کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی

۸ استراتژی برای مدیریت تیم دورکار

مدیریت تیم دورکار در مقایسه با رهبری گروهی از کارمندان که با آن‌ها تعامل مستقیم دارید، نیازمند استراتژی متفاوتی است. در این مقاله، به ۸ روش برای به حداکثر رساندن عملکرد اعضای گروه دورکار‌تان و داشتن تعامل با آن‌ها اشاره می‌کنیم. در ادامه با ما همراه باشید تا ۸ استراتژی برای مدیریت تیم دورکار را بدانید.

استراتژی برای مدیریت تیم دورکار

وقتی در حال مدیریت یک تیم دورکار هستید، نه استراتژی مدیریت آزاد و نه مدیریت خُرد نمی‌تواند ضامن افزایش بهره‌وری کارمندان باشد. بهترین معیار برای موفقیت یک کارمند دورکار ارزیابی نتیجه‌ی نهایی وی است، نه تعداد ساعاتی که وی مشغول به کار بوده است. مدیران مجازی باید به طور مسئولانه وضعیت کارمندان دورکارشان را تحت نظر داشته باشند؛ آیا آن‌ها دچار بیماری یا استرس شده‌اند، یا آیا آن‌ها به کمک یا آموزش تکمیلی نیاز دارند.

در این روزها، بسیاری از مدیرانی که مجبور شده‌اند بر کارمندانی نظارت کنند که در خانه‌‌شان مشغول به کار هستند، کاملا احساس درماندگی و بی‌تجربگی می‌کنند. برخی از آن‌ها هر آن‌چه را جلوی چشم‌شان قرار ندارد، فراموش می‌کنند و به راحتی کارمندان دورکار خود را نادیده می‌گیرند – و در نهایت، تعجب می‌کنند چرا کارها به خوبی سابق پیش نمی‌رود. برخی دیگر از مدیران نیز به دنبال تسلط کامل بر کارمندان دورکارشان هستند؛ دائما به اشکال مختلف بالای سر آن‌ها قرار می‌گیرند، از روش‌های مدیریت خرد استفاده می‌کنند، و معمولا در طول روز با تماس‌های تلفنی، ایمیل، و پیامک در کار تیم دورکارشان اختلال ایجاد می‌کنند – به نظر شما آیا کسی می‌تواند در چنین شرایطی به خوبی کار کند؟

وقتی همه‌گیری کرونا گسترش یافت، کارمندانی که هرگز فکر نمی‌کردند داخل خانه‌شان کار کنند، یک شبه به کارمندان دورکار تبدیل شدند، و مدیرانی که هرگز برای نظارت بر تیم‌های دورکار آموزش ندیده بودند، کاملا فلج شدند.

مدیریت یک تیم دورکار تا حدودی شبیه انجام عمل لاپاراسکوپی است. در این عمل، پزشک جراح باید اندام یا بافت داخلی بدن را با استفاده از دوربین کوچکی که از سطح پوست وارد بدن می‌شود، مشاهده کند – در این عمل، پزشک جراح نمی‌تواند بافت یا اندام را به معنی واقعی لمس کند. این عمل از دقت بسیار بالایی برخوردار است، و به عنوان یکی از روش‌های کم‌تهاجمی جراحی (با حداقل تهاجم) شناخته می‌شود.

مدیریت تیم دورکار نیز باید به همین شکل صورت گیرد؛ مدیری که از اتاق کار داخل خانه‌اش و از راه دور بر عملکرد گروهی از کارمندانی نظارت ‌می‌کند که مثلا پشت میز آشپزخانه‌شان در هر نقطه‌ای از شهر یا کشور نشسته‌اند، باید بدون آن‌که ذره‌ای سعی در دخالت در امور کاری و شخصی کارمندان‌اش داشته باشد، دقیقا بفهمد در خانه‌ی هر یک از آن‌ها چه می‌گذرد. با توجه به این مسائل، در این مقاله قصد داریم به ۸ نکته اشاره کنیم که به مدیران در نظارت موثر بر کارمندان دورکارشان کمک می‌کنند.

استراتژی برای مدیریت تیم دورکار

۱. بیش از اندازه نظارت و دخالت نکنید

قرار نیست اگر کسی جلوی چشم‌تان نباشد، همیشه از زیر کار در برود؛ به همین خاطر، نباید بیش از اندازه بر کار تیم دورکارتان نظارت و دخالت کنید. بعضی از مدیران همیشه نگران‌اند که اگر نتوانند کارمندان‌شان را ببینند، آن‌ها به خوبی از عهده‌ی کارها بر نخواهند آمد. آن‌ها معتقدند اگر یکی از آدم‌های زیر مجموعه‌شان ظرف چند دقیقه به ایمیل‌ آن‌ها پاسخ ندهد، به این معنی است که به جای آن‌که پشت میز کارش نشسته باشد، روی مبل در حال تماشای تلویزیون است.

مسلما بعضی از کارمندان همیشه سعی می‌کنند دور از چشم مدیران‌شان از زیر کار در بروند. ولی برای این دسته از کارمندان فرقی نمی‌کند داخل شرکت باشند یا در اتاق خواب خانه‌شان – در هر شرایطی سعی می‌کنند از زیر کار در بروند.

این مشکل یک راه‌حل سه‌‌گانه دارد:

الف. به کارمندان‌تان اعتماد داشته باشید. شما آن‌ها را می‌شناسید؛ شما آموزش‌شان داده‌اید؛ شما وظایف‌شان را مشخص می‌کنید. چرا به آن‌ها شک دارید، و فکر می‌کنید چون در کنارشان نیستید، حتما از زیر کار در می‌روند؟
ب. انتظارات‌تان را به طور شفاف بیان کنید. کارمندی که دقیقا بداند شما از وی چه می‌خواهید، در مقایسه با کارمندی که مجبور باشد خواسته‌های‌تان را حدس بزند، عملکرد بهتری خواهد داشت.
پ. به طور مرتب، در زمان‌های مشخص – نه هر وقت که دل‌تان بخواهد –  با کارمندان‌تان ارتباط برقرار کنید.

۲. به تیم دورکارتان توجه کنید

کارمندان دورکارتان را نادیده نگیرید. کم توجهی به کارمندان به اندازه‌ی مدیریت خرد می‌تواند بد باشد. اگر خودتان در حالت عادی در دفتر کار یا شرکت، هر روز با رئیس‌تان به صورت رو در رو برخورد می‌کردید، ولی وی هرگز به شما اعتنا نمی‌کرد، در مورد تحت پیشرفت کارها از شما سوال نمی‌پرسید، یا سخت‌کوشی‌تان را تحسین نمی‌کرد، چه حالی به شما دست می‌داد؟

اگر شما به طور مرتب جویای احوالات کارمندان دورکارتان نشوید و عملکردشان را بررسی نکنید، آن‌ها فکر می‌کنند نادیده‌شان گرفته‌اید. آن‌ها فکر می‌کنند به حال خود رها شده‌اند؛ بنابراین، هر کاری خودشان بخواهند انجام می‌دهند – نه هر کاری شما بخواهید – و احتمالا باور می‌کنند شما آن‌ها یا کارکردشان را آن‌چنان جدی نمی‌گیرید که بخواهید کمی از وقت‌تان را به آن‌ها اختصاص دهید.

مرتبا و دائما سراغ هر یک از کارمندان بروید تا آن‌ها کاملا توجه شما را درک کنند. بر اساس حجم و روش کاری‌تان، هفته‌ای یا روزی یک بار همه‌ی کارمندان دورکار را به صورت مجازی دور هم جمع کنید. بگذارید کارمندان‌تان بفهمند به اندازه‌ی کافی به آن‌ها و کارشان توجه می‌کنید که با این همه مشغله، هر روز به آن‌ها سلام می‌دهید.

۳. ساعات کاری را فراموش کنید

به میزان بهره‌وری و محصول نهایی توجه کنید، نه ساعات کاری. اگر همیشه عادت داشته‌اید، کارمندان‌تان را داخل شرکت، از ساعت ۸ صبح تا ۴ بعد از ظهر،‌ با یک ساعت ناهاری و چند بار رفت و آمد به طرف دستشویی ببینید، مجبور هستید عادت‌تان را تغییر دهید، زیرا فعلا قرار است آن‌ها از خانه برای‌تان کار کنند. کارمندانی که از خانه‌های‌شان با شرکت همکاری می‌کنند، مسلما در طول ساعات کاری مجبور هستند لباس‌های کثیف را داخل ماشین لباسشویی بگذارند، در انجام تکالیف مدارس مجازی کودکان‌شان به آن‌ها کمک کنند، حیوان خانگی‌شان را برای پیاده‌روی بیرون ببرند، و حتی در یک روز ابری کمی چرت بزنند.

خب، اگر آن‌ها کارهای‌شان را به خوبی و به طور کامل، سر وقت معین، انجام بدهند، و در تمام جلسات حضوری یا مجازی شرکت داشته باشند، آیا واقعا کار کردن آن‌ها از راس ساعت ۸ صبح الی ۴ بعد از ظهر اهمیت پیدا می‌کند، یا این‌که بتوانند کل ساعات روزانه‌شان را به خوبی مدیریت کنند و هر کاری را سر وقت مناسب خود انجام دهند؟‌ اگر هر یک از کارمندان دورکارتان بتواند یک کار یک ساعته را ظرف ۲۰ دقیقه انجام بدهد، آیا فرقی می‌کند که ۴۰ دقیقه باقی‌مانده را صرف یاد دادن نحوه‌ی محاسبه‌ی محیط مستطیل به فرزندش کند؟ به خصوص والدین شاغل، در این روزها، گویی هم‌زمان باید از عهده‌ی دو شغل بر بیایند؛ آن‌ها باید داخل خانه کار کنند و از طرفی نیز کارهای خانه را انجام بدهند – علاوه بر آن‌که باید به درس‌ها و کلاس‌های‌ فرزندان‌شان که به صورت مجازی برگزار می‌شود، رسیدگی کنند.

کار کردن در خانه در مقایسه با کار کردن در محیط منظم و سازمان‌یافته‌ی شرکت می‌تواند چالش‌های متفاوتی داشته باشد. حتی اگر رئیس آن‌چنان انعطاف‌پذیر نباشد که به کارمندان‌اش اجازه دهد، در حین دورکاری، برنامه‌ی کاری و زمانی‌شان را در صورت نیاز و برای پاسخ به خواسته‌های خانواده و حل مشکلات خانگی تغییر دهند، این کارمندان به هر حال این کار را انجام می‌دهند. آن‌ها مجبور هستند این کار را بکنند، و شما به عنوان یک مدیر باید انعطاف‌پذیری بیش‌تری به خرج بدهید.

۴. به بهره‌وری فکر کنید، نه حجم کار

در یک محیط کار سنتی، مدیر معمولا کل ساعت کاری را در طول روز صرف بازدید از کارمندان، توضیح دستورالعمل‌ها، راهنمایی، پاسخگویی به سوالات، و همفکری برای یافتن راه‌حل‌ها می‌کند. وقتی قرار باشد هر یک از کارمندان به تنهایی در خانه‌اش کار کند، شخص مدیر احتمالا متوجه خواهد شد زمان کم‌تری را باید صرف انجام برخی از وظایف بالا کند.

این مسئله ممکن است باعث اضطراب مدیر شود. برخی‌ها معتقدند اگر دائما مشغول به کار نباشند، نمی‌توانند از عهده‌ی همه‌ی کارها بر بیایند. از این رو، آن‌ها به ایجاد برخی کارهای غیر ضروری رو می‌آورند تا مشغول به نظر برسند یا احساس کنند مشغول انجام کار هستند، یا بتوانند بگویند آدم‌ پرمشغله‌ای هستند. فشار این اضطراب معمولا سر کارمندان خالی می‌شود – کارمندانی که واقعا مشغول انجام کار هستند.

هم‌چنین، بعضی از مدیران نیز از این اضطراب رنج می‌برند که نمی‌توانند ببینند آیا کارمندان‌شان واقعا مشغول کار هستند یا خیر.

ولی اگر شما از آن دسته مدیرانی نیستید که بخواهید واقعا در خانه‌ی هر یک از کارمندان‌تان دوربین مخفی نصب کنید، باید این طرز فکر را که می‌گوید، ‌”‌هر چه بیش‌تر کار کنید، بهره‌وری‌تان بیش‌تر می‌شود‌”‌، رها کنید. این طرز فکر نادرستی است؛ نه فقط به این خاطر که کارمندان‌تان از این طرز فکر آزرده‌خاطر می‌شوند، بلکه چون نشان می‌دهد شما به آن‌ها اعتماد ندارید. این نمونه‌ی کلاسیکی از مدیریت خرد است.

شما انتخاب کنید: آیا فرهنگ پرمشغلگی را ترجیح می‌دهید یا فرهنگ بهره‌وری را؟‌

۵. فرهنگ مجازی تیم دورکارتان را تقویت کنید

همان فرهنگ دوست‌داشتنی را که در محیط کارتان داشتید، به فضای کاری مجازی‌تان منتقل کنید. وقتی کارمندان در یکی از اتاق‌های خانه‌شان کار می‌کنند، به تدریج ممکن است فضای حرفه‌ای و در عین حال، دوستانه‌ی شرکت را فراموش کنند. آن‌ها برخوردهای دوستانه‌ای را که هنگام رفت و آمد به آبدارخانه با یکدیگر داشتند، از دست می‌دهند. مدیران نیز چنین روابطی را از دست داده‌اند.

ولی روش بازسازی چنین فرهنگ و رابطه‌ای در فضای کاری مجازی این نیست که روزی ۱۰ مرتبه به کارمندان‌تان زنگ بزنید یا پیام بدهید و احوال‌شان را بپرسید. در عوض، زمان‌های خاصی را برای استراحت و دورهمی با استفاده از پلتفرم‌های مجازی تعیین کنید. یک گروه گفتگوی عمومی به صورت پیامی یا ویدئویی ایجاد کنید و از همه‌ی کارمندان بخواهید روزی یک مرتبه یک عکس یا ویدئوی شخصی در گروه به اشتراک بگذارند – مثلا تصاویر مربوط به جشن تولد یا کادوهای تولد فرزندان‌، یا به صورت یک ویدئو از حیوانات دوست‌داشتنی خانگی، یا هر عکس دیگری از چیزهای مورد علاقه‌ی کارمندان‌تان. هم‌چنین، کارمندان می‌توانند به مدت کوتاه، به همان شکل که در محیط کار با هم صحبت می‌کردند، به صورت مجازی با یکدیگر گفتگو کنند.

کارمندان شاد کارمندانی با بهره‌وری بالا هستند، و یکی از عواملی که باعث شاد بودن کارمندان می‌شود، معاشرت با دوستانی است که در محیط کار با آن‌ها آشنا شده‌اند. با فراهم کردن امکانات و اختصاص زمانی برای برگزاری دورهمی‌های مجازی، تعلق خاطر کارمندان‌تان را به سازمان حفظ کنید. هم‌چنین، برای حفظ فرهنگ سازمانی‌ و کارمندان با ارزش‌تان، باید سطح تعاملات انسانی را میان هر یک از کارمندان، مدیران، و اعضای گروه افزایش دهید.

۶. به کارمندان‌ دورکارتان کمک کنید

از کارمندان دورکارتان بپرسید به چه چیزهایی نیاز دارند. برای مثال، بعضی از آن‌ها ممکن است برای استفاده از پلتفرم مجازی که اعضای گروه‌تان از آن استفاده می‌کنند، به آموزش بیش‌تری نیاز داشته باشند. برخی دیگر ممکن است با کار کردن در خانه‌، در شرایطی که فرزندان‌شان به مدرسه نمی‌روند و از آموزش‌های مجازی استفاده می‌کنند، مشکل داشته باشند.

همه‌ی کارمندان ممکن است از دورکاری خوش‌شان نیاید یا در این کار تبحر نداشته باشند. ولی اگر در شرایط فعلی دورکاری به صورت موقتی برای کسب و کار‌تان نیاز است، وظیفه‌ی شما به عنوان یک رهبر این است که به کارمندان‌تان کمک کنید در شرایط دورکاری آسایش، شایستگی، و بهره‌وری‌شان را حفظ کنند.

در این راه باید تا آن‌جا که می‌توانید فعالیت کنید. منتظر نمانید کارمندان برای درخواست کمک و بیان مشکلات‌شان نزد شما بیایند. شما به سراغ‌شان بروید. از آن‌ها بخواهید مشکلات‌شان را با شما در میان بگذارند. فضای راحتی برای‌شان مهیا کنید تا از شما درخواست کمک کنند. بسیاری از کارمندان تمایل ندارند خودشان را به گونه‌ای نشان دهند که قادر نیستند با سیستم‌های جدید کنار بیایند. مکررا فرصت‌هایی را در اختیارشان بگذارید تا نیازهای خود را به شما بگویند.

برخی از مدیران مانند اساتید دانشگاه‌ها در کلاس‌های مجازی، زمان‌هایی را برای حل مشکل کارمندان در نظر می‌گیرند. این مدیران به صورت هفتگی در ساعات مشخص به شکلی تلفنی یا مجازی، وقت‌شان را در اختیار کارمندان می‌گذارند، تا آن‌ها بتوانند حرف‌ها و نیازهای‌شان را با مدیریت در میان بگذارند.

۷. با کارمندان‌تان دوست باشید

جلسات‌تان را با کارمندان دورکار صرفا به گفتگوهای کاری محدود نکنید. با آن‌ها درباره‌ی وضعیت سلامت‌شان، خانواده، و استرس‌های‌شان صحبت کنید.

برای مثال، یک مدیر در حین صحبت درباره‌ی مسائل کاری متوجه می‌شود کارمندش به کووید ۱۹ مبتلا شده است. این کارمند اصرار دارد حال‌اش خوب است، ولی صدا و انرژی وی چیز دیگری را نشان می‌دهند. این مدیر بیشتر پرس و جو می‌کند، و در نهایت، کارمند شرایط سخت خود را برای وی بازگو می‌کند. در این شرایط، مدیر باید وظایف کارمندش را کم‌تر کند، و هر چند روز یک بار جویای احوال وی شود، و نیازهای‌اش را تا حد امکان برطرف کند.

به طور معمول، یک مدیر وارد مسائل شخصی کارمندان‌اش نمی‌شود. ولی این روزها شرایط عادی نیست. مدیران باید به طور مسئولانه به بررسی نیازها و خواسته‌های کارمندان‌ دورکارشان بپردازند. برخی از کارمندان به کمک نیاز دارند، و برخی دیگر صرفا می‌خواهند با مدیر صحبت کنند. وقت‌تان را به اندازه‌ی کافی در اختیارشان قرار دهید.

۸. زمانی را برای استراحت اختصاص دهید

به خود و کارمندان‌تان اجازه دهید، زمانی را در طول روز به استراحت بپردازید. کار کردن پشت رایانه از صبح تا عصر می‌تواند واقعا خسته کننده باشد. چندین ساعت حضور در جلسات مجازی در طول روز کارمندان را فرسوده می‌کند. تایپ کردن چیزهایی که در حال عادی می‌توانستید به صورت شفاهی بیان کنید، نه تنها وقت‌گیر بلکه بسیار خسته کننده است.

دورکاری می‌تواند به فرسودگی منجر شود. سابقا این‌طور به نظر می‌رسید که کار کردن در محیط کاری سنتی سریع‌تر از شرایط دورکاری باعث خستگی کارمندان می‌شود؛ ولی در این روزها، فشار جدیدی که برای یاد گرفتن فناوری مجازی، انجام کارهای بیش‌تر در زمان کم‌تر، و جدا کردن کار از شرایط خانه و زندگی بر کارمندان دورکار وارد شده، شرایط دورکاری را تغییر داده است.

ترغیب کارمندان به گنجاندن زمان‌های استراحت در برنامه‌ی کاری روزانه‌شان– زمان‌های استراحت واقعی، به گونه‌ای که دست‌‌کم چند دقیقه‌ای از کار و تعهدات خانوادگی دور شوند – می‌تواند به کاهش اضطراب و فرسودگی آن‌ها کمک کند.

مدیریت کارمندان از راه دور با مدیریت آن‌ها به صورت مستقیم و رو در رو بسیار متفاوت است. از این تغییرات به گونه‌ای استقبال کنید که بتوانید شرایط فعلی را مدیریت کنید و کارمندان‌تان نیز بتوانند در همین شرایط به خوبی کار کنند؛ به این ترتیب، شاهد افزایش کارایی و بهره‌وری، و کاهش استرس خواهید بود.


ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازه – امیر رضا مصطفایی

منبع: business

۸ استراتژی برای مدیریت تیم دورکار


 

 

برچسب ها

بازده

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پربازدیدترین ها

کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی