ایجاد و تدوین طرح مدیریت ریسک موثر و کارآمد می‌تواند کمک کند جلوی مشکلات کوچک را بگیریم و از تبدیل شدن آن‌ها به معضلات بزرگ جلوگیری کنیم. انواع مختلف طرح های مدیریت ریسک می‌توانند به محاسبه‌ی احتمال وقوع یک رویداد بپردازند، و اینکه آن رویداد چگونه ممکن است بر شما اثر بگذارد، ریسک مخاطره‌های بخصوص را تعریف کنند و مشکلات مربوط به آن ریسک‌ها را تجزیه و تحلیل کنند. داشتن چنین طرحی ممکن است به مواجه با اوضاع بد کمک کند یا اینکه اساسا قبل از وقوع جلوی آن‌ها را بگیرد.
مراحل تدوین طرح مدیریت ریسک
۱. درک کنید مدیریت ریسک چگونه عمل می‌کند
ریسک، اثر (مثبت یا منفی) یک پیشامد یا یک سری از پیشامدها است که در مکان یا مکان‌هایی اتفاق می‌افتند. این عامل از طریق احتمال تبدیل شدن یک پیشامد به مشکل و اثری که خواهد داشت محاسبه می‌شود. (ریسک = احتمال × تاثیر). برای تحلیل ریسک عوامل مختلفی باید مشخص شوند از جمله:
– پیشامد: چه چیزی ممکن است اتفاق بیفتد؟
– احتمال: چقدر محتمل است که اتفاق بیفتد؟
– اثر: اگر اتفاق بیفتد چقدر بد خواهد بود؟
– تخفیف: چگونه می‌توانید احتمال را تخفیف دهید (و تا چه مقدار)؟
– احتمال وقوع: چگونه می‌توانید اثر را کاهش دهید (و تا چه مقدار)؟
– کاهش: تخفیف × احتمال وقوع
– افشاء: ریسک – کاهش
۲. پروژه را تعریف کنید
در این مقاله، بگذارید تظاهر کنیم شما مسئول سیستم کامپیوتری هستید که به گروه بزرگی از مردم اطلاعات مهم (اما نه حیاتی) را ارائه می‌کند. کامپیوتر مرکزی که این سیستم بر روی آن نصب شده قدیمی است و نیاز به تعویض دارد. کار شما آن است که برای این جابجایی یک طرح مدیریت ریسک ایجاد کنید. این مدلی ساده شده خواهد بود و اثر آن به صورت بالا، متوسط، یا پایین فهرست بندی خواهد شد (که خیلی رایج است به خصوص در مدیریت پروژه)
۳. از دیگران داده‌های ورودی بگیرید
درباره‌ی ریسک‌ّها از شگرد بارش فکری (برین استورم) استفاده کنید. چندین نفر را که با پروژه آشنا هستند دور هم جمع کنید و از آن‌ها بخواهید درباره‌ی آنچه ممکن است اتفاق بیفتد، و همین طور درباره‌ی چگونگی کمک به پیشگیری از آن، و این که در صورت وقوع چه باید کرد داده‌هایی به شما بدهند. یادداشت‌های بسیاری بردارید! شما از داده‌های این جلسه‌ی مهم چندین بار در طی انجام مراحل زیر استفاده خواهید کرد. سعی کنید درباره‌ی ایده‌های ارائه شده فکرتان باز باشد. «خارج از چارچوب» فکر کردن خوب است، اما کنترل جلسه را از دست ندهید. باید متمرکز و معطوف به هدف باقی بماند.
واژه نامه جامع کسب و کار: ۱۰۰ اصطلاح رایج کسب و کار، سرمایه گذاری و کارآفرینی
۴. پیامدهای هر ریسک را شناسایی کنید
از جلسه‌ی طوفان فکری، اطلاعاتی درباره‌ی این که اگر ریسک‌ها تحقق پیدا کنند چه اتفاقی خواهد افتاد جمع‌آوری کرده‌اید. هر ریسک را به پیامدهایی که در طول آن جلسه به آن‌ها دست یافتید ربط بدهید. «تاخیر پروژه» به اندازه‌ی «پروژه تا ۱۳ روز به تاخیر خواهد افتاد» مطلوب نیست. اگر ارزش ریالی وجود دارد آن را فهرست کنید؛ فقط این که بگوییم «بیش از بودجه» خیلی کلی است!
۵. مسائل بی‌ربط را حذف کنید
اگر در حال نقل مکان هستید، به عنوان مثال، سیستم کامپیوتری یک نمایندگی خودرو، هستید، پس تهدیداتی مانند جنگ هسته‌ای، طاعون همه‌گیر یا سیارک‌های قاتل چیزهایی هستند که اغلب پروژه را بر هم خواهند زد. چیزی وجود ندارد که بتوانید برای برنامه‌ریزی آن‌ها انجام دهید یا اثرشان را کمتر کنید. ممکن است آن‌ها را در ذهن بسپارید، اما این نوع چیزها را در طرح ریسک‌تان نگنجانید.
۶. تمام عناصر ریسک تعریف شده را فهرست کنید
نیازی نیست آن‌ها را به ترتیب خاصی پشت سر هم بچنید. فقط کافی است یک به یک آن‌ها را فهرست کنید.
۷. احتمال وقوع را تعیین کنید
برای هر عنصر ریسک در فهرست‌تان، معین کنید که آیا احتمال به وقوع پیوستن آن بالا، متوسط یا پایین است. اگر مجبور هستید از اعداد و ارقام استفاده کنید پس احتمال را روی مقیاسی از ۰.۰۰ تا ۱.۰۰ ، ۰.۰۱ تا ۰.۳۳= پایین، ۰.۳۴ تا ۰.۶۶ = متوسط، ۰.۶۷ تا ۱.۰۰ = بالا در نظر بگیرید.
– نکته: اگر احتمال رخداد پیشامدی صفر بود، در آنصورت آن را از فهرست ملاحضات حذف خواهیم کرد. دلیلی ندارد چیزهایی را در نظر بگیریم که نمی توانند اتفاق بیفتند.
۸. میزان اثر را تعیین کنید
در کل، میزان اثر را بر مبنای چند رهنمود از پیش تعیین شده بالا، متوسط، یا پایین معین کنید. اگر واقعا مجبور به استفاده از اعداد و ارقام هسیتد مقیاسی از ۰.۰۰ تا ۱.۰۰ را در نظر بگیرید به این منوال که ۰.۰۱ تا ۰.۳۳= پایین، ۰.۳۴ – ۰.۶۶= متوسط، ۰.۶۷ – ۱.۰۰ بالا.
– نکته: اگر اثر یک پیشامد صفر است نباید در فهرست بیاید. دلیلی ندارد چیزهایی را که بی‌ربط، و نامربوط به احتمال هستند (سگ من شام خورد) را مورد توجه قرار دهیم و به حساب بیاوریم.
۹. ریسک مربوط به عنصر را تعیین کنید
اغلب، برای این کار از یک جدول استفاده می‌شود. اگر از مقادیر پایین، متوسط، و بالا برای احتمال و اثر استفاده کرده‌اید، پس همان جدول فوق در اینجا هم به کار می‌آید. اگر از مقادیر عددی استفاده کرده‌اید، باید یک سیستم درجه‌‌بندی کمی پیچیده‌تر مشابه جدول دوم که در اینجا ذکر شد را در نظر بگیرید. شایان ذکر است هیچ فرمول کلی و جامعی برای ترکیب احتمال و اثر وجود ندارد؛ این بین آدم‌ها و پروژه‌های مختلف متفاوت خواهد بود. این فقط یک مثال است (به رغم اینکه از زندگی واقعی گرفته شده است):
– در تحلیل انعطاف پذیر باشید: گاهی ممکن است عقب و جلو کردن بین عنوان‌های بالا-متوسط-پایین و عنوان‌های عددی کار درستی باشد. ممکن است از جدولی مشابه جدولی که در تصویر زیر آمده است استفاده کنید.
۱۰. ریسک‌ها را رتبه بندی کنید
تمام عناصری را که از بالاترین ریسک تا پایین‌ترین ریسک شناسایی کرده‌اید فهرست کنید.
۱۱. ریسک کل را محاسبه کنید
این همان جایی است که اعداد به کمک شما می‌آیند. در جدول ۶، ۷ ریسک تعین شده به صورت بالا، بالا، متوسط، متوسط، متوسط،پایین، و پایین را دارید. این را می‌توان به صورت ۰.۸، ۰.۸، ۰.۵، ۰.۵، ۰.۵، ۰.۲ و ۰.۲ از جدول پنج نیز تعبیر کرد. متوسط ریسک کل در آن صورت ۰.۵ است که به سطح متوسط تعبیر می‌شود.
۱۲. استراتژی‌های تخفیف را ایجاد کنید
تخفیف برای کاهش احتمال تحقق یافتن ریسک تعیین می‌شود. معمولا فقط این کار را برای عناصر بالا و متوسط انجام خواهید داد. ممکن است بخواهید اقلام کم ریسک را تخفیف دهید، اما قطعا انواع دیگر را ابتدا مورد بررسی قرار خواهید داد. به عنوان مثال، اگر یکی از عناصر خطر آن باشد که در تحویل بخش‌های حیاتی تاخیر وجود خواهد داشت، شما این ریسک را می‌توانید با سفارش زودتر در پروژه تخفیف دهید.
۱۳. طرح‌های احتمال وقوع درست کنید
احتمال وقوع برای کاهش اثر در صورت تحقق یافتن یک ریسک، طراحی می‌شود. باز هم، معمولا فقط احتمالات وقوع را برای عناصر بالا و متوسط درست خواهید کرد. به عنوان مثال، اگر قطعاتی حیاتی که نیاز دارید به موقع وارد نشوند، ممکن است در اثنایی که منتظر رسیدن قطعات جدید هستید مجبور به استفاده از قطعات قدیمی و فعلی بشوید.
۱۴. اثربخشی استراتژی‌ها را تحلیل کنید
احتمال و اثر را چه میزان کاهش داده‌اید؟ استراتژی‌های احتمال وقوع و تخفیف را ارزیابی کنید و درجه‌بندی‌های موثر را مجددا به ریسک‌های خود تخصیص بدهید.
۱۵. ریسک موثرتان را محاسبه کنید
حالا ۷ ریسک شما «متوسط، متوسط، متوسط، پایین، پایین، پایین، و پایین» هستند، که به «۰.۵، ۰.۵، ۰.۵، ۰.۲، ۰.۲، ۰.۲، و ۰.۲» تعبیر می‌شوند. این مجموعه ریسک متوسط ۰.۳۲۹ را به دست می‌دهد. با نگاه کردن به جدول ۵، می‌بینیم که ریسک کل اکنون «پایین» طبقه‌بندی می‌شود. در اصل، این ریسک متوسط (۰.۵) بود. بعد از اضافه شدن استراتژی‌های مدیریت، ارائه (افشاء) شما پایین است (۰.۳۲۹). این یعنی شما به یک کاهش ۳۴.۲٪ در ریسک از طریق تخفیف و احتمال وقوع دست پیدا خواهید کرد. چندان بد نیست!
۱۶. ریسک‌های‌تان را تحت نظارت بگیرید
حالا که می دانید ریسک‌های‌تان چه هستند، باید تعیین کنید از کجا می‌دانید محقق خواهند شد در نتیجه خواهید دانست که چه وقت و آیا باید احتمالات وقوع‌تان را لحاظ کنید. این کار با مشخص کردن سرنخ‌های ریسک انجام می‌شود. برای هر یک از عناصر ریسک بالا و متوسط این کار را انجام بدهید. بعد، با پیشرفت پروژه‌تان، قادر خواهید بود تعیین کنید آیا یک عنصر ریسک به مشکل ( مسئله) تبدیل شده است یا نه. اگر این سرنخ‌ها را نشناسید، احتمال اینکه یک ریسک در خفا تحقق بپذیرد و بر پروژه تاثیر بگذارد – حتی اگر احتمالات وقوع خوبی را به کار گرفته باشید – بسیار زیاد خواهد بود.