برای اینکه جلسات کاری مولدتر و بهتری داشته باشید با بازده در این نوشتار همراه باشید تا ۵ نکته‌ي جالب و خواندني از  جلسه های مجازي کاری را بدانید. اگر جلسات شما، طولاني، ناخوشايند و نامولد هستند، تنها نيستيد. مطالعه‌اي با مشارکت ۲۰۰۰ مدير، که در اينداستري ويک چاپ شد نشان مي‌دهد که حداقل ۳۰% زماني که افراد در جلسات سپري مي‌کنند، اتلاف وقت است.

مي‌دانيد که داستان از چه قرار است: دعوت‌نامه‌اي با عنواني مبهم مانند “بروزرساني پروژه‌ي الف” دريافت مي‌کنيد. بدون اين‌که بدانيد هدف از اين جلسه چيست تصميم مي‌گيرد، شرکت کنيد. وقتي به اتاق جلسه مي‌رسيد، با چند همکار که به اندازه‌ي شما مبهوت هستند، و چند نفر که تلفني در جلسه حضور دارند احوال‌پرسي مي‌کنيد.

جلسه شروع مي‌شود. دبير جلسه، بروزرساني طولاني از پيشينه‌ي جلسه را ارائه مي‌کند و از شما “بازخورد” مي‌خواهد. شرکت کنندگاني که از صداي خود خوش‌شان مي‌آيد، وارد بحث مي‌شوند. همگان به دستان خود خيره مي‌شوند. دبير جلسه متوجه مي‌شود که شرکت‌کنندگان تلفني جلسه را فراموش کرده‌اند، اما آنان از ابتداي جلسه نيز حواس‌شان جاي ديگري است. آهي از ته دل مي‌کشيد و مي‌فهميد به جلسه‌ي بي‌نتيجه‌ي بعدي دير خواهيد رسيد.

مشکل اين است که به‌رغم پيشرفت‌هاي فناوري، هنوز نحوه‌ي برگزاري جلسات در بسياري از شرکت‌ها طي چند دهه تغييري نکرده است. ما هم‌چنان در حال گرد‌هم‌آيي دور ميزهاي جلسات هستيم در حالي که برگزاري جلسات از طريق برنامه‌هايي مانند وب اکس، جوين مي، ادوب کانکت و … يکي ديگر از گزينه‌ها است که مزاياي پرشماري دارد.

دانا سدنک، متخصص برگزاري جلسات مجازي، معتقد است که بعضي مواقع، جلسات مجازي صورت‌جلسه‌هاي بهتري نسبت به جلسات چهره به چهره دارند. براي مثال، ممکن است در بعضي مواقع به دستور جلسه‌ها يا درون‌دادهاي زيادي در مدت زمان اندکي نياز باشد، يا گرد‌هم‌آيي ممکن نباشد، يا ذي‌نفعاني وجود داشته ‌باشند که شخصيت يا موضوعات پيشنهادي جلسه از سوي آن‌ها مانع از اثربخشي جلسات چهره به چهره باشد. البته برگزاري تمام جلسات به شکل مجازي مناسب نيست. کراون پلازا در تحقيقي که با مشارکت ۲۰۰۰ صاحب کسب‌وکار انجام داد، دريافت که جلسات چهره به چهره هم‌چنان بهترين روش ايجاد روابط، انعقاد قراردادها، و مذاکرات هستند. مديران هتل ساوي مي‌دانند که بايد کارها را با جلسات‌ چهره به چهره آغاز کنند و سپس عملکرد را در گذر زمان از طريق جلسات مجازي در سطح مناسب حفظ کنند. لذا اگر جلسات روزانه‌ي شما، آزاردهنده شده‌اند، شايد وقت آن رسيده ‌باشد که ميز کنفرانس خود را رها کنيد و به سوي جلسات‌ برخط حرکت کنيد. در زير، 5 نکته‌ي جالب و خواندني از  جلسات‌ مجازي ارائه شده‌اند.

۱.انتظارات مشخصي از شرکت‌کنندگان داشته باشيد.

اگر شرکت‌کنندگان از داخل خودرو، فرودگاه يا زمين بازي کودکان خود در جلسات‌ مجازي شرکت کنند به ندرت اين جلسات‌ موفق خواهند شد. سدنک مشاهده کرده ‌است که ممکن است همکاران اين باور را داشته باشند که چون مي‌توانند تلفني صحبت کنند، پس در جلسه حاضر هستند.

۲.از ارتباط دو سويه اطمينان حاصل ‌کنيد.

اطمینان حاصل‌کنید که ساختار جلسه به نحوی تنظیم شده است که ارتباط دوسویه را ممکن می‌سازد. سدنک پیشنهاد می‌کند که باید قاعده‌ی ”۳-۱۲-۲۰” وجود داشته باشد. در جلسات‌ ۳۰ دقیقه‌ای، فقط ۳ دقیقه برای اظهارنظرهای اولیه وقت بگذارید. در جلسات‌ ۶۰ دقیقه‌ای، زمان دریافت اطلاعات و بحث‌ها از شرکت‌کنندگان را به ۱۲ دقیقه افزایش‌دهید. و اگر هدف از جلسه، توصیف مفهوم یا رویه‌ای برای شرکت‌کنندگان باشد، این کار را در ۲۰ دقیقه‌ی اول انجام دهید. مابقی جلسه را برای پرسش، پاسخ، مباحثه، و تبیین بگذارید.

۳.بازخورد را از شرکت‌کنندگان دريافت ‌کنيد.

وقتي جلسات‌ را برخط برگزار مي‌کنيد، مي‌توانيد بازخورد بيشتر در زمان کم‌تري دريافت ‌کنيد. سدنک معتقد است که در جلسات‌ چهره به چهره، اگر از تمام افراد بازخورد بخواهيد، بايد دور اتاق بچرخيد و نظر همه را جويا شويد. در فضاي مجازي، مي‌توانيد اين کار را در گفتارگاه برخط انجام دهيد. دريافت بازخورد از منبع جمعي، زمان کم‌تري مي‌گيرد و مشارکت و بازخورد همگان در گروه را تضمين مي‌کند.‌

۴.ياد بگيريد سکوت را تحمل کنيد.

در جلسات‌ مجازي، ممکن است به شکل اجتناب‌ناپذيري با سکوت روبه‌رو شويد، لحظات ناخوشايندي که سدنک آن را کريکت مي‌نامد. سکوت را فوراً با توافق يکي نگيريد يا فرد ساکت را با شرکت‌کننده‌ي ديگر جايگزين نکنيد. وي معتقد است سکوت يا به اين معني است که فرد نيازمند چند لحظه درنگ براي غلبه بر ترديد خود است يا به اين معني است که بايد سوال مطرح شده دوباره بيان شود تا پاسخ مناسبي دريافت شود.

۵.اجتماعي تشکيل دهيد.

در دنياي هميشه متصل و در تماس، تيم‌هاي کاري اغلب چند هزار کيلومتر دور از هم زندگي مي‌کنند. آنچه اغلب وجود ندارد، حس تعلق اجتماعي است. سدنک معتقد است در گردهم‌آيي‌هاي برخط، روش مناسبي براي هماهنگ شدن اعضا و تشويق آنها احساس تفاهم مشترک داشتن است. وي معتقد است بايد آب‌سردکن مجازي وجود داشته ‌باشد که اعضا بتوانند در طول روز دور آن جمع‌ شوند و با هم مکالمه‌ي برخط داشته ‌باشند. اگر کوچک‌ترين ترديدي درباره‌ي نحوه‌ي برگزاري جلسات‌ داريد، بايد دو چيز را به خاطر بسپاريد. اول، آن را به جلسه‌اي خواستني تبديل کنيد. دوم، به خاطر داشته ‌باشد که پيشرفت واقعي زماني شروع مي‌شود که همگان هماهنگ باشند.

ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازده

منبع: بیزنس اینسایدر

موضوع محوری:

برگزاری جلسه های بهتر