آیا هنگامی که کارمندان داخل خانه‌شان کار می‌کنند – یعنی به اصطلاح دورکاری می‌کنند، بهره‌وری‌شان بیش‌تر می‌شود؟ در این نوشتار ۷ نکته برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری کرونا آمده است.

همه‌گیری کووید ۱۹ که این روزها جهان را گرفتار خود کرده، امکان انجام کارها را از داخل خانه پررنگ‌تر ساخته است. نقش‌های سنتی سازمانی همیشه کارمندان را به اجبار در محیط کار نگه می‌دارند، ولی آیا بهره‌وری‌مان در خانه بیش‌تر خواهد بود؟‌

امروزه، بیماری کرونا امکان کار کردن را از خانه، بیش از پیش، برجسته کرده است. با این‌که از سال‌ها قبل، آدم‌هایی که به اصطلاح به آن‌ها خانه به دوش دیجیتالی (دیجیتال نومد) گفته می‌شود، همواره به دورکاری مشغول بوده‌اند، نقش‌های سنتی در سازمان‌ها همیشه آدم‌ها را به کار کردن داخل دفتر یا شرکت محدود کرده‌اند.

با وجود این، با توجه به شرایطی که آدم‌ها را مجبور به خانه‌نشینی کرده است، بسیاری از کارفرمایان مجبور شده‌اند تغییراتی در رویه‌ی کاری‌شان اعمال کنند تا برای اعضای گروه‌شان این امکان به وجود بیاید که از داخل خانه‌شان به کارها رسیدگی کنند – یعنی دورکاری کنند. طبق نتایج مطالعه‌ای که در موسسه‌ی گت‌ابسترکت به عمل آمد، ۴۳ درصد از آمریکایی‌ها ترجیح می‌دهند حتی پس از پایان بحران کرونا نیز هم‌چنان به دورکاری ادامه دهند.

با وجود این، لازم است درباره‌ی یک پرسش مهم به تحقیقات بیش‌تری بپردازیم؛ آیا داخل خانه بهره‌وری‌مان بیش‌تر خواهد بود؟

افزایش بهره وری در زمان دورکاری کرونا

تفاوت‌های حرفه‌ای و روانی میان خانه و دفتر (محل کار)

همه‌ی ما تاکنون تصاویر ویدئویی مربوط به جلسات کاری مجازی را که در بستر ارتباط تصویری زوم برگزار می‌شوند، مشاهده کرده‌ایم؛‌ در بسیاری از این جلسات، اعضای گروه با لباس خانه شرکت می‌کنند یا هر از گاهی کودکان از پشت سر اعضای گروه عبور می‌کنند. نمی‌توان انکار کرد که تفاوت بسیاری میان فضای خانه و محیط کار وجود دارد. با وجود این، این طرز فکر فقط ناشی از مشاهدات سطحی است؛ ولی این مسئله ارزش انجام تحقیقات بیش‌تر را دارد.

طبق نتایج یک نظرسنجی در شرکت بافر، ۹۹ درصد از کارکنان دست‌کم گاهی اوقات ترجیح می‌دهند وظایف‌شان را به صورت دورکاری انجام دهند، و ۴۰ درصد از دورکاران معتقدند، بزرگ‌ترین مزیت دورکاری برنامه‌ی زمانی انعطاف پذیر آن است. با وجود این، چالش‌هایی نیز وجود دارند: ۲۲ درصد از شرکت کنندگان در این نظرسنجی با برقراری تعادل سالم میان کار و زندگی‌شان در شرایط دورکاری دچار مشکل هستند، ۱۹ درصد از آن‌ها نیز در این شرایط احساس تنهایی می‌کنند.

هم‌چنین، ایجاد زمان مشخص برای فراغت از کار نیز در شرایط دورکاری می‌تواند مشکل‌ساز باشد؛ هم‌چنان که به گفته‌ی ۴۳ درصد از دورکاران، آن‌ها در سال فقط ۱۰ الی ۱۵ روز می‌توانند به طور کامل کارشان را کنار بگذارند – و از فضای کار دور شوند.

در شرایطی که شاید اعضای گروه‌تان حتی وجود یک آبسردکن را در محیط کار به عنوان عاملی برای بر هم زدن تمرکزشان معرفی می‌کنند، به احتمال زیاد، در فضای خانه، عوامل بیش‌تری برای بر هم زدن تمرکز آن‌ها وجود خواهد داشت. به علاوه، از آن‌جا که آدم‌های دورکار از محیط کار خود جدا نمی‌شوند، و حتی ممکن است در برخی مشاغل، همکاران در مناطق زمانی مختلفی مشغول کار باشند، کارکنان احتمالا مجبور هستند مدت زمان بیش‌تری کار کنند یا زمان استراحت کوتاه‌تری داشته باشند؛ این مسئله نیز می‌تواند به افزایش سطح استرس آدم‌های دورکار منجر شود.

از سویی دیگر، آدم‌های دورکار از برنامه‌ی زمانی انعطاف پذیری بهره‌مند می‌شوند؛ این مسئله می‌تواند عادت به غیبت کاری بدون عذر موجه را برطرف کند، و هم‌چنین، هزینه‌های رفت و آمد به محل کار را نیز از بین ببرد. آدم‌های دورکار برای رسیدگی به امور شخصی‌شان دیگر مجبور  نمی‌شوند دائما درخواست مرخصی کنند.

اثر دورکاری یا کار در خانه بر میزان بهره‌وری

علی‌رغم وجود برخی مشکلات بالقوه‌ی ناشی از تفاوت‌های حرفه‌ای و روانی میان محیط کار و خانه، دورکاری از لحاظ میزان بهره‌وری دارای برخی فواید است. طبق نتایج یک نظرسنجی در شرکت ایرتسکر، آدم‌های دورکار از بهره‌وری بیش‌تری برخوردار هستند. آدم‌های دورکار، علاوه بر آن‌که مجبور نیستند روزی دو بار مسافت میان خانه و محل کارشان را طی کنند، معمولا در طول روزهای کاری‌شان در مقایسه با سایر کارکنان زمان کم‌تری را از دست می‌دهند.

آدم‌هایی که داخل دفتر (یا به طور کلی، محل کار) کار می‌کنند، خارج از زمان ناهار و سایر اوقات استراحت معمول در طول روز، به طور میانگین ۳۷ دقیقه را از دست می‌دهند؛ در حالی‌که این مدت زمان برای آدم‌های دورکار ۲۷ دقیقه است. هم‌چنین، پژوهشگران با بررسی میزان حرکات موس یا مدت زمان فعالیت صفحه‌ی نمایش به این موضوع پی بردند که درصد زمان عدم فعالیت برای آدم‌های دورکار ۳۹ درصد و برای آدم‌هایی که داخل دفتر کار می‌کنند، ۵۶ درصد بوده است. بنابراین، با این‌که آدم‌های دورکار ممکن است با عوامل منحرف کننده‌ی بیش‌تری دست و پنجه نرم کنند، آن‌ها معمولا هنگامی که مشغول به کار می‌شوند، میزان بهره‌وری بیش‌تری از خود به نمایش می‌گذارند.

طبق نتایج مطالعه‌ای در دانشگاه استنفورد، میزان بهره‌وری آدم‌های دورکار حدودا ۱۳ درصد بیش‌تر از آدم‌هایی است که در محل کارشان به انجام وظایف خود مشغول هستند. میزان بهره‌وری دورکاران در سایر مطالعات نیز بیش‌تر بوده است. برای مثال، طی یک نظرسنجی که در موسسه‌ی بیمه‌ی کانادا لایف به عمل آمد، میزان بهره‌وری آدم‌های دورکار ۷.۷ از ۱۰ اعلام شد، در حالی‌که میزان بهره‌وری آدم‌هایی که در محیط فعالیت می‌کردند، ۶.۵ از ۱۰ بود.

از آن‌جا که آدم‌های دورکار مجبور نیستند در محیط شلوغ کار کنند و ملاقات‌های غیر ضروری و اتفاقی نیز باعث به هم خوردن تمرکزشان نمی‌شود، به نظر می‌رسد همین دو عامل باعث افزایش بهره‌وری در آن‌ها بشوند. به علاوه، از آن‌جا که آدم‌های دورکار استرس رفت و آمد از خانه به محل کار را ندارند، قادر هستند تمرکز بیش‌تری بر کار خود داشته باشند؛ زیرا مجبور نیستند زمانی را به آرام شدن و رفع استرس ناشی از ساعات شلوغی هنگام صبح اختصاص دهند.

این روزها کاملا در بلاتکلیفی و تردید می‌گذرند. با توجه به این‌که برخی نقاط از جهان هم‌چنان مجبور به خانه‌نشینی هستند، اقتصاد جهانی متوقف شده است، و محدودیت‌های مختلفی در بسیاری از کشورهای جهان ایجاد شده‌اند، بسیاری از کارمندان هم‌چنان سعی می‌کنند با انجام کارها از خانه به صورت دورکاری مشکلات موجود را به حداقل برسانند. با این‌که دورکاری ممکن است فواید و معایب مختلفی داشته باشد، در این دوران بلاتکلیفی می‌تواند ساختار مناسبی برای انجام کار ایجاد کند.

به علاوه، با توجه به فشارهای مالی ناشی از این همه‌گیری، صاحبان کسب و کار این فرصت را به دست می‌آورند که با فرستادن بخشی یا تمام اعضای گروه‌شان به خانه و انجام کارها به صورت دورکاری مقداری از هزینه‌های‌شان را کاهش دهند. با این‌که سازمان‌دهی و ایجاد برخی هماهنگی‌ها برای انجام کارها به صورت دورکاری مقداری هزینه در بر خواهد داشت، کسب و کار‌ها می‌توانند در برخی از مخارج‌شان مانند هزینه‌های اجاره، خدمات نظافت، و حتی تهیه‌ی غذا صرفه‌جویی کنند.

در حقیقت، طبق نتایج به دست‌ آمده از نظرسنجی‌های اخیر در موسسه‌ی گارنتر، از هر ۴ مدیر مالی، ۳ نفر ترجیح می‌دهند پس از پایان بحران کرونا، بیش از ۵ درصد از کارکنان فعلی‌شان را برای همیشه به دورکاری بفرستند. به نظر می‌رسد، دورکاری و انجام کارها از خانه قرار است به یک سنت تبدیل شود.

۷ نکته برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری

خوشبختانه، روش‌هایی وجود دارند که با استفاده از آن‌ها، شما و کارمندان‌تان می‌توانید بهره‌وری‌تان را هنگام دورکاری افزایش دهید و در عین حال، تعادل سالمی میان کار و زندگی ایجاد کنید.

۱. ایجاد یک برنامه‌ی زمانی

کار کردن در خانه قطعا باعث افزایش انعطاف پذیری‌تان می‌شود؛ ولی انعطاف پذیری بیش از اندازه می‌تواند بهره‌وری‌تان را کاهش دهد. ایجاد یک برنامه‌ی زمانی برای خود – و برای کارمندان‌تان – که با استفاده از آن بتوانید بیش‌تر روزها را به کار مشغول باشید، بسیار با اهمیت است.

هر آدمی به ایجاد یک برنامه‌ی روزانه نیاز دارند که با شرایط کار و زندگی وی کاملا متناسب باشد. بهتر است در طراحی این برنامه‌ی زمانی، بر ساعات کاری تمرکز داشته باشید، و ساعات استراحت را از ساعات کار جدا کنید. کارمندان‌تان را به ایجاد یک برنامه‌ی منظم و دقیق برای صبحگاه – درست مثل آن‌چه هنگام حضور در محل کار انجام می‌دادند – ترغیب کنید. برنامه‌ی صبحگاه به آدم‌ها کمک می‌کند نگرش‌شان را به گونه‌ای اصلاح کنند که گویی برای رفتن به محل کار آماده می‌شوند.

۲. تعیین اولویت‌ها

از آن‌جا که در روش دورکاری، دیگر هیچ سرپرست و ناظری بالای سر کارکنان حضور ندارد، آن‌ها باید در جریان کار به اندازه‌ی کافی مسئولیت پذیری به خرج بدهند. کارکنان‌تان را ترغیب کنید برای وظایف‌شان اولویت‌بندی کنند؛ به این ترتیب، از انجام تمام وظایف در طول ساعات کاری، و عدم گسترش ساعات کاری به زمان استراحت‌شان اطمینان حاصل خواهند کرد.

بسیاری از آدم‌هایی که به دورکاری مشغول هستند، از کارهایی که باید انجام دهند یک فهرست درست می‌کنند، یا کارهای‌شان را به عناوین ضروری، مهم، غیر ضروری، و کم اهمیت اولویت‌بندی می‌کنند. این کار به آدم‌های دورکار کمک می‌کند بر وظایف مهم و ضروری تمرکز کنند و با انجام کارهای آسان و کم اهمیت، کارهای‌ مهم‌شان را به تعویق نیندازند.

فارغ از آن‌که کارمندان‌تان از چه ابزار و روشی برای اولویت‌بندی استفاده می‌کنند، باید از این مسئله اطمینان حاصل کنند که در طول ساعاتی که به انجام وظایف‌شان اختصاص می‌دهند، همواره اولویت‌بندی را رعایت کنند تا شما به عنوان کارفرمای‌شان مجبور نباشید دائما به آن‌ها تذکر دهید، و در بدترین حالت، با آن‌ها قطع همکاری کنید.

۳. به حداقل رساندن عواملی که باعث به هم خوردن تمرکز می‌شوند

به حداکثر رساندن بهره‌وری یعنی انجام بیش‌ترین کارها در یک زمان مشخص (ساعات کاری). بنابراین، به حداقل رساندن عواملی که باعث به هم خوردن تمرکز می‌شوند، از اهمیت بالایی برخوردار است. در طول جلسات حضوری هفتگی‌تان، از کارمندان‌ بخواهید فهرستی از کارهای اضافه و خارج از برنامه‌‌شان را در طول روز تهیه کنند؛ درباره‌ی این کارها و عواملی که باعث به هم خوردن تمرکزشان می‌شوند، و روش‌هایی که به برطرف کردن موانع حفظ تمرکز به آن‌ها کمک می‌کنند، صحبت کنید. ابزارهایی وجود دارند که به حفظ تمرکز آدم‌ها کمک می‌کنند، از جمله دستگاه‌های پخش کننده‌ی نویز یا صدای سفید؛ ولی باید از استراتژی‌هایی استفاده کنید که مناسب شرایط زندگی و علایق هر یک از کارمندان‌تان باشند.

۴. ایجاد یک فضای کار راحت

هیچ کس در صورتی که احساس ناراحتی و استرس کند، نمی‌تواند بهره‌وری داشته باشد. ایجاد یک فضای کار راحت داخل خانه یا هر جای دیگری که می‌خواهید در آن‌جا به دورکاری بپردازید، از اهمیت بالایی برخوردار است. به شکل ایده‌آل، فضای کارتان باید آرام‌ترین و راحت‌ترین نقطه‌ی خانه باشد، ولی حتی اگر تصمیم دارید روی میز آشپزخانه به انجام کارهای‌تان بپردازید، به یک فضای راحت برای نشستن نیاز دارید. صفحه‌ نمایش رایانه‌تان باید دقیقا هم‌سطح چشم‌های‌تان باشد؛ هم‌چنین، صندلی‌تان باید به اندازه‌ی کافی راحت و سالم باشد. به خاطر بسپارید، از جلسات حضوری هفتگی‌تان به عنوان فرصتی استفاده کنید برای پرسیدن سوالاتی درباره‌ی فضای کار کارمندان‌تان در خانه و این‌که آیا شما می‌توانید برای بهبود فضای کار آن‌ها، اقدامی انجام دهید یا خیر.

۵. تعیین حد و مرز

هنگامی که به دورکاری عادت می‌کنید، به راحتی ممکن است غرق کار شوید، و خودتان را در معرض خطر فرسودگی و خستگی شدید قرار دهید. برای محافظت از سلامتی‌ و حفظ تعادل پایدار میان کار و زندگی باید حد و مرزهایی برای خود مشخص کنید.

علاوه بر ایجاد یک فضای کار در محیط خانه، باید زمان مشخصی را در طول روز به کار اختصاص دهید. بهتر است زمانی برای شروع کار و پایان کار تعیین کنید؛ به این ترتیب، شما و سایر اعضای گروه‌تان می‌توانید به اندازه‌ی کافی زمان برای استراحت و فراغت از کار داشته باشید. پژوهش‌ها نشان داده‌اند، استراحت یکی از جنبه‌های مهم برای افزایش بهره‌وری است. همه‌ی اعضای گروه‌تان به زمانی برای فراغت از کار و یک استراحت واقعی نیاز دارند.

۶. انجام فعالیت‌های بدنی

هم‌چنین، افزودن فعالیت‌های بدنی و ورزشی به برنامه‌ی روزانه‌تان نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. شما دیگر از ایستگاه اتوبوس یا محل پارک خودروی‌تان تا محل کار پیاده‌روی نمی‌کنید، یا این‌که برای خوردن ناهار با پای پیاده سمت رستوران یا ساندویچی اطراف ساختمان محل کارتان نمی‌روید، بلکه به یک آدم تنبل و کم تحرک تبدیل شده‌اید؛ از این رو، انجام فعالیت‌های بدنی علی‌رغم شرایط دشوار و زمان اندک، از اهمیت بالایی برخوردار است. خواه این فعالیت ورزشی در حد انجام حرکات کششی در وقت استراحت باشد، خواه دوچرخه‌سواری ثابت، یا پیاده‌روی در خارج از خانه، انجام فعالیت‌های بدنی برای حفظ سلامتی و افزایش بهره‌وری‌تان بسیار ضروری است. کارمندان‌تان را تشویق کنید هر از گاهی دست از کار بکشند و در همان زمان کوتاه، یا قبل یا بعد از ساعات کاری‌شان به انجام برخی فعالیت‌های بدنی بپردازند.

۷. استفاده‌ی بهینه از زمانی که برای‌تان صرفه‌جویی شده است

وقتی دورکاری می‌کنید، دیگر نیاز ندارید مدت طولانی در مسیر رفت و آمد بین خانه و محل کارتان باشید؛ این زمان که ممکن است یک ساعت یا حتی چند ساعت باشد، اکنون دیگر برای خودتان است. می‌توانید زمانی را که برای‌تان صرفه‌جویی شده است، به خودتان اختصاص دهید. انجام برخی فعالیت‌های هدفمند و مفید نظیر مطالعه یا حرکات کششی سبک می‌تواند از لحاظ روانی کمک‌تان کند حد و مرز مشخصی میان ساعات کاری و ساعات غیر کاری زندگی‌تان ایجاد کنید.

نتیجه‌گیری

همان‌طور که مشاهده کرده‌اید، با این‌که دورکاری یا کار از خانه چالش‌هایی به همراه دارد، می‌تواند به شما و کارمندان‌تان کمک کند، بهره‌وری‌تان را افزایش دهید. با این‌که هم کارفرما و هم کارمند باید به دنبال روش‌های بهینه برای ایجاد فضای کار در خانه و نحوه‌ی انجام وظایف کاری‌شان باشند، هنگامی که به صورت دورکاری مشغول به کار شوند، متوجه خواهند شد به عملکرد بهتری رسیده‌اند و به دلیل وجود یک برنامه‌ی زمانی جدید و انعطاف پذیر، با استرس کم‌تری مواجه خواهند بود.

ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازده- امیر رضا مصطفایی

منبع: business

۷ نکته برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری کرونا