مجموعه آفیس یکی از پرکاربردترین مجموعه نرم‌افزارهایی است که در ادارات و سازمان‌ها بسیار مورداستفاده قرار می‌گیرد و کاربرد بسیار زیادی دارد. استفاده از نرم‌افزارهایی مانند اکسل، ورد، اکسس، پاورپوینت و… در اداره‌ها و سازمان‌ها بسیار رایج است و همین موضوع باعث شده است که خیلی از شرکت‌ها و سازمان‌ها، به فکر آموزش آفیس کارمندان بیفتند. آموزش آفیس به کارمندان، باعث می‌شود که افراد بتوانند حرفه‌ای‌تر با این نرم‌افزارها کار کنند و این موضوع هم می‌تواند روی افزایش بهره‌وری آنها تأثیر می‌گذارد و هم باعث می‌شود که سرعت بیشتری در انجام کارها داشته باشند و بتوانند کارهای مربوط به سازمان را سریع‌تر و راحت‌تر انجام دهند.
به همین خاطر می‌خواهیم در این مقاله در مورد آموزش آفیس کارمندان صحبت کنیم و بگوییم که اصلاً چرا باید برای آموزش سازمانی نرم‌افزارهای آفیس برنامه‌ریزی کنید و این کار چه فایده‌ای دارد و برای چنین کاری باید چه گام‌هایی را انجام دهید. اگر برای سازمان خودتان به دنبال این هستید که روش‌هایی را برای افزایش بهره‌وری پیدا کنید و بتوانید کاری کنید که هم کارکنان شما بتوانند راحت‌تر کار کنند و هم کارهای سازمان را با سرعت بیشتری انجام دهند، توصیه می‌کنیم تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا شما را با معجزه آموزش سازمانی آفیس آشنا کنیم و اطلاعات خوبی در این زمینه به شما ارائه دهیم. در اینجا مایلم مجموعه آموزش نرم افزارهای آفیس فرادرس را به شما معرفی کنم؛ برای دریافت این آموزش روی لینک زیر کلیک کنید:
نرم افزارهای آفیس چه کاربردی در اداره ها و سازمان ها دارند؟
در همه شرکت‌ها و اداره‌ها، کارهایی انجام می‌شود که برای انجام آنها به نرم‌افزارهای آفیس وابسته خواهید بود و به همین خاطر است که شرکت مایکروسافت نام این مجموعه نرم‌افزار را آفیس گذاشته است. مثلاً هر شرکتی برای نامه‌نگاری سازمانی یا تایپ اسناد مختلف، نیاز به نرم‌افزار ویرایشگر دارد که در این مجموعه، نرم‌افزار ورد می‌تواند مورداستفاده قرار بگیرد و کار شما را برای ویرایش و نگارش متن راحت کند. یا هر سازمانی نیاز به فایل‌هایی برای آمارگیری و ارائه گزارش‌های مالی و… دارد که در مجموعه آفیس، نرم‌افزار اکسل می‌تواند کمک کند چنین کاری را به‌راحتی انجام دهیم و داشبوردهای حرفه‌ای طراحی کنیم.
برای ارائه برخی از آمارها و آموزش‌های سازمانی در هر شرکتی، نیاز به ساخت اسلایدهای ارائه داریم که نرم‌افزار پاورپوینت یکی از معروف‌ترین نرم‌افزارهای ساخت پرزنتیشن در دنیا است و می‌تواند به ما در این کار کمک کند. برای ساخت بانک اطلاعاتی به نرم‌افزاری مناسب برای این کار احتیاج داریم که نرم‌افزار اکسس می‌تواند چنین قابلیتی را در اختیار ما قرار داده و کمک کند که بانک‌های اطلاعاتی فوق حرفه‌ای را بسازیم. تمام این نرم‌افزارها کمک می‌کنند که کارهای یک شرکت بهینه‌تر و منظم‌تر انجام شوند و بتوانیم به بهترین شکل کارها را انجام دهیم. به همین خاطر است که آموزش آفیس کارمندان در شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار رایج شده است و یکی از مهمترین انتخاب‌ها در آموزش سازمانی است.
آموزش آفیس کارمندان برای چه افرادی مناسب است؟
همان‌طور که در قسمت قبلی گفتیم، مجموعه آفیس شامل نرم‌افزارهایی بسیار کاربردی است که به پیشبرد کار شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک زیادی می‌کنند و باعث می‌شود که کارها راحت‌تر انجام شود. اما آیا نیاز است یک کارمند به تمام این نرم‌افزارها مسلط باشد؟ آیا کارمندان باید بتوانند تمام این نرم‌افزارها را به‌خوبی مدیریت کرده و از آنها استفاده کنند؟ جواب خیر است، زیرا هر کارمند در جایگاه خود نیاز به برخی کارها دارد که باید آنها را انجام دهد و ممکن است به تمام این نرم‌افزارها نیازی نداشته باشد. در ادامه می‌خواهیم بگوییم که یادگیری آفیس توسط کارکنان یک شرکت چه فوایدی دارد و چه کارمندانی بهتر است به این نرم‌افزارها مسلط باشند تا بتوانند کارهای خود را بهتر و راحت‌تر انجام دهند. یادگیری آفیس برای افراد با جایگاه‌های شغلی زیر ضروری است:
منشی شرکت
منشی شرکت‌ها معمولاً اشخاصی هستند که باید کارهای مختلف دفتری مانند تنظیم و برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات، نوشتن و تایپ نامه‌های اداری و… را انجام دهند تا بتوانند کارهای خود را به بهترین شکل ممکن انجام داده و نظم کافی را داشته باشند. برای چنین اشخاصی نیاز است که حتماً کار با نرم‌افزارهای ورد و اکسل را بلد باشند تا بتوانند نگارش نامه‌ها و برنامه‌ریزی‌های مختلف را به‌خوبی انجام داده و مشکلی در این زمینه نداشته باشند. حتی بد نیست منشی دفتر بتواند با نرم‌افزار اوت لوک نیز کار کند تا برای ارسال ایمیل‌های اداری و اسناد مشکلی نداشته باشد و بتواند به بهترین شکل این کارها را انجام داده و وظایف خود را به پایان برساند. البته در برخی از شرکت‌ها ممکن است کارهای دیگری مانند ساخت اسلایدهای پاورپوینت برای ارائه و… را نیز از منشی بخواهند که اگر منشی کار با این نرم‌افزار آفیس را نیز بلد باشد، می‌تواند تمامی کارهای محوله را به بهترین شکل انجام دهد.
کارکنان بخش فروش و بازاریابی
بخش فروش و بازاریابی یکی از مهمترین بخش‌های هر سازمانی است و معمولاً با آمارها و ارقام مختلفی سروکار دارند که باید بتوانند این آمارها را به بخش‌های دیگر سازمان نیز منتقل کنند. به همین خاطر برای کارکنان این بخش آشنایی با نرم‌افزار اکسل بسیار حیاتی است؛ زیرا کارکنان بخش فروش و بازاریابی با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توانند به‌راحتی داشبوردهای حرفه‌ای را طراحی کرده و با استفاده از این داشبوردها، گزارش‌های خود را در قالبی حرفه‌ای و خوب ارائه دهند. البته گاهی اوقات نیز ممکن است برای برخی از کارهای موردنیاز در زمینه تبلیغات و فروش، نیاز به ارائه سازمانی داشته باشند که در این حالت به نرم‌افزار پاورپوینت نیاز پیدا خواهند کرد و می‌توانند با استفاده از این نرم‌افزار، بهترین ارائه‌ها را ساخته و انجام دهند.
کارکنان بخش حسابداری
کارکنان بخش حسابداری نیز یکی دیگر از بخش‌های سازمان هستند که احتمالاً به آموزش آفیس کارمندان نیاز خواهند داشت؛ زیرا معمولاً خروجی نرم‌افزارهای حسابداری مانند هلو و… به صورت فایل اکسل است. در بخش حسابداری، افراد نیاز به ثبت اعداد و ارقام دارند و به همین دلیل باید کار با نرم‌افزار اکسل را بلد باشند. همچنین کارکنان این بخش ممکن است نیاز به ساخت بانک اطلاعاتی داده‌های سازمان داشته باشند که در این حالت به نرم‌افزار اکسس نیاز پیدا می‌کنند. بنابراین بد نیست که کارکنان بخش حسابداری، به نرم‌افزارهای اکسس و اکسل تسلط خوبی داشته باشند تا بتوانند کارهای مالی را با استفاده از این نرم‌افزارها انجام دهند.
کارکنان بخش بایگانی و اسناد
کارکنان بخش بایگانی و اسناد ادارات نیز یک دسته دیگر از کارکنان هستند که معمولاً به آموزش آفیس کارمندان نیاز پیدا می‌کنند و در آموزش سازمانی این افراد، بهتر است که کار با نرم‌افزارهای آفیس نیز وجود داشته باشد. این کارکنان نیاز به این دارند که بتوانند اسناد مختلف را بسازند و چاپ و توسعه آنها را انجام دهند و همچنین بتوانند کارهای بایگانی را به‌خوبی به انجام برسانند. به همین خاطر نیاز است که کار با نرم‌افزارهایی مانند ورد و پابلیشر آفیس را به‌خوبی بلد باشند. نرم‌افزار ورد یک نرم‌افزار ویرایش متن است که به کارکنان این بخش این امکان را می‌دهد که بتوانند به بهترین شکل ممکن متن‌ها را ویرایش کرده و آنها را تایپ و صفحه‌بندی کنند و حتی خیلی از کارهای حرفه‌ای دیگر مانند صفحه‌آرایی، فهرست‌نویسی و… را نیز می‌توان با این نرم‌افزار انجام داد. نرم‌افزار آفیس پابلیشر نیز به‌صورت تخصصی روی چاپ متمرکز است و می‌توانید با استفاده از آن، کار ساخت اسناد چاپی و بنر و… را انجام دهید که این موضوع کمک می‌کند کارکنان بخش بایگانی و اسناد بتوانند به راحت‌ترین شکل ممکن، نیازهای خودشان را برطرف کنند.
کارکنان بخش‌های مربوط به مدیریت پروژه‌ها
سازمان‌هایی که پروژه‌های مختلفی دارند و برای این پروژه‌ها نیاز به برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مناسبی دارند، باید بتوانند کارکنانی را مسئول این کار کنند تا آمارها و ارقام مربوط به پروژه را ثبت کرده و با برنامه‌ریزی درستی به هدف نهایی پروژه برسند. این کارکنان برای اینکه بتوانند به ساده‌ترین شکل ممکن کارهای خود را انجام دهند، نیاز به کار با نرم‌افزارهایی مانند آفیس پراجکت و اکسل خواهند داشت. نرم‌افزار اکسل همان‌طور که گفته شد کمک می‌کند بتوانند داشبوردهای مختلف کاری را ایجاد کرده و آمار و ارقام موردنیاز را در آنها ثبت کنند که این موضوع باعث می‌شود دید بهتری نسبت به پروژه خود داشته باشند. نرم‌افزار آفیس پراجکت نیز برای مدیریت پروژه‌های سازمانی طراحی شده است و به همین خاطر افراد می‌توانند با استفاده از این نرم‌افزار، به‌راحتی مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه‌های خود را انجام داده و آنها را جلو ببرند.
کارکنان پرمشغله
در هر شرکت و سازمانی، کارکنانی وجود دارند که بسیار پرمشغله هستند و به همین خاطر ممکن است کارهای مهم خود را فراموش کرده و از یاد ببرند. برای چنین کارکنانی معمولاً کاغذ و سررسید جوابگو نیست و نمی‌تواند به مدیریت کارهایشان کمک کند. به همین خاطر آفیس یک نرم‌افزار حرفه‌ای و فوق‌العاده برای این کارکنان ارائه داده است که وان نوت (One Note) نام دارد. این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید یادداشت‌های موردنیاز خودتان را انجام دهید و حتی وظایف و کارهایی که نیاز است را تعیین کنید تا بتوانید به بهترین شکل ممکن آنها را مدیریت کنید. همچنین این نرم‌افزار امکان کار تیمی را نیز در اختیار سازمان قرار می‌دهد و کارکنان بخش‌های مختلف می‌توانند با تعیین کارها و پروژه‌ها، آنها را به افراد مختلف واگذار کرده و از طریق ایمیل با هم در میان بگذارند. این موضوع کمک می‌کند که بتوانند به بهترین شکل ممکن کارها را مدیریت کنند و آنها را با هماهنگی جلو ببرند و کار تیمی در سازمان تقویت خواهد شد. بنابراین بد نیست که آموزش نرم‌افزار وان نوت نیز در آموزش آفیس کارمندان وجود داشته باشد تا کارکنان شرکت بتوانند به‌خوبی با این نرم‌افزار فوق‌العاده آشنا شده و از آن استفاده کنند.
چگونه آموزش آفیس کارمندان را شروع کنیم؟
قطعاً اگر بخواهید بهره‌وری را در سازمان خودتان افزایش دهید، یکی از انتخاب‌هایتان آموزش سازمانی نرم‌افزارهای آفیس خواهد بود؛ به همین خاطر باید بدانید برای آموزش این نرم‌افزار، چه‌کارهایی را نیاز دارید. برای آموزش آفیس کارکنان، می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید، هم می‌توانید یک استاد را به شرکت خودتان دعوت کنید تا در یک کارگاه فشرده این آموزش‌ها را به کارکنان شما ارائه دهد و هم می‌توانید از آموزش آنلاین کارکنان استفاده کنید. نکته قابل توجه این است که آموزش حضوری هم هزینه بسیار زیادی دارد و هم ممکن است باعث شود کارکنان نتوانند به‌راحتی به آموزش‌ها تسلط پیدا کنند. اما آموزش غیرحضوری هم هزینه پایین‌تری دارد و هم کمک می‌کند که کارکنان هر زمان بخواهند به آموزش مراجعه کرده و از آن برای مرور استفاده کنند. بنابراین توصیه ما این است که برای آموزش آفیس کارمندان، از آموزش آنلاین استفاده کنید و آموزش‌ها را با بهترین هزینه، از اساتید برتر ایران دریافت کنید تا بتوانید نتایج مناسبی را از این کار بگیرید.
معرفی طرح آموزش سازمانی فرادرس
یکی از بهترین روش‌ها برای افزایش مهارت‌های افراد داخل سازمان، کمک گرفتن از آموزش‌های آنلاین است. با استفاده از پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس، شما می‌توانید تمام مطالب آموزشی مرتبط با نرم افزار آفیس مانند ورد، اکسل، پاورپوینت، اکسس، وان نوت و… را در اختیار افراد سازمان خود قرار دهید و مهارت‌ها و تخصص اعضای تیم خود را افزایش دهید. با استفاده از طرح آموزش سازمانی فرادرس، شما این فرصت را خواهید داشت که تمام دوره‌های آموزشی را با هزینه مناسب تهیه کنید. همچنین شما می‌توانید از داخل پنل مدیریتی خود، روی پیشرفت مطالعاتی افراد نظارت داشته باشید. یکی از مهمترین دوره‌های آموزشی پلتفرم فرادرس، آموزش نرم‌افزارهای آفیس است که توسط بهترین اساتید ایران ضبط شده است. برای اطلاع از شرایط استفاده از طرح آموزش سازمانی فرادرس، روی لینک زیر کلیک کرده و از مزایای این طرح آموزشی فوق‌العاده استفاده کنید:
کلام آخر در مورد آموزش آفیس کارمندان
در این مقاله در مورد آموزش آفیس کارمندان صحبت کردیم و گفتیم که اصلاً نرم‌افزارهای آفیس چرا انقدر مهم هستند و یادگیری این نرم‌افزارها چطور می‌تواند در پیشبرد کارهای یک سازمان مهم و تاثیرگذار باشد. همچنین در ادامه گفتیم که آیا نیاز است تمام کارکنان با این نرم‌افزارها آشنا باشند یا خیر و بررسی کردیم که کارکنان بخش‌های مختلف، بهتر است به کدام نرم‌افزارهای آفیس مسلط باشند. در ادامه نیز گفتیم که چطور می‌توانید کار آموزش آفیس کارمندان را شروع کنید و در سازمان خودتان این آموزش‌ها را داشته باشید تا بتوانید از مزیت‌های این کار بهره‌مند شوید. امیدواریم این مقاله به شما کمک کرده باشد که با آموزش سازمانی آفیس آشنا شوید و بتوانید اهمیت این موضوع را به‌خوبی درک کنید تا در سازمان خودتان از مزیت‌های این نرم‌افزارها به‌خوبی استفاده کنید. از اینکه تا انتهای این نوشته با ما همراه بودید از شما متشکریم.