کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی

۴ نکته برای بهبود مکاتبات اداری تان

مکاتبات اداری ، آسان نیست. باید صریح و مجاب‌کننده باشد. اگر از واژه‌های غیرمعمول زیادی استفاده کنید یا جمله‌ی بی‌سر و تهی را بسازید معقول نیست، با این کار نه تنها یک خواننده، بلکه یک مشتری را از دست می‌دهید. نکاتی که در ادامه می‌آیند از یودمی انتخاب شده‌اند، شرکت تازه بنیانی که دوره‌های برخط را در همه‌ی زمینه‌ها از توسعه‌ی وب تا عکاسی برگزار می‌کند.

writing.jpg

۱.از جابه‌جایی جملات در مکاتبات اداری تان اجتناب کنید.

جملاتی با ساختار ضعیف، اغلب با عبارت‌ (تابع یا وابسته‌ی) ضعیف‌تری شروع می‌شوند، و تأثیر خود را با عبارت ‌(مستقل) “پویایی” به پایان می‌برند. مثال زیر را ببینید:

“به منظور کمک به قربانیان زلزله، این سازمان ۵۰۰ هزار دلار اهدا کرد.”

اگر شروع این جمله با عبارت “پویای” قوی‌تری، بازساختاردهی شود، بسیار بهتر خوانده می‌شود:

“این سازمان ۵۰۰ هزار دلار، به منظور کمک به قربانیان زلزله، اهدا کرد.”

به‌علاوه، ساختار جدید اجازه می‌دهد که نویسنده با حذف اصطلاح غیر ضروری “به منظور”، موجزتر بنویسد:

“این سازمان ۵۰۰ هزار دلار برای کمک به قربانیان زلزله، اهدا کرد.”

۲. در مکاتبات اداری از تمایزهای واضح برای تشدید تضاد بین ایده‌های مخالف استفاده کنید.

به تصویرکشیدن مقایسه‌های اثربخش، ابزار ضروری جعبه ابزار هر نویسنده‌ای است. برای بیشینه‌‌سازی تأثیر یک مقایسه، مطمئن شوید تمایزها را با ساختاری واضح، خاص و تا حد ممکن نظیر به نظیر بیان می‌کنید. این بدین معنی است که مطمئن شوید عبارت شما بسیار خاص و مشخص است: مزایای کالای ۲۰۱۵ را با قبلی‌هایش مقایسه نکنید، آن را با مزایای آخرین کالای ساخته شده یا مزایای ۲۰۱۴ مقایسه کنید.

ساختار جمله و سجاوندی مناسب نیز نقش مهمی در تشدید تمایزها، و راهنمایی کاربران در مقایسه‌های پیچیده با جزییات چندگانه دارد. جمله‌ی زیر را به‌عنوان مثالی منفی بخوانید:

“داوطلبان مقام شغلی الف، مدیرعامل سابق یک شرکت تازه بنیان با مهارت‌های فنی و مدیریتی؛ و یک پیمانکار اهل کلورادو، برای مقام ب، با امکان انتقال بین شهرها و چهار سال سابقه‌ی صنعتی.”

با این‌که همه‌ی اطلاعات درون جمله به تصمیم استخدام مرتبط است، ساختار و سجاوندی جمله، مقایسه را سخت می‌کند_ اطلاعات مربوط به انتقال متقاضی شغل ب، به مقایسه‌ی تجربه‌های این دو متقاضی مرتبط نیست. استفاده از دو خط تیره برای بیان جزییات می‌تواند به این مقایسه کمک کند.

“داوطلب مقام شغلی الف، مدیرعامل سابق یک شرکت تازه بنیان با مهارت‌های فنی و مدیریتی؛ و مقام شغلی ب _ اهل کلورادو با امکان انتقال بین شهرها _ پیمانکار با چهار سال سابقه‌ی صنعتی.”

۳. در مکاتبات اداری از تطویل جملات با طول و تفصیل بیش از حد افکارتان اجتناب کنید.

با این که نویسندگان بزرگ به زیبایی از جملات طولانی و پیچیده استفاده می‌کنند، اما بندهای طولانی اغلب می‌توانند برای خواننده سنگین باشند و منظور شما را مبهم سازند.

جمله‌ی زیر می‌کوشد در زیرعبارت‌های زیادی جا شود، و برای خواننده چالشی است تا با دنبال کردن آن به نتیجه‌ای برسد.

“مایکل اخیرا از چین، که در آن به دانش‌آموزان سولارولی انگلیسی می‌آموخت، نهادی که از سرمایه‌گذاری عظیم گروه انرژی‌های خورشیدی هایمین در زمینه‌ی فناوری خورشیدی بهره‌مند شده است، به نیویورک رفته است، تا بتواند از برخی روابط‌اش با چینی‌ها برای شروع کسب و کار انرژی خورشیدی خودش بهره بگیرد.”

همان‌طور که می‌بینید معنای جمله گم‌ شده است، و تأثیرش را از دست داده است. تقسیم کردن آن به دو جمله، به خواننده اجازه می‌دهد اطلاعات را در بخش‌های معناداری از هم تفکیک کند. جمله‌های اصلاح شده‌ی زیر را ببینید:

“مایکل اخیرا از چین نقل مکان کرده است. او در آن جا به دانش‌آموزان سولارولی انگلیسی می‌آموخت. سولارولی نهادی است که از سرمایه‌گذاری عظیم گروه انرژی‌های خورشیدی هایمین در زمینه‌ی فناوری خورشیدی بهره‌مند شده است. در نیویورک، او از برخی روابط‌اش با چینی‌ها برای شروع کسب و کار انرژی خورشیدی خودش بهره خواهد برد.”

۴.افزودن واژه‌های زائد، سطح مکاتبات اداری تان را پایین می‌آورد.

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مکاتبه، ضرورت پرهیز از زوائد است. مثال زیر این زوائد را نشان می‌دهند:

“صنعت زیردریایی در حال شکوفایی است؛ اما زندگی در زیردریایی به‌طور افتضاحی آزاردهنده و ناخوشایند است. با این حال، علاقه‌مندان زیردریایی و سرمایه‌گذاران صنایع دریایی به پرکردن فهرست سفارش‌ها ادامه می‌دهند.”

اگر مجبور باشید دائما اسمی را که مترادف‌های زیادی ندارد در جمله‌تان بیاورید باید کمی خلاق باشید.

برای مثال از “زندگی در زیر آب” به جای “زندگی در زیردریایی” استفاده کنید.

نویسنده: جان برندان

ترجمه: تحریریه سایت کسب و کار بازده

//بازده//

(مشاهده ۵۱ نفر, فقط امروز)
هرگونه نشر ، بازتولید یا بازنشر تمام یا بخشی از محتوای سایت بازده بدون کسب مجوز، غیرقانونی است و تحت پیگرد قانونی قرار خواهد گرفت.
راحت و سریع با زدن دکمه + انتشار بده

برچسب ها

0 دیدگاه در “۴ نکته برای بهبود مکاتبات اداری تان”

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پربازدید ترین های هفته

No top posts yet

Page generated in 1٫338 seconds. Stats plugin by www.blog.ca

کسب و کار

کسب و کار,بازاریابی

پشتیبانی سایت