کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی

مدیریت پروژه: ۸ نکته درباره طرح یا پلن مدیریت پروژه

برنامه ریزی پایه‌ و اساسی است که هر پروژه‌ی موفقی روی آن ساخته می‌شود. وقتی آن پلن پروژه را اجرا می‌کنید ممکن است ابتکار نیز به مددتان بیاید، اما حتی آن نیز نیازمند یک چارچوب است وگرنه مدام دور خودتان خواهید چرخید. به قول معروف، ایجاد یک طرح یا پلن مدیریت پروژه علم موشک هوا کردن که نیست، اما حتی دانشمندان علوم موشک هم وقتی قرار است فیوز راکت‌های‌شان را روشن کنند برنامه و طرحی برای خودشان دارند. حتی ناسا از نرم افزار برنامه ریزی پروژه استفاده می‌کند. در واقع آن‌ها از مال ما استفاده می‌کنند، پس در اینجا روند ساده‌ای ارائه می‌شود تا تمام داده‌ّهایی که نیاز دارید و نحوه‌ی سازماندهی آن را برای شروع پروژه‌تان جمع‌آوری کنید.

طرح یا پلن مدیریت پروژه

۱. پلن مدیریت پروژه چیست؟

پیش از پرداختن به اصل مطلب، بگذارید مطمئن شویم درک درستی از پلن مدیریت پروژه داریم و می‌دانیم برای چه به چنین چیزی نیاز داریم. یک طرح پروژه از سه چیز ساخته می‌شود:

– فعالیت‌ها: وضعیت امور، اولویت، زمان، تعیین منابع انسانی و مالی، عودت، پیام‌های اطلاع رسانی و غیره.

– امور: کوچکترین کارهایی که پروژه‌ی بزرگتر را تشکیل می‌دهد.

– منابع: آنچه نیاز دارید – آدم‌ها، تجهیزات، سایت،‌ و غیره. – برای تکمیل کارهای پروژه‌تان.

این‌ها آن چیزهایی هستند که برای تکمیل پروژه به نحوی که در پرونده‌ی کسب و کارتان مشخص شده است نیاز دارید. پلن مدیریت پروژه سپس به بخش‌های زیر تقسیم می‌شود:

– مراحل پروژه

این چرخه‌ی عمر است، از آغاز، برنامه‌ریزی و اجرا تا نظارت، کنترل، و نهایتا، خاتمه. پس شما برنامه‌ی زمانبندی یک پروژه را به بخش‌های قابل هضم‌تری تقسیم می‌کنید. به آن‌ها به عنوان مینی-پروژه‌هایی فکر کنید که می‌توانند توسط یک سری مراحل مشخص نشان داده شوند، که علائمی الماس مانند بر روی جدول زمانبندی‌تان هستند.

مطلب مرتبط: مدیریت پول: ۵ لایه از پیاز پول که مدیریت مالی شخصی شما را میسازد

– برنامه زمانی فعالیت‌ها

این اساسا یک فهرست کارهای لازم‌الاجرا از چیزهای ضروری است که برای تکمیل پروژه باید انجام شوند. در اینجا است که شما هر چیز کوچک و بزرگی را در رابطه با حرکت پروژه از شروع تا پایان جمع‌آوری خواهید کرد. سپس فهرست را اولویت بندی کنید تا از اهمیت هر قلم درکی به دست آورید.

– امور

این‌ها کارهای کوچکی هستند که پروژه را در سطحی بزرگتر تشکیل می‌دهند. آن‌ها باید اقدام‌های کوچک و افزایشی در قبال محصول نهایی باشند. شما می‌توانید تمام آن‌ها را در برنامه‌ی زمانی فعالیت‌ها که در مرحله‌ی اولیه ایجاد کرده‌اید جای بدهید.

مطلب مرتبط: ۱۰ توصیه مهم برای مدیریت پول و سرمایه که همه باید بدانند

– مدت زمان

محاسبه‌ی اینکه انجام هر کار و مرحله چه مقدار زمان خواهد برد. این‌ها برآورد هستند، اما لازم است در مقایسه با چارچوب زمانی بزرگتری که برای تکمیل پروژه در اختیار دارید سنجیده شوند. واقع گرا باشید،‌ یادتان باشد که پروژه ضرب العجل دارد.

– بستگی‌ها

ذکر هر کاری که به سایر کارهای در شرف تکمیل بستگی دارد قبل از آن‌که شروع کنیم. شما می‌توانید این بستگی‌ها را ربط بدهید و آگاه‌سازی‌هایی را مشخص کنید تا تیم‌تان بداند چه وقت تکمیل می‌شوند، در نتیجه جلوی اعضای تیم گرفته نشود و پروژه از دست‌شان در نرود.

– منابع

آنچه برای انجام پروژه نیاز دارید. این می‌تواند هر چیزی باشد از آدم‌های تیم پروژه‌تان تا نرم افزار مدیریت پروژه و تجهیزات که برای تکمیل به جای امور در محلی که کارها باید برای فروشندگان و پیمانکاران بیرون انجام شود لازم هستند.

مطلب مرتبط: ۵ راهکار توانمندسازی کارکنان که برای آینده مدیریت ضروری است

– چارچوب زمانی

کار کردن در چارچوب ضرب العجل برای تعیین میزان زمانی که برای هر مرحله از پروژه در اختیار دارید. خط سیر زمانی به شما تصویری از برنامه‌ی زمانی و امور می‌دهد، که اجازه می‌دهند بهتر از نحوه‌ی کاستن از بار کاری‌تان سر در بیاورید.

– بودجه

چه هزینه‌هایی در تخصیص منابعی که برای تکمیل پروژه نیاز دارید دخیل خواهند بود؟ این عدد باید تایید شود، و قرار است در یک مرز و محدوده باشد، در نتیجه باید موقع انجام برآوردها واقع نگر باشید.

– یک تیم ببندید

شما برای اجرای طرح‌تان به یک تیم نیاز دارید، بسته به مهارت‌ها و تجارب لازم و اینکه آیا آن‌ها قرار است دورکاری کنند یا نزدیک کاری و … باید زمان تمرین را نیز در صورت لزوم لحاظ کنید و اگر هرگز پیش از این با هم کار نکرده‌اند زمانی هم برای  تمرین‌های تیمی اختصاص دهید.

– پیشرفت را نظارت کنید

سعی کنید برای نظارت و پیگیری میزان پیشرفت پلن پروژه‌تان طرحی داشته باشید. ابزارهای مدیریت پروژه‌ی آنلاین عملکردهایی را پیشنهاد می‌دهند که پیشرفت واقعی را با پیشرفت برنامه ریزی شده در زمان واقعی مقایسه می‌کنند، که به شما این کنترل را می‌دهد تا جلوی مسايل را پیش از تبدیل شدن به مشکل بگیرید. نرم افزار برنامه‌ریزی پروژه ابزارهایی را به شما می‌دهد که برای نظارت پروژه به آن‌ها نیاز دارید. چون آنلاین است، بلافاصله پی خواهید برد که چه وقت چیزی دارد از مدار مرسوم خود خارج می‌شود. هر چه زودتر به این موضوع اطلاع پیدا کنید بهتر است.

۲. اولین قدم‌ها برای ایجاد یک طرح مدیریت پروژه

همان طور که شروع به ایجاد طرح پروژه‌ی‌تان می‌کنید لازم است تعدادی از کارهایی را تعریف کنید که برای ارائه تصویر روشنی از آنچه برای انجامش برنامه ریزی کرده‌اید نیاز دارید.

– دامنه‌ی پروژه را تعیین کنید

این کار حد و مرزهای پروژه و مسئولیت‌ّهای هر یک از اعضای تیم را مشخص می‌کند. این کار با تعیین و مستند کردن اهداف پروژه‌ی مورد نظر، تحویل دادنی‌ّها، ویژگی‌ها، کارکردها، امور، ضرب العجل‌ها و هزینه‌ها انجام می‌شود.

– نقاط عطف امور را مشخص کنید

امور کارهای کوچکی هستند که کل پروژه را تشکیل می‌دهند، در حالی که گروهی از کارهای مرتبط در پروژه که نمایانگر پایان مرحله‌ای از پروژه هستند نقاط عطف نامیده می‌شوند. این نقاط عطف حاکی از آیکون‌های الماس شکل در برنامه‌ی زمانی‌تان هستند به شما کمک می‌کنند پروژه‌ی کلان‌تر را به قطعه‌های قابل مدیریت‌تری تقسیم کنید.

– کیفیت تلاش‌های‌تان را مشخص کنید

سعی کنید بفهمید چه مقدار از چه چیزهایی را نیاز دارید. لازم است برآورد کنید کدام منابع و چه مقدار از آن‌ها موقع تنظیم بودجه‌های ممکن یک پلن مورد نیاز هستند.

– منابع را تخصیص دهید

ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه، جمع کردن تیم، فروشندگان و غیره را مشخص کنید. این همان جایی است که شما شروع می‌کنید به کنار هم قرار دادن بخش‌های مجزای پروژه و سازماندهی آن‌ها.

– یک برنامه‌ی زمانی مشخص کنید

داده‌های فوق را در یک جدول زمانی قرار دهید. در اینجا شما می‌توانید تمام امور و نقاط عطفی که مراحل مختلف پروژه را مشخص می‌کنند طرح ریزی کنید.

– بستگی‌ها را فهرست کنید

اموری را که به یکدیگر متکی هستند به هم ربط بدهید. بعد بستگی‌های امور مشخص می‌شوند و می‌توانند برای هشدار دادن در حین پروژه وقتی که تکمیل می‌شوند به صورت خود کار در بیایند یا اگر طبق طرح ارائه شده پیشرفتی نداشته باشند به اطلاع شما برسند.

– مستند کردن هر چیزی

همیشه یک مسیر مشروح روی کاغذ داشته باشید. بد نیست در هر مرحله از پلن پروژه تمام کاغذهای کاری را در اختیار داشته باشید. ای شامل قراردادها و برگه‌های زمانی تیم‌تان می‌شود. در پایان پروژه این اسناد برای اتمام صحیح پروژه مورد نیاز و حیاتی خواهند بود.

یادتان باشد تا همین جا هم یک کیس کسب و کار ایجاد کرده‌اید، که خلاصه‌ای کلی از پروژه به دست می‌دهد. پلن مدیریت پروژه همان جایی است که شما این خلاصه را استفاده می‌کنید وبه جزئیات بیشتر می‌پردازید. این پلن پروژه چیزی نیست که می‌نویسید و کارتان با آن تمام شود. شما آن را در طول چرخه‌ی عمر پروژه بارها بررسی خواهید کرد، به آن ارجاع می‌دهید و با اجرای آن پروژه اصلاحش می‌:نید.

۳. ابزارهای پروژه چه کمکی می‌توانند بکنند

ابزارهای برنامه ریزی قرار است پلن پروژه‌تان را بسیار ساده‌تر و کارآمدتر کنند. اگر در حال حاضر از یک ابزار برنامه ریزی پروژه ی آنلاین استفاده نمی‌کنید بهتر است همین حالا دست به کار شوید. ابزارهای بسیاری وجود دارند که هیچ تمرینی نیاز ندارند یا تمرین کمی می‌خواهند و هزینه‌ی زیادی روی دست‌تان نمی‌گذارند.

در صورت استفاده از این ابزارها اعضای تیم‌تان به خاطر کار وابسته‌ای که نیمه‌تمام رها می‌شود در زحمت و عذاب نخواهند بود. شما نیز قادر خواهید بود اعلان‌هایی را به صورت خودکار تنظیم کنید که هم شما و هم تیم‌تان را در جریان یادآوری‌های زمانبندی شده قرار می‌دهد. اگر نیاز دارید منابع بیشتری را به یک امر اختصاص دهید، آن وقت این کار برای‌تان بسیار ارزان خواهد بود.

وقتی پروژه‌ای را طرح ریزی کردید، آن وقت حتما باید آن را اجرا کنید. کارها به ندرت طبق برنامه ریزی پیش می‌روند، اما همانطور که گفتیم، شما کل طرح پروژه را که دور نمی‌اندازید بلکه آن را تغییر می‌دهید و تعدیل می‌کنید. این همانجایی است که ابزارهای PM می‌توانند کمک کننده باشند. این ابزار زمان واقعی را در مقایسه با زمان برنامه ریزی شده محاسبه می‌کند که از طریق نظارت تمام به روزرسانی‌ها و تامین اطلاعاتی که برای حفظ پروژه در مسیر معمول نیاز دارید انجام می‌دهد.

۴. طرح ریزی مدیریت پروژه برای مدیر پروژه‌ی غیر مترقبه

احتمال آن وجود دارد که در امر برنامه ریزی پروژه تازه کار باشید. شاید کسی پروژه‌ای را روی میزتان انداخته و به شما گفته است آن را مدیریت کنید، پس لازم است از یک تیم مدد بگیرید تا بتوانید پیشرفت پروژه را نظارت کنید. این همان چیزی است که به آن «مدیر پروژه‌ی غیر مترقبه» می‌گوییم. اصول ذکر شده در فوق به شما نقشه‌ی راه به سوی آنچیزی را می‌دهند که ممکن است شبیه بیشه‌ی تاریکی از یک پروژه به نظر برسد. جالا شما نقاط عطف و مسیری که باید در آن طی کنید را در اختیار دارید.

برنامه ریزی پروژه فرایندی برای سازماندهی ذرات و قطعاتی است که در پروژه‌ی شما رسیدن به هدف نهایی را میسر می‌سازند. شما می‌توانید یک طرح داشته باشید و در عین حال ابزار درستی برای پیاده سازی آن نیاز داشته باشید. پروژه‌تان را با یک پلن دقیق و کامل شروع کنید و در ابزارهای PM درست سرمایه گذاری کنید تا بتوانید آن پلن را مدیریت کنید و آن وقت در مسیر درست تکمیل پروژه در وقت مقرر و با بوجه‌ی موجود خواهید بود.

۵. به طور اخص پروژه چیست؟

کوششی موقتی که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه‌ی خاص شکل می‌گیرد.

یک پروژه به خاطر آن منحصر به فرد است که یک عملیات روتین نیست، بلکه مجموعه‌ی مشخصی از عملیات‌های طراحی شده برای دستیابی به هدفی مشخص و واحد است. پس یک تیم پروژه اغلب شامل آدم‌هایی می‌شود که معمولا با هم کار نمی‌کنند – گاهی از سازمان‌های مختلف و از محل های جغرافیایی متعدد.

ایجاد یک نرم افزار برای فرایند کسب و کاری بهبود یافته، ساخت یک ساختمان یا پل، تلاش برای راحتی لازم بعد از یک بلای طبیعی، افزایش فروش به یک بازار جیدی – همه پروژه هستند.

و همه باید به صورت تخصصی و ماهرانه مدیریت شوند تا نتایج، آموزش، و یکپارچگی که سازمان ها نیاز دارند را سر وقت و با بودجه‌ی موجود به دست بدهند.

مدیریت پروژه کاربست دانش، مهارت، ابزارها، و تکنیک‌هایی برای فعالیت‌ّهای پروژه است تا الزامات پروژه را برآورده سازند.

۶. فرایندهای مدیریت پروژه به پنج گروه تقسیم می‌شوند:

۱. آغاز

۲. برنامه ریزی

۳. اجرا

۴. نظارت و کنترل

۵. خاتمه

۷. دانش مدیریت پروژه ده حوزه را در بر می‌گیرد

۱. یکپارچکی

۲. محدوده

۳. زمان

۴. هزینه

۵. کیفیت

۶. تهیه

۷. منابع انسانی

۸. ارتباطات

۹. مدیریت ریسک

۱۰. مدیریت ذی‌نفعان

البته تمام مدیریت درگیر این‌ها هستند. اما مدیریت پروژه تمرکزی خاص می‌طلبد که توسط اهداف، منابع و زمانبندی هر پروژه شکل می‌گیرند. ارزش آن تمرکز توسط رشد سریع و جامع مدیریت پروژه اثبات می‌شود:

– به عنوان یک خبرگی سازمانی شناخته شده و استراتژیک

– به عنوان موضوعی برای تمرین و آموزش

– به عنوان یک مسیر حرفه و شغل

۸. درک مدیریت پروژه

وقتی اکثر آدم‌ها به مدیریت پروژه فکر می‌کنند، کلماتی مانند «زمان بندی»، «به روزرسانی‌های پیشرفت»، یا «اشتراک اطلاعات» ممکن است به ذهن‌تان متبادر شود. اما این واقعا مدیریت پروژه را به خوبی توصیف نمی‌کند، و همین طور ایده‌ی بسیار خوبی درباره‌ی آنچه یک مدیر پروژه هر روز انجام می‌دهد به دست نخواهد داد.

بیایید معنی مدیریت پروژه را به روشنی تا حد امکان درک کنیم. برای این منظور، از تعاریف زیر استفاده خواهیم کرد.

پروژه: طرحی برای رسیدن به یک هدف.

مدیریت: عمل ایجاد و حفظ محیطی که در آن بتوان به اهداف مورد نظر دست پیدا کرد.

بنابراین، مدیریت پروژه عمل ایجاد و حفظ محیطی است که بتوان در آن به هدفی که طبق پلن مشخص شده است دست پیدا کرد.


ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازده – کامروا ابراهیمی

منبع: projectmanager

مدیریت پروژه: ۸ نکته درباره طرح یا پلن مدیریت پروژه


 

برچسب ها

بازده

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پربازدیدترین ها

علی بابا

کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی