنید.
- در تهیه غذا به موارد دیگر نیز دقت کنید؛ برای مثال وجود بادام در غذا را حتما با زدن یک برچسب بر روی ظرف به اطلاع کسانی برسانید که شاید به بادام حساسیت دارند.
- اگر خودتان می خواهید آشپزی کنید، زمان کافی را برای آماده سازی غذاها کنار بگذارید؛ سعی کنید غذا را بیش تر از حد نیاز (برای مثال به اندازه 2 تا 3 نفر بیشتر) آماده کنید تا کم نیاید.
- سعی کنید غذاهای گرم و سرد را با فاصله از هم قرار دهید و زدن برچسب بر روی ظروف غذا هم می تواند مفید باشد.
میزبانی خوب از مهمانان
میزبانی موفق یک مراسم تنها در آماده سازی های پیش از آن محدود نمی شود و میزبانی مراسم در طول آن نیز ادامه پیدا می کند؛ برای برگزاری هر چه موفق تر مراسم، از این نکات پیروی کنید.
هر اتفاقی که افتاد، آرامشتان را حفظ کنید.
همه چیزهایی که تا الان گفتیم به این خاطر است که می خواهید یک میزبان عالی باشید. نباید این حس را به مهمانانتان منتقل کنید که شما را تحت فشار گذاشته اند، زیرا در این صورت خودشان هم ناراحت خواهند شد. ممکن است نوشیدنی به روی زمین بریزد، گفت و گوها کم شوند یا غذا کم بیاید؛ هیچ نگران نباشید! سعی کنید رفتار دوستانه و گرم خود را در هر صورت حفظ کنید و این حس را به مهمانان منتقل کنید که یک بار اضافه برای میزبان نیستند.
سلام و احوالپرسی با هر یک از مهمانان را فراموش نکنید.
فضای دوستانه مراسم را با یک سلام و احوالپرسی گرم با مهمانان، برایشان مشخص کنید. لباسشان را بگیرید و برایشان آویزان کنید و آنها را به محل درست راهنمایی کنید. اگر بعضی از مهمانان برای اولین مرتبه به خانه شما آمده اند، بهتر است که محل غذاخوری و سرویس بهداشتی مهمان را به آنها نشان دهید. اگر می توانید زمانی را برای صحبت با آنها اختصاص دهید و اگر مشغول آشپزی یا کار دیگری هستید، آنها را به سالن پذیرایی هدایت کنید، یک نوشیدنی به آنها تعارف کنید و با لبخند از نبودن در کنارشان معذرت خواهی کنید.
زمانی را به هر یک از مهمانان اختصاص دهید.
وقتی همه چیز آرام شد و مراسم شروع شد، زمانی را برای صحبت کردن با هر مهمان اختصاص دهید. قطعا مطمئن شدن از رضایت همه مهمانان دشوار است، اما همین که زمانی را برای هر یک از مهمانان بگذارید می تواند نظر مثبتشان را جلب کند. البته این موضوع نباید به یک حرکت از پیش تعیین شده و مشخص تبدیل شود، تنها لازم است که قبل از اتمام شب، یک لحظه زیبا را به هر یک از مهمانان هدیه دهید.
هر چند وقت یکبار به مهمانتان سر بزنید.
یک میزبان خوب باید هر چند مدت یکبار به مهمانان خود سر میزند تا متوجه نیازات آنها بشود. اگر شما میخواهید که از تمام طول جشن لذت ببرید یا مراسم ختمی دارید که توانایی پذیرایی از مهمانان خود را ندارید میتوانید افرادی را برای پذیرایی از مراسم ختم یا جشن خود استخدام نمایید یا از خدمات پذیرایی از مراسم ترحیم و جشن شرکت‌های خدماتی استفاده نمایید.
نظافت ظروف را برای فردای جشن بگذارید.
قطعا مهمانانتان دوست ندارند که شما را در طول مراسم، در حال نظافت ببینند؛ پس سعی کنید که فضاهایی را برای انداختن زباله هایی مثل بطری، قوطی یا فنجان در نظر بگیرید تا مجبور نباشید که همه این کارها را خودتان انجام دهید. تا جایی که سعی دارید، خودتان هم از مراسم لذت ببرید و کارها را برای بعد بگذارید.
انجام نظافت می تواند نشانه ای از اتمام مراسم و وقت رفتن باشد؛ در واقع کسی که این کار را می کند، به نوعی به مهمانان می گوید که کم کم وقت رفتن رسیده است و از حضورتان خوشحال شدیم!