کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی

۷ مهمترین عوامل عدم تمرکز در محیط کار +راهکار افزایش تمرکز

اگر مشغول خواندن این مقاله شده‌اید، به احتمال زیاد امروز دست کم یک بار حواس‌پرتی و عدم تمرکز در محیط کار تجربه کرده‌اید، و شاید حتی بیش از یک بار! این احتمال وجود دارد که قبل از به پایان رساندن این مقاله نیز چند بار دیگر حواس‌تان پرت شود! در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا ۷ مهمترین عوامل عدم تمرکز در محیط کار و همچنین راهکارهای افزایش تمرکز در محیط کار را بدانید.

مهمترین عوامل عدم تمرکز در محیط کار +راهکار افزایش تمرکز

حقیقت ساده این است که همه ما هر روز در محل کار دچار حواس‌پرتی می‌شویم و به طور معمول در هر ساعت ممکن است چیزی یا شخصی باعث پرت شدن حواس شما شود.

با وجود جلسات زیادی که در محل کار برگزار می‌شود و باید در آن‌ها حضور داشته باشید، گفتگوهایی که پیش می‌آیند یا سر زدن همکاران، تماس‌ها، ایمیل‌ها، اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی و بسیاری از عوامل دیگر، کارآمد ماندن و به انجام رساندن کارهای مهم بسیار دشوار است.

عوامل عدم تمرکز در محیط کار باعث کاهش بهره‌وری و انرژی ما می‌شود. آن‌ها بر توانایی ما بر تمرکز و چسبیدن به پروژه‌های در حال انجام یا کارهای طولانی تاثیر می‌گذارند. اگر به هفته کاری‌تان فکر می‌کنید، من مطمئن هستم که می‌توانید ۵ تا ۱۰ چیز یا افرادی را که در محل کار حواس‌پرتی برای‌‌تان ایجاد کرده‌اند، نام ببرید.

اما چه تعداد از این عوامل حواس‌پرتی توسط خودتان ایجاد شده‌اند و چند مورد نتیجه‌ی محیط کارتان هستند؟

چرا باید از شر عوامل عدم تمرکز در محیط کار خلاص شوید؟

تقریبا ۳ کارمند از ۴ کارمند ( یعنی 70٪) اعتراف می‌کنند که در محل کار حواس‌شان پرت می‌شود، 16٪ از مردم اظهار داشتند که تقریباً همیشه حواس‌شان پرت می‌شود.

براساس این گزارش، پرت شدن حواس موارد زیر را در پی دارد:

– 54٪ گفتند ” آن‌طوری که باید کار نمی‌کنند”

– 50٪ گفتند: ” به طور قابل‌توجهی بهره‌وری‌شان کم می‌شود”

– 20٪ گفتند که “نمی‌توانند از تمام توانایی‌شان استفاده و در حرفه‌شان پیشرفت  کنند”

نظرسنجی Udemy در عین حال برترین مزایای کاهش عوامل حواس‌پرتی در محل کار را قید می‌کند:

– 75٪ اظهار داشتند که “بیش‌تر کار می‌کنم و کارآمدتر هستم”

– 57٪ اظهار داشتند: ” انگیزه دارم که به بهترین نحو ممکن عمل کنم”

– 51٪ اظهار داشتند: ” به توانایی خودم برای انجام عالی کارها و وظایم اطمینان بیش‌تری دارم”

– 49٪ اظهار داشتند: “در محیط کار شادتر هستم”

– 44٪ اظهار داشتند: ” کار با کیفیت‌تری را ارائه می‌کنم”

عوامل اصلی حواس‌پرتی که در نظرسنجی Udemy for Business مشخص شد، عبارتند از همکاران پرحرف (با استناد به 80٪ کارمندی که مورد نظرسنجی قرار گرفتند) و سر و صداهای آزاردهنده در محیط اداری (70٪).

جلسات را ۶۰ درصد از پاسخ‌دهندگان مقصر دانستند، در حالی که ۵۸ درصد دیگر گفتند، اگرچه برای انجام کار خود به رسانه‌های اجتماعی نیاز ندارند، اما نمی‌توانند در طول روز کاری، بدون بررسی پلت‌فرم‌هایی مانند فیس‌بوک، توییتر و اینستاگرام روز کاری‌شان را سپری کنند.

۷ مهمترین عوامل عدم تمرکز در محیط کار

یک نظرسنجی در سال 2016 از 2000 مدیران استخدام و منابع انسانی ایالات متحده توسط CareerBuilder نشان داد که مقصرین اصلی حواس‌پرتی عبارتند از تلفن‌های هوشمند (55٪)، اینترنت (41٪)، شایعات (37٪)، رسانه‌های اجتماعی (37٪)، همکاران (27٪)، استراحت برای کشیدن سیگار یا خوردن میان‌وعده (27٪)، چک کردن ایمیل (26٪)، جلسات، (24٪) و همکاران شلوغ و پر سر و صدا (20٪).

تقریباً سه چهارم کارفرمایان مورد بررسی توسط CareerBuilder اظهار داشتند که به دلیل حواس‌پرتی در محیط کار، دو یا چند ساعت از بهره‌وری‌شان را در روز از دست می‌دهند، تقریباً نیمی از آن‌ها (43٪) تخمین می‌زنند که سه یا چند ساعت را در روز از دست دهند.

نظرسنجی از 2000 نفر توسط خدمات مدیریت مالیِ Think Money در انگلستان گزارش داد که ۳/۱ کارمندان روزانه تا سه ساعت در محل کار دچار حواس‌پرتی می‌شوند.

بنابراین تصور کنید اگر عواملی که سبب پرت شدن حواس‌تان می‌شوند کاهش بیابند و بتوانید تمرکز بیش‌تری روی کارتان داشته باشید، بهترین بهره‌وری را در روز کاری‌تان خواهید داشت.

با استفاده از این نظرسنجی‌ها در مورد عوامل حواس‌پرتی در محیط کار، 7 مورد حواس‌پرتی را که احتمالاً در حال حاضر با آن‌ها روبرو هستید و برخی از راهکارهای عملی را برای غلبه بر آن‌ها جهت افزایش بهره‌وری و خلاقیت، در اختیارتان می‌گذاریم:

۱. همکارانی که اهل گپ و گفت هستند

ایجاد روابط با تیم و همکاران‌تان در محل کار ضرورت دارد.

مکالمات روزمره برای ایجاد یک فرهنگ و جو دوستانه و مشارکتی در دفتر کار مهم هستند، اما مشکل این‌جاست که ممکن است به راحتی در گفتگوها و شایعات بی پایان به دام بیفتید.

اگر همیشه در اتاق‌تان باز است، هر کسی به راحتی سرش را پایین می‌اندازد و وارد می‌شود تا سوالی از شما بپرسد، روندی که قطعا از میزان بهره‌وری شما در محیط کار می‌کاهد.

راهکار افزایش تمرکز

اگر با همکاران یا اعضای تیم که مدام گپ و گفتگو دارند و حواس‌تان را پرت می‌کنند، مشکل دارید، سعی کنید مکالمه ای مجزا با آن‌ها در مورد تأثیری که روی کارتان دارند، داشته باشید؛ یا در صورت امکان در اتاق‌تان را ببندید. روش دیگر برای متمرکز ماندن این است که هدفون (در صورتی که چنین چیزی در دفتر شما امکان‌پذیر است) بگذارید.

۲. سر و صدای دفتر

تحقیقات‍ کیم و دی‌دیر در دانشگاه سیدنی نشان داد که 30 درصد از کارمندان در اتاق‌ها و حدود 25 درصد در دفاتر بدون پارتیشن و اتاقک از میزان سر و صدا در محل کار ناراضی هستند.

تحقیقات انجام شده نشان می‌دهند که 85٪ از مردم از محیط کار خود ناراضی هستند و نمی‌توانند تمرکز کنند. 95٪ از افراد مورد بررسی گفتند که کار کردن در یک محیط دنج و بی سر و صدا برای آن‌ها مهم است، اما تنها 41٪ گفتند که چنین محیطی را در اختیار دارند و 31٪ برای به پایان رساندن کارشان و تکمیل آن مجبور به ترک دفتر بودند.

بیش از 10،000 کارگر در 14 کشور مورد بررسی قرار گرفتند و یافته‌های کلیدی این بررسی نیز نشان داد که:

– کارمندان دفاتر به دلیل عوامل حواس‌پرتی روزانه 86 دقیقه را از دست می‌دهند.

– بسیاری از کارمندان بدون انگیزه، ناکارآمد و بیش از حد تحت استرس هستند.

– آن‌ها توانایی اندکی برای تفکر و کار خلاقانه و سازنده دارند

اگر در یک دفتر بزرگ یا کوچک کار می‌کنید، مطمئنا تجربه کرده‌اید که دفاتر می‌توانند واقعاً پر از سر و صدا باشند، خواه به دلیل گفتگوی همکاران با هم باشد و خواه در اثر تماس‌های تلفنی، موسیقی یا صداهای دیگر.

راهکار افزایش تمرکز

اگر یک دفتر کار دارید، ساده‌ترین راه این است که در را ببندید تا بتوانید از محیط خلوت و حریم شخصی استفاده کنید.

وقتی همکارانی دارید که می‌دانید سر و صداهای زیادی ایجاد می‌کنند، می‌توانید به آن‌ها نزدیک شوید و به آرامی به آن‌ها بگویید که چگونه عملکردشان بر توانایی شما در تمرکز کردن تأثیر منفی می‌گذارد؟

اگر پروژه خاصی دارید باید در جایی که آرام و بدون سر و صدا است و در یک فضای ساکت در ساختمان‌تان روی آن کار کنید.

گزینه‌های دیگر عبارتند از کار در خانه (در صورت امکان) یا مکان دیگری مانند پارک یا کافه.

همیشه در دفتر کار سر و صداهایی وجود دارد و بیش‌تر اوقات این صداها قابل تحمل خواهند بود، اما گاهی اوقات برای به دست آوردن بهترین نتیجه از کاری که می‌کنید، باید محیط کارتان را تغییر دهید.

۳. صرف زمان زیاد برای ایمیل

مصرف و تولید ایمیل را محدود کنید چرا که بزرگ‌ترین عامل ایجادکننده‌ی وقفه در دنیای مدرن است.

همه‌ی ما می‌دانیم که ایمیل‌ تا چه حد می‌تواند مزاحم باشد.

در یک روز عادی چند ایمیل دریافت و ارسال می‌کنید؟

آیا این داستان برای‌تان آشنا به نظر می‌رسد؟

شما در حال کار روی یک پروژه مهم هستید و یک اعلان دریافت می‌کنید که پیام دارید.

در این صورت شما دو انتخاب دارید.

می‌توانید کارهایی را که انجام می‌دهید متوقف کنید و تمرکزتان را بر هم بزنید و ایمیل را بخوانید، یا می‌توانید به کارتان ادامه بدهید و بعداً ایمیل را چک کنید.

بسیاری از مردم کل روز خود را به همین شکل سپری می‌کنند. آن‌ها کاملاً درگیر کار کردن روی چیز مهمی هستند و سپس اعلان آمدن ایمیل یا پیام را می‌شنوند.

احتمالا کارتان را متوقف می‌کنید، به صندوق ورودی می‌روید، و ایمیل را می‌خوانید، اغلب اوقات ایمیلی که دریافت کرده‌اید کاملاً بی‌ربط است و هیچ ارتباطی با اولویت‌های فعلی شما ندارد.

این ایمیل‌ها می‌توانند حالت شلوغی مداوم ایجاد کرده و اغلب در پایان روز منجر به ناتمام ماندن پروژه‌هایی شوند که در دست دارید.

چنین روندی به نوبه‌ی خود، می‌تواند این احساس را ایجاد کند که ما واقعاً یک روز مثمر ثمر و پرفایده نداشته‌ایم.

راهکار افزایش تمرکز

الف. مسدود کردن زمان

مقدار مشخصی از زمان را برای کار روی یک پروژه یا وظیفه‌ای که بر عهده‌تان است، اختصاص دهید و بی‌وقفه روی آن کار کنید. متعهد شوید که در این مدت به ایمیل (یا تماس‌های تلفنی) توجه نکنید.

براساس توصیه محققان، موارد زیر نیز تا حدی زیادی مانع پرت شدن حواس‌تان می‌شوند و تمرکزتان را افزایش می‌دهند:

ب. در حالت آفلاین کار کنید

رایانه یا لپ تاپ خود را روی حالت آفلاین تنظیم کنید و بگذارید پیام‌های ایمیل در صندوق ورودی جمع شوند تا زمانی که آماده‌ی پاسخگویی به آن‌ها باشید.

به جای مشاهده و پاسخ دادن تک به تک ایمیل‌ها، بگذارید آن‌ها جمع شوند و سپس زمان متمرکزی را برای چک کردن و پاسخ به ایمیل‌ها اختصاص بدهید.

پاسخگویی به ایمیل به صورت دسته‌ای زمان کم‌تری را نسبت به پاسخگویی به آن‌ها به صورت یک به یک خواهد گرفت و به شما امکان می‌دهد بدون این‌که حواس‌تان پرت شود، روی پروژه متمرکز باشید.

ج. هر روز ایمیل را در ساعت‌های مشخص بررسی کنید

این روش کمک می‌کند که به شدت متمرکز بمانید و به علاوه زمان زیادی را هم برای‌تان آزاد می‌کند.

شرایط کاری شما متفاوت خواهد بود، بنابراین مهم است که خودتان روندی پیدا کنید که برای شما و سایر اعضای تیم‌تان به درد بخور باشد.

یک روش این است که روزانه دو زمان مشخص را برای چک کردن ایمیل‌های‌تان داشته باشید یا به عنوان مثال می‌توانید سه بار در روز – صبح ظهر و ساعتی قبل از ترک محل کار ایمیل‌ها را چک کنید، تا اطمینان حاصل شود که همه چیز را تحت نظر دارید.

د. اولین کاری که در روز انجام می‌دهید، چک کردن ایمیل‌ها نباشد

اجرای این تکنیک بسته به شرایط شما ممکن است دشوار باشد، اما اگر بتوانید، بسیار کارآمدتر خواهید بود.

به جای این‌که ایمیل‌تان را به عنوان اولین کار روزتان چک کنید، وقت گرانبهای‌تان را برای انجام دو مورد از اولویت‌های‌تان بگذارید. به این ترتیب با انرژی و تمرکز بالاتری کارهای مهم‌تان را به انجام می‌رسانید.

۴. استفاده از تلفن‌های هوشمند (و سایر دستگاه‌ها)

این‌که مدام تلفن همراه‌تان را چک کنید هم روند کارتان را با اختلال مواجه می‌کند و هم سبب می‌شود که تمرکزتان را از دست بدهید.

طبق تحقیقات صورت گرفته، یک فرد متوسط ​​روزانه 47 بار گوشی هوشمند خود را چک می‌کند.

اگر روزانه 47 بار به طور میانگین از گوشی‌تان استفاده می‌کنید و یک روز کاری 8 ساعته دارید، این بدان معنا است که شما ممکن است تقریباً هر ساعت ۶ بار تلفن‌تان را چک کنید.

همین برای پرت شدن حواس هر کسی کافی است.

همه‌ی ما می‌دانیم که تلفن‌های هوشمند و سایر دستگاه‌ها به طور مکرر روند کارمان را قطع می‌کنند و توجه ما را از پروژه یا وظیفه‌ای که بر عهده داریم و در حال انجامش هستیم، دور می‌کند.

ما به راحتی ممکن است برای چک کردن تلفن، ساعت و سایر دستگاه‌ها، روند کارمان را قطع کنیم.

راهکار افزایش تمرکز

الف. تلفن خود را به جای دیگر منتقل کنید

چک کردن تلفن کار بسیار وسوسه‌انگیزی است، حتی اگر در حال کار روی یک پروژه مهم هستیم.

راه‌حل چیست؟ تلفن خود را در یک کشو قرار دهید یا آن را دور از خودتان قرار بدهید تا وسوسه نشوید و مدام سراغش نروید!

ب. زنگ اعلان همه‌ی رسانه‌ها را خاموش کنید

همه اعلان‌هایی را که نیاز به توجه فوری ندارند، خصوصاً اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی را خاموش کنید. اگر تلفن‌تان قابلیتش را داشته باشد، همین کار را برای ایمیل‌ها هم می‌توانید انجام بدهید.

۵. رسانه‌های اجتماعی

چه‌قدر از وقت خود را صرف گشت و گذار در رسانه‌های اجتماعی می‌کنید؟ اینستاگرام، لینکدین، ​​توییتر، فیس بوک، پینترست … فهرست برنامه‌ها و وب‌سایت‌هایی که برای از بین بردن تمرکز و توجه ما دست به دست هم می‌دهند، تقریباً بی‌پایان است.

یک جریان مداوم اطلاعات، از طرف دوستان و همکاران، از رسانه‌های خبری و شرکت‌های‌مان وجود دارد. برخی از همکاران شما احتمالاً همین حالا که این مقاله را می‌خوانید، دارند رسانه‌های اجتماعی خود را بررسی می‌کنند.

شما انتظار دارید که لایک بگیرید و از آن بیرون می‌آیید. بعد دوباره با این تفکر که، “دفعه‌ی دیگر پاداش می‌گیرم. دفعه‌ی دیگر پاداش می‌گیرم. دفعه‌ی دیگر پاداش می‌گیرم. ” وارد برنامه می‌شوید. بعد دوباره حواس‌تان هست که به محض آمدن یک اعلان وارد برنامه شوید و ببینید چه خبر است!

راهکار افزایش تمرکز

مانند استفاده از تلفن هوشمند و چک کردن ایمیل، سعی کنید زمان مشخص و محدودی را برای چک کردن رسانه‌های اجتماعی تعیین کنید و مطابق با همان هم پیش بروید.

زمانی که کارتان را شروع می‌کنید، و باید متمرکز بمانید، اطمینان حاصل کنید که همه‌ی اعلان‌ها خاموش هستند.

۶. جلسات

طی یک هفته‌ی شلوغ، آخرین چیزی که یک رهبر یا مدیر می‌خواهد این است که یک یا دو ساعت را در یک جلسه‌ای که بهره‌وری و فایده‌ی خاصی هم ندارد،‌ تلف کند!

اگر از شما بپرسیم که کارآمدترین روش برای ناکارآمد بودن چیست، مطمئنا بسیاری از شما می‌گویید “جلسات بد”.

جلسات امروز ساعات کاری بیش‌تری را نسبت به گذشته مصرف می‌کنند. بیش‌تر کارمندان ماهانه در 62 جلسه شرکت می‌کنند، اما نیمی از این موارد در واقع اتلاف وقت هستند.

به طور کلی، 31 ساعت در جلسات غیرمولد در طی یک ماه به طور متوسط ​​سپری می‌شود، 91 درصد از کارمندان مشغول رویاپردازی در آن‌ها هستند، در حالی که 39 درصد پذیرفته‌اند که کل زمان را به خواب می‌روند!

راهکار افزایش تمرکز

برای این‌که جلسات مفید و ارزشمند باشند، ضروری است که هر جلسه یک برنامه و رهبر مشخصی داشته باشد.

۷. چند وظیفگی

برای همه‌ی ما پیش می‌آید که گاهی مجبور باشیم چند کار را با هم بر عهده بگیریم، اما هر چه این کار را‌ کم‌تر انجام دهیم بهتر است.

انجام چند کار به صورت همزمان باعث کاهش بهره‌وری و خلاقیت می‌شود. پیتر برگن در تحقیقی برای دانشگاه هاروارد، یادآور می‌شود که وقتی می‌کوشیم به طور همزمان روی چند چیز متمرکز شویم ، بهره‌وری ما 40 درصد کاهش می‌یابد.

به طور متوسط ​​حدود 25 دقیقه (23 دقیقه و 15 ثانیه به طور دقیق‌تر) طول می‌کشد تا پس از وقفه دوباره به صورت متمرکز و حالت قبلی کارتان را انجام بدهید.

چند وظیفگی ما را کند می‌کند و تمرکز، انرژی و بهره‌وری‌مان را کاهش می‌دهد. در واقع مغز ما نمی‌تواند به طور همزمان روی چند چیز تمرکز کامل داشته باشد.

راهکار افزایش تمرکز

در بازه‌های زمانی مشخص کار کنید. این کار میزان حواس‌پرتی را به حداقل می‌رساند. به این ترتیب نه تنها از حواس‌پرتی که دیگران برای‌مان ایجاد می‌کنند، دور خواهیم شد، بلکه حواس‌پرتی‌های خودمحور نیز از بین می‌روند.

مسدود کردن زمان، به این معنا است که بازه‌های زمانی مشخصی را برای پروژه‌ها یا کارهای خاص تعیین می‌کنید و عامدانه می‌کوشید که اجازه ندهید عوامل حواس‌پرتی یا حضور دیگران باعث از بین رفتن تمرکزتان شود.

پس از اتمام آن بازه‌ی زمانی مشخص‌شده، یک زمان استراحت داشته باشید و سپس بازه‌ی زمانی بعدی را به صورت متمرکز شروع کنید. هر بازه‌ی زمانی متمرکز باید به یک کار / پروژه یا مجموعه‌ای از کارهای مشابه اختصاص یافته باشد.

به عنوان مثال، روش 60-60-30 برای مسدود کردن زمان بسیار کاربردی است:

50 دقیقه کار کنید و 10 دقیقه استراحت کنید. 50 دقیقه دیگر کار کنید و 10 دقیقه دیگر استراحت کنید. سپس برای شارژ مجدد 30 دقیقه وقت استراحت بگذارید، این زمان می‌تواند برای صرف ناهار، پیاده‌روی و غیره صرف شود.

کلام پایانی

عوامل حواس‌پرتی در محل کار هرگز از بین نمی‌روند. به منظور استفاده‌ی موثر از وقت‌تان و در عین حال افزایش بهره‌وری و خلاقیت، ضروری است که بفهمیم چه چیزی باعث حواس‌پرتی ما شده و راهکارهایی را برای متوقف کردن آن ایجاد کنیم.

تردیدی وجود ندارد که می‌توانید دست کم یکی از عوامل حواس‌پرتی را که در این مقاله مشخص شده‌است، شناسایی کنید.

به احتمال زیاد، برخی از همکاران یا اعضای تیم‌ کمک‌تان خواهند کرد تا عوامل حواس‌پرتی را در محیط کار از بین ببرید و بیش‌ترین بهره‌وری را در طول روز داشته باشید.


ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازده- سارا فیضی

منبع: lifehack

۷ مهمترین عوامل عدم تمرکز حواس در محیط کار


 

برچسب ها

بازده

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پربازدیدترین ها

کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی