کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی

۱۵ گام برای پیاده سازی برنامه مدیریت تغییر در سازمان

دو نوع برنامه مدیریت تغییر در سازمان وجود دارد. یکی از آن‌ها به مقابله با تاثیر تغییر بر یک سازمان، و تسهیل دوره‌ی گذار می‌پردازد، و دیگری به پیگیری تغییرات در یک پروژه‌ی واحد، و ثبت مدارک مشخصی از اصلاحات و تغییرات یک محصول در محدوده‌ی یک پروژه کمک می‌کند. هر دوی این برنامه‌ها باعث می‌شوند هر آن‌چه را باید در مورد تغییرات انجام دهیم، بتوانیم به طور شفاف و دقیق به کل سازمان ابلاغ کنیم.

مدیریت تغییر

روش اول: ایجاد برنامه مدیریت تغییر در سازمان

۱. مشخص کردن دلایل تغییر

فهرستی را از عوامل تعیین‌کننده در تصمیم‌گیری برای تغییر تهیه کنید؛ عواملی از قبیل شکاف در عملکرد سازمان، فناوری جدید، یا تغییر در ماموریت سازمان.

یک روش برای مشخص کردن دلایل تغییر عبارت است از توصیف وضعیت کنونی سازمان و هم‌چنین، وضعیتی که این برنامه می‌تواند در آینده برای سازمان رقم بزند.

۲. تعیین نوع و محدوده‌ی تغییر

به طور مختصر، به توصیف ماهیت پروژه‌ی مدیریت تغییر مورد نظر خود بپردازید. بررسی کنید آیا این برنامه بر نقش‌های سازمانی، تغییرات در فرایند امور، تغییرات در سیاست‌ها، و / یا ساختار سازمانی تاثیر می‌گذارد یا خیر. فهرستی از دپارتمان‌ها، کار گروه‌ها، دستگاه‌ها، یا سایر بخش‌هایی از سازمان را تهیه کنید که ممکن است تحت تاثیر این برنامه قرار بگیرند.

مطلب مرتبط: ۵ راهکار مدیریت موثر و موفق نسل جوان هزاره و نسل Z

۳. تشخیص میزان پشتیبانی مسئولان و افراد ذینفع

فهرستی از تمام مسئولان و افراد ذینفعی را که ممکن است تحت تاثیر این برنامه قرار بگیرند، تهیه کنید؛ برای مثال، مدیر ارشد، مدیر پروژه، اسپانسر پروژه، مصرف‌کنندگان نهایی، و / یا کارمندانی که تحت تاثیر این تغییر قرار دارند. بررسی کنید آیا هر یک آن‌ها از این تغییر پشتیبانی می‌کنند یا خیر.

الف. چارتی را برای ابلاغ این تغییر به صورت شفاف و خلاصه تهیه کنید. یکی از قالب‌های مناسب برای تهیه‌ی این چارت، فهرستی است که در آن، میزان آگاهی، درجه‌ی پشتیبانی، و نفوذ هر یک از مسئولان یا افراد ذینفع در مقیاس‌های بالا/متوسط/ اندک گنجانده شده باشد.
ب. در صورت امکان، برای تعیین میزان این پشتیبانی، با هر یک از این افراد مصاحبه‌ی انفرادی ترتیب دهید.

۴. ایجاد یک گروه مدیریت تغییر

این گروه مسئول برقراری ارتباط با افراد ذینفع، گوش دادن به نگرانی‌های آن‌ها، و ایجاد اطمینان از انجام این تغییر به مناسب‌ترین شکل ممکن است. اعضای این گروه باید دارای اعتبار بالایی در سازمان و مهارت‌های ارتباطی خوبی باشند.

گروه مربوط به مدیریت تغییر باید شامل یک اسپانسر از سطوح ارشد اجرایی باشد. لازم است بر این مسئله تاکید شود که این گروه باید در ترویج و ابلاغ تغییرات کاملا فعال باشند؛ نه این‌که صرفا یک مسئولیت فرمایشی داشته باشند.

۵. ایجاد شیوه‌ای برای مدیریت سازمان در فرایند تغییر

پشتیبانی کامل آدم‌های بانفوذ و قدرتمند سازمان برای موفقیت در تغییر بسیار مهم است. از هر یک از اعضای ارشد سازمان بخواهید بازخوردشان را نسبت به تغییر بیان کنند، و برای داشتن نقشی فعال در حمایت و پشتیبانی از تغییرات با یکدیگر همکاری کنند.

مطلب مرتبط: ۲۳ نکته و توصیه عالی برای مدیریت مالی شخصی

۶. تهیه‌ی برنامه برای هر یک از مسئولان و افراد ذینفع

ریسک‌ها و نگرانی‌های هر یک از مسئولان و افراد ذینفع را در خصوص پشتیبانی از این تغییرات ارزیابی کنید. گروه مدیریت تغییر را مامور بررسی و رسیدگی به این نگرانی‌ها کنید.

۷. ایجاد یک برنامه‌ی ارتباطی

برقراری ارتباط مهم‌ترین بخش از مدیریت تغییر است. با تمام آدم‌هایی که تحت تاثیر این تغییر قرار می‌گیرند، در ارتباط باشید. همواره بر دلایل و اهمیت این تغییر، و فوایدی که برای سازمان و افراد به همراه خواهد داشت، تاکید کنید.

الف. مسئولان و افراد ذینفع باید به صورت شخصی و رو در رو با گروه مدیریت تغییر در ارتباط باشند. جلسات رو در رو بسیار حائز اهمیت هستند.
ب. فرایند برقراری ارتباط باید از سمت بالاترین سطح اسپانسر تغییرات، سرپرست مستقیم هر یک از کارمندان، و سایر سخنگویانی انجام شود که افراد ذینفع این تغییرات به آن‌ها اعتماد دارند. تمام این ارتباطات باید دارای یک پیام ثابت و محکم باشند.

۸. رسیدگی به مقاومت در برابر تغییر

همیشه در برابر هر گونه تغییر مقاومت‌هایی شکل می‌گیرند. این مقاومت‌ها معمولا در سطح فردی ایجاد می‌شوند؛ بنابراین، برای تشخیص علت‌ آن‌ها باید به صورت فردی با آدم‌های ذینفع صحبت کنید. تمام شکایات و اعتراضات را زیر نظر بگیرید تا گروه مدیریت تغییر بتواند به یک از آن‌ها رسیدگی کند. این نگرانی‌ها معمولا شامل موارد زیر می‌شوند:‌

الف. فقدان انگیزه برای تغییر، یا عدم درک فوریت و لزوم اعمال تغییرات
ب. عدم درک مناسب چشم‌انداز بزرگ‌تر برای سازمان یا دلیل اهمیت تغییر
پ. فقدان ورودی کافی برای شروع فرایند
ت. بروز شک و نگرانی درباره‌ی امنیت شغلی، نقش سازمانی افراد در آینده، یا مهارت‌ها و الزامات شغلی در آینده
ث. ناتوانی در مدیریت و برآوردن انتظارات لازم در شروع فرایند تغییر و برقراری ارتباط با افراد ذینفع

۹. مقابله با موانع

با افزایش و بهبود روابط یا تغییر استراتژی ارتباطی و مقابله با مشکلات خاص باید به انواع اعتراضات و شکایت‌ها رسیدگی کرد. رسیدگی به برخی از موانع و اعتراضات در برابر تغییر نیز نیازمند روش‌های خاصی است؛ این روش‌ها باید در برنامه‌ی مدیریت تغییر گنجانده یا جهت اجرای آن‌ها در مواقع لزوم، به گروه مدیریت تغییر محول شوند. برای مقابله با موانع می‌توانید هر یک از روش‌های زیر برای سازمان خود به کار بگیرید:

الف. برای هر گونه تغییر در نقش‌ها یا فرایند‌های سازمانی، پرورش توانایی‌های کارمندان را در بالاترین اولویت قرار دهید.
ب. چنان‌چه نگران پایین آمدن روحیه‌ی کارمندان یا یک فرایند گذار استرس‌زا هستید، با برگزاری یک رویداد سازمانی یا اعطای پاداش به کارمندان، وضعیت را تسکین دهید.
پ. اگر مسئولان و افراد ذینفع انگیزه‌های کافی برای تغییر ندارند، مشوق‌هایی را برای آن‌ها در نظر بگیرید.
ت. اگر افراد ذینفع احساس می‌کنند در جریان امور قرار ندارند، برای دریافت بازخوردهای‌شان و ایجاد تغییرات مناسب در برنامه‌ی مدیریت، جلساتی را به آن‌ها برگزار کنید.

مطلب مرتبط: ۱۳ توصیه و ایده خلاقانه برای مدیریت بازاریابی و فروش

روش دوم: پیگیری تغییرات در خصوص هر پروژه

۱. تعریف نقش‌های مربوط به مدیریت تغییر

نقش‌هایی را که برای انجام این پروژه مورد نیاز هستند، فهرست کنید. مسئولیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای هر نقش را توصیف کنید. حداقل باید یک مدیر پروژه را برای اعمال تغییرات در سطح روزانه، و یک مدیر مالی و اسپانسر را برای پیگیری پیشرفت کلی پروژه و اتخاذ تصمیمات سطح بالای مدیریت تغییر به کار بگیرید.

برای انجام پروژه‌های وسیع در سازمان‌های بزرگ، لازم است نقش مدیریت پروژه را بین چندین متخصص با دانش و مهارت مخصوص تقسیم کنید.

۲. ایجاد هیات کنترل تغییر

پروژه‌های نرم‌افزاری معمولا شامل یک هیئت کنترل تغییر هستند که از نمایندگان هر یک از گروه‌های ذینفع تشکیل می‌شود.  این هیئت به جای مدیر پروژه، درخواست‌های تغییر را تایید می‌کند، و تصمیمات را به سهامداران و آدم‌های ذینفع ابلاغ می‌کند. این روش برای پروژه‌هایی که دارای سهامداران و آدم‌های ذینفع بسیاری هستند، و هم‌چنین، پروژه‌هایی که نیازمند ارزیابی‌های مجدد و مکرر در خصوص مقیاس و اهداف اصلی پروژه هستند، بسیار کارساز است.

۳. ایجاد فرایندی برای اعمال درخواست‌های تغییر

هنگامی که یکی از اعضای گروه پروژه به روش برای پیشرفت و بهبود فرایند انجام کارها دست پیدا یابد، چگونه می‌تواند آن را از ایده به عمل واقعی تبدیل کند؟  طبق فرایند زیر، هر یک از اعضا، پس از جلب توافق گروه می‌توانند ایده‌ی خود را عملی کنند:

الف. اعضای گروه برگه‌ی درخواست تغییر را پر می‌کنند و آن را به مدیر پروژه تحویل می‌دهند.
ب. مدیر پروژه این درخواست را در بخش گزارش درخواست تغییر ثبت می‌کند؛ طبق این گزارش، مشخص می‌شود آیا این درخواست تایید یا رد شده است یا خیر.
پ. مدیر از اعضای گروه می‌خواهد برنامه‌ی تخصصی‌تری را تهیه کنند و میزان تلاش‌های مورد نیاز را تخمین بزنند.
ت. مدیر پروژه این برنامه را برای اسپانسر پروژه ارسال می‌کند؛ اسپانسر پروژه می‌تواند این برنامه تایید یا رد کند.
ث. در صورت تایید، این تغییر اعمال می‌شود. سهامداران و افراد ذینفع مرتبا در جریان امور و پیشرفت پروژه قرار می‌گیرند.

۴. تهیه‌ی فرم درخواست تغییر

هرگونه درخواست تغییر باید شامل داده‌های زیر باشد، و این داده‌ها باید در گزارش تغییر وارد شوند:

الف. تاریخ درخواست تغییر
ب. شماره‌ی درخواست تغییر، از طرف مدیر پروژه
پ. عنوان و توضیحات
ت. نام، ایمیل، و شماره‌ی تلفن فرد ارائه‌کننده
ث. میزان اولویت (بالا، متوسط، پایین) – برنامه‌های مدیریت تغییر با فوریت بالا ممکن است نیازمند ضرب‌الاجل‌های خاص باشند.
ج. شماره‌ی محصول و نسخه‌ی خاص (برای پروژه‌های نرم‌افزاری)

۵. افزودن اطلاعات تکمیلی به گزارش تغییر

گزارش تغییر باید تصمیم‌گیری‌ها و موارد اجرایی را نیز پیگیری کنند. علاوه بر اطلاعاتی که از فرم درخواست تغییر رونویسی می‌شوند، برای اطلاعات زیر نیز باید فضایی ایجاد کنید:

الف. نشانه‌ای برای تایید یا رد درخواست
ب. امضای فردی که مسئول تایید یا رد درخواست است
پ. تغییر ضرب‌الاجل اعمال تغییر
ت. تغییر تاریخ تکمیل

۶. پیگیری تصمیمات مهم

علاوه بر گزارش تغییرات روزانه، یک پروژه می‌تواند از فواید ثبت تصمیمات مهم نیز بهره ببرد. این گزارش می‌تواند پیگیری پروژه‌های طولانی مدت، یا پروژه‌هایی را که تحت تغییرات رهبری قرار گرفته‌اند، تسهیل کند. هم‌چنین، این گزارش می‌تواند به برقراری ارتباط با مشتریان یا مدیران کمک کند. برای ایجاد هر تغییر در ضرب‌الاجل‌ها، مقیاس یا الزامات پروژه، سطوح اولویت‌ها، یا استراتژی باید اطلاعات زیر را مد نظر قرار دهید:‌

الف. چه کسی این تصمیم را گرفته است
ب. این تصمیم چه هنگام اتخاذ شد
پ. خلاصه‌ای از دلایل اتخاذ این تصمیم، و فرایندی که برای رسیدن به آن طی شده است. هر گونه سند و مدرکی مربوط به این فرایند را به آن ضمیمه کنید.


ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازده – امیر رضا مصطفایی

منبع:wikihow

۱۵ گام برای پیاده سازی برنامه مدیریت تغییر در سازمان


برچسب ها

بازده

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پربازدیدترین ها

کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی